行動(dòng)學(xué)習(xí)法在醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化中的應(yīng)用

黃園 王衛(wèi)紅 錢(qián)小慧 李帆

摘要：加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控及會(huì)計(jì)信息化建設(shè)是國(guó)家政策的方向標(biāo)。鑒于醫(yī)院HRP系統(tǒng)建立不全等現(xiàn)狀，應(yīng)用行動(dòng)學(xué)習(xí)法，以昆明市兒童醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化為例提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果。優(yōu)化后，建立完善的高效統(tǒng)一、互聯(lián)互通、信息共享的醫(yī)院資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、管理精細(xì)化、核算準(zhǔn)確及時(shí)。

關(guān)鍵詞：HRP系統(tǒng)；行動(dòng)學(xué)習(xí)法；優(yōu)化

基金項(xiàng)目：昆明市科技計(jì)劃項(xiàng)目“行動(dòng)學(xué)習(xí)方法在醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化中的應(yīng)用研究-以昆明市兒童醫(yī)院ORACLE EBS系統(tǒng)優(yōu)化為例”（合同編號(hào)：昆科計(jì)字2017-1-S-16779）。

新醫(yī)改指出“進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理制度，嚴(yán)格預(yù)算管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管和運(yùn)行監(jiān)督”；同時(shí)，會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確指出會(huì)計(jì)改革與發(fā)展的主要任務(wù)之一是加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。在公立醫(yī)院綜合改革及取消藥品加成政策背景下，節(jié)約成本途徑成為新的運(yùn)行機(jī)制，通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)成本控制無(wú)疑顯得尤為重要，則醫(yī)院的HRP系統(tǒng)在醫(yī)院管理中起著非常關(guān)鍵的作用。

一、醫(yī)院HRP系統(tǒng)現(xiàn)狀

雖然各家醫(yī)院已實(shí)施或計(jì)劃實(shí)施HRP系統(tǒng)，但目前醫(yī)院HRP系統(tǒng)建設(shè)與優(yōu)化過(guò)程中面臨困難：（1）當(dāng)前信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、系統(tǒng)種類(lèi)復(fù)雜，具有共性的業(yè)務(wù)分別使用獨(dú)立系統(tǒng)，系統(tǒng)間集成度較低；（2）信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性可能直接關(guān)系到患者的質(zhì)量與安全，對(duì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及傳遞及時(shí)性要求較高。

鑒于此，為快速高效的建立完善的醫(yī)院HRP系統(tǒng)，充分發(fā)揮HRP系統(tǒng)效能，以昆明市兒童醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化為例，應(yīng)用質(zhì)量管理工具提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果。

二、行動(dòng)學(xué)習(xí)法介紹

筆者應(yīng)用的行動(dòng)學(xué)習(xí)法是采用華潤(rùn)的“行動(dòng)學(xué)習(xí)”法，又稱(chēng)為“群策群力”，是一種方法論，通過(guò)從現(xiàn)象到原因，再聚焦專(zhuān)業(yè)性的問(wèn)題，針對(duì)專(zhuān)業(yè)性的問(wèn)題尋找對(duì)策、制定方案并具體落實(shí)的過(guò)程，幫助管理者解決面臨的困難或問(wèn)題，從而提升業(yè)績(jī)，達(dá)成個(gè)人和組織共同成長(zhǎng)的目標(biāo)。主要有六步法，一是擺負(fù)面現(xiàn)象；二是查找原因；三是對(duì)原因歸類(lèi)聚焦；四是對(duì)問(wèn)題梳理；五是尋找解決辦法；六是設(shè)計(jì)行動(dòng)方案。

三、醫(yī)院HRP優(yōu)化項(xiàng)目介紹

醫(yī)院從2014年4月起開(kāi)始設(shè)計(jì)與實(shí)施HRP系統(tǒng)，引入四大會(huì)計(jì)師事務(wù)所普華永道的先進(jìn)理念與技術(shù)，借助華潤(rùn)集團(tuán)的管理大平臺(tái)助力推廣使用HRP系統(tǒng)，項(xiàng)目共分為兩期，第一期主要是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)上線；第二期是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成的階段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，但由于人的觀念、設(shè)計(jì)實(shí)施時(shí)間受限、系統(tǒng)尚未完全成熟等原因引起HRP系統(tǒng)應(yīng)用有較大困難，且維保費(fèi)用高昂的現(xiàn)狀，且運(yùn)行一段時(shí)間后，各用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)接受度及滿意度均不高，實(shí)施HRP系統(tǒng)的性?xún)r(jià)比無(wú)法體現(xiàn)，醫(yī)院的HRP系統(tǒng)運(yùn)用進(jìn)入瓶頸。

四、應(yīng)用行動(dòng)學(xué)習(xí)法優(yōu)化醫(yī)院HRP系統(tǒng)項(xiàng)目

為提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果，改變用戶(hù)對(duì)HRP系統(tǒng)的認(rèn)知偏差及提升滿意度，應(yīng)用行動(dòng)學(xué)習(xí)法，通過(guò)組織內(nèi)各個(gè)人員的平等參與，最大限度地凝聚組織成員的智慧，提高優(yōu)化HRP系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

（一）描述負(fù)面現(xiàn)象

基于各科室對(duì)HRP系統(tǒng)使用效果差的現(xiàn)象，昆明市兒童醫(yī)院成立項(xiàng)目?jī)?yōu)化小組，由審計(jì)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、設(shè)備、總務(wù)、藥劑、信息等部門(mén)相關(guān)人員參與，目標(biāo)創(chuàng)建一套支持醫(yī)院整體運(yùn)行管理的統(tǒng)一高效、互聯(lián)互通、信息共享的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺(tái)。

（二）查找原因并歸類(lèi)

項(xiàng)目?jī)?yōu)化小組圍繞HRP系統(tǒng)使用效果差的問(wèn)題開(kāi)展行動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)劃，并設(shè)定提高HRP系統(tǒng)使用效果為目標(biāo)。小組成員集思廣益，采用頭腦風(fēng)暴法進(jìn)行原因查找，并對(duì)產(chǎn)生的原因采用魚(yú)骨圖工具進(jìn)行歸類(lèi)聚焦，通過(guò)對(duì)組織成員提出的原因進(jìn)行分析、提煉、匯總，從系統(tǒng)本身、實(shí)施方、用戶(hù)及市場(chǎng)方面進(jìn)行歸類(lèi)分析，具體見(jiàn)圖1。

（三）對(duì)問(wèn)題進(jìn)行梳理

借助緊急重要矩陣工具對(duì)存在的問(wèn)題重新梳理確定解決問(wèn)題的先后順序，緊急性代表不解決問(wèn)題會(huì)更加惡化的原因；重要性代表解決該問(wèn)題對(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的貢獻(xiàn)程度。

（四）尋找解決方法

根據(jù)“緊急重要矩陣”篩選出的問(wèn)題制定工作舉措，并確認(rèn)主要責(zé)任人。為確保醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化項(xiàng)目落地，采用“投入產(chǎn)出矩陣”進(jìn)行篩選，挑選出投入少但產(chǎn)出大的工作舉措。從成本管控角度，最應(yīng)優(yōu)先實(shí)施投入最少產(chǎn)出最大的工作舉措，根據(jù)優(yōu)先級(jí)順序提出詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃并依次優(yōu)化。

（五）制定行動(dòng)方案

根據(jù)投入最少產(chǎn)出最大的工作舉措制定詳細(xì)的、可操作的行動(dòng)方案，并確定主要責(zé)任人及計(jì)劃時(shí)間，具體見(jiàn)表1。

按表1的相同方法按優(yōu)先級(jí)列出其他舉措的具體詳實(shí)的行動(dòng)計(jì)劃并依次開(kāi)展實(shí)施。為節(jié)約維保費(fèi)用，計(jì)劃實(shí)施周期是一年，提升各用戶(hù)對(duì)醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果，借助醫(yī)院HRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理精細(xì)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化的目的，盡早發(fā)揮HRP系統(tǒng)效能。

（六）項(xiàng)目實(shí)施階段

項(xiàng)目按緊急重要程度分為三個(gè)階段進(jìn)行優(yōu)化實(shí)施，第一階段是最緊急最重要原因中投入最小產(chǎn)出最大的工作舉措按行動(dòng)計(jì)劃時(shí)間開(kāi)展；第二階段是最緊急最重要原因中投入產(chǎn)出一般的工作舉措列出行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)化；第三階段是在解決最緊急重要原因外的其他原因。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，確立項(xiàng)目的牽頭部門(mén)。根據(jù)各科室、各用戶(hù)對(duì)醫(yī)院HRP系統(tǒng)負(fù)面問(wèn)題，組織院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室人員召開(kāi)溝通會(huì)，并形成問(wèn)題匯總表，確定審計(jì)部門(mén)為醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化項(xiàng)目的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)跟蹤HRP系統(tǒng)優(yōu)化進(jìn)度。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)重視推進(jìn)HRP系統(tǒng)使用，改變只是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)科室部門(mén)對(duì)HRP系統(tǒng)的認(rèn)知度及價(jià)值意義。

2.開(kāi)展全方位、多層次的培訓(xùn)。鑒于用戶(hù)對(duì)HRP系統(tǒng)了解度不足、習(xí)慣于老系統(tǒng)、業(yè)務(wù)未按規(guī)則操作等問(wèn)題，由實(shí)施方調(diào)研培訓(xùn)需求后再次組織更深入的培訓(xùn)，培訓(xùn)分為講授及測(cè)試系統(tǒng)實(shí)操兩部分。通過(guò)整體培訓(xùn)、一對(duì)一溝通交流、系統(tǒng)演示等多個(gè)環(huán)節(jié)，保證用戶(hù)全面了解HRP系統(tǒng)。

3.流程改進(jìn)。為最大限度發(fā)揮醫(yī)院資源效能，在滿足內(nèi)控要求的前提下，從成本控制角度考慮HRP系統(tǒng)進(jìn)行流程改進(jìn)。如，在優(yōu)化前，新品信息維護(hù)信息需要采購(gòu)、信息、財(cái)務(wù)三個(gè)部門(mén)共同完成，效率極其低下，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)科室耗材領(lǐng)用，通過(guò)小組討論確定統(tǒng)一由采購(gòu)部維護(hù)，簡(jiǎn)化流程。

4.信息部門(mén)設(shè)立專(zhuān)人跟進(jìn)系統(tǒng)優(yōu)化項(xiàng)目。為提高系統(tǒng)安全性及節(jié)約維保費(fèi)用，至少要培養(yǎng)一名信息工程解決基本常見(jiàn)問(wèn)題

5.評(píng)估系統(tǒng)性能，優(yōu)化系統(tǒng)問(wèn)題。針對(duì)收集的系統(tǒng)問(wèn)題，在審計(jì)、信息部門(mén)與實(shí)施方的溝通協(xié)調(diào)，最終確定1項(xiàng)為集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化功能無(wú)法優(yōu)化；3項(xiàng)通過(guò)溝通后已解決；4項(xiàng)由信息部門(mén)人員在實(shí)施方的指導(dǎo)下解決；12項(xiàng)由項(xiàng)目實(shí)施方1個(gè)月內(nèi)完成；10項(xiàng)由項(xiàng)目實(shí)施方在維保費(fèi)用外通過(guò)付費(fèi)方式優(yōu)化實(shí)現(xiàn)。

（七）成果總結(jié)

利用ITO學(xué)習(xí)維度進(jìn)行三層反思，一是個(gè)人學(xué)習(xí)層面。應(yīng)用行動(dòng)學(xué)習(xí)法，小組成員全盤(pán)掌握HRP系統(tǒng)的原理，對(duì)HRP系統(tǒng)使用評(píng)價(jià)更加客觀；二是團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)層面，通過(guò)團(tuán)隊(duì)行動(dòng)學(xué)習(xí)，快速、有效、高質(zhì)量的優(yōu)化了HRP系統(tǒng)功能；三是組織學(xué)習(xí)層面。借助團(tuán)隊(duì)的智慧充分發(fā)揮了醫(yī)院HRP系統(tǒng)效能，建立了標(biāo)準(zhǔn)化HRP工作流程，體現(xiàn)業(yè)財(cái)一體會(huì)、精細(xì)化管理與科學(xué)規(guī)范化。

五、研究成果

根據(jù)表1行動(dòng)計(jì)劃表格，小組成員有計(jì)劃地、有目的、有效率的對(duì)醫(yī)院HRP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，融合現(xiàn)代化管理理念和流程，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)，實(shí)現(xiàn)HIS系統(tǒng)收入管理、資產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、應(yīng)收應(yīng)付模塊、薪酬管理、成本管理與總賬系統(tǒng)的高度集成，并在會(huì)計(jì)核算、系統(tǒng)安全性及子模塊得到了有效改進(jìn)。

1.會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性大幅提高。優(yōu)化后，存貨從入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等全面實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理，在平臺(tái)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)與自動(dòng)傳輸，保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

2.系統(tǒng)安全性得到保障。一方面，信息部門(mén)負(fù)責(zé)用戶(hù)職責(zé)的分配與管理，設(shè)立用戶(hù)職責(zé)的審批程序，規(guī)范了用戶(hù)職責(zé)管理，加強(qiáng)了系統(tǒng)安全性；另一方面，實(shí)施方加強(qiáng)運(yùn)用ORACLE 數(shù)據(jù)庫(kù)中間件技術(shù)的安全性和容錯(cuò)性，從信息獲取層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層多維度保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和完整。

3.醫(yī)院項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理。引入項(xiàng)目管理軟件，對(duì)于經(jīng)費(fèi)管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)算控制、執(zhí)行查詢(xún)及決算報(bào)表等功能，極大地方便臨床醫(yī)技科室人員，提高了對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的滿意度。

4.供應(yīng)商資質(zhì)管理、效期管理及安全庫(kù)存管理功能得到有效應(yīng)用。優(yōu)化后，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、效期是否已過(guò)期或即將過(guò)期通過(guò)顏色區(qū)分進(jìn)行提醒，系統(tǒng)提示已過(guò)期的無(wú)法進(jìn)行下一步操作，提高采購(gòu)物品的安全性。

5.高值耗材管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)全過(guò)程跟蹤管理。通過(guò)增加錄入高值耗材外包裝自帶條碼功能，與醫(yī)院高值耗材條碼進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，從廠家、供應(yīng)商、院內(nèi)、患者實(shí)現(xiàn)可追溯管理，保證患者的診療安全。

應(yīng)用華潤(rùn)“行動(dòng)學(xué)習(xí)”法優(yōu)化醫(yī)院HRP系統(tǒng)項(xiàng)目，一方面，通過(guò)流程再造，最大限度的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，真正達(dá)到節(jié)流的目的；另一方面，完善的HRP系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的最佳工具，有利于將信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院發(fā)展的原動(dòng)力，積極向國(guó)際一流的數(shù)字化醫(yī)院目標(biāo)邁進(jìn)。財(cái)

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