干部人事檔案管理工作存在問題及解決方法

孫文靖

（常州信息職業技術學院 江蘇常州 213164）

干部人事檔案是各級黨委和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。2018年11月中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作提出了新的更高要求。干部人事檔案管理水平的高低，直接影響著組織人事管理工作水平。如何提高當前干部人事檔案管理水平，科學管理好干部人事檔案，使其更好地為組織人事工作服好務，這是要重點關注的課題。

一、當前干部人事檔案管理存在的共性問題

①單位意識淡薄，檔案人員干勁不足。單位內很多人視檔案工作僅僅是管檔人員的事，面上雖然表示支持，但實際工作中卻往往忽視，不主動配合。加之干部人事檔案工作是保密性強的工作，大部分時間都是默默無聞進行，不易取得突顯成績，也不易被人認可。長此以往，個別管檔人員就會缺乏工作干勁和激情，會產生思想認識誤區，調離崗位的心愿較為迫切。

②材料移交歸檔不及時、不齊全，造成檔案材料中所反映的信息和實際情況不同步、不一致?！稐l例》中雖然對干部人事檔案材料歸檔作出了要求，原則上自形成材料之日起三十天內向干部人事檔案管理部門移交歸檔，但現實中材料形成部門基本上都要延遲移交歸檔，且歸檔的材料也存在著不齊全的現象。因此，檔案中所反映的干部人事信息和實際情況相比，往往材料信息滯后或材料不全。

③歸檔的檔案材料不夠規范。有的存在簽署不完備、填錯涂改、字跡模糊、無形成時間、無印章等不規范的情況。負責任的管檔人員經過審核，會及時退回，要求合格后再歸；個別工作意識淡薄的管檔人員往往不加審核，直接存入檔案袋中，給后期干部檔案信息審核帶來不便，甚至無法甄別。

④干部人事檔案數字化管理程度不高。很多單位雖然都使用了干部人事檔案管理軟件，但也只是將個人基本情況、檔案材料目錄輸入數據庫，而對應的檔案全文并未進行數字化處理，更談不上納入數字化管理，依舊采用傳統方式頻繁調閱檔案紙質材料，不僅無法提高工作效能，也不利于延長檔案使用壽命。

⑤管檔人員頻繁更換，造成檔案不能及時整理。當前部分單位管檔人員頻繁更換，且基本都是兼職，因有其他工作主業要做，沒有時間精力去熟悉干部人事檔案工作條例及相關規定和業務。很多材料未經著錄直接被放入檔案袋中，或者散亂堆砌一旁，這樣勢必造成材料遺失，影響日后組織人事管理工作中對檔案的利用。

⑥干部人事檔案材料保管裝訂方式欠科學，有必要改進。目前采取的方法是在檔案紙張裝訂線一側打孔，然后裝入干部人事檔案夾。這種打孔方式破壞了檔案紙張原貌，還會不小心將孔打到個別檔案字跡上，等同于人為損毀檔案記錄信息。同時，在調取材料時也不方便利用部門對檔案中某份材料的單獨調閱，還會造成其他不相干材料的信息泄露。

二、解決干部人事檔案管理工作問題的思路和方法

①增強思想和工作意識。一是要有責任意識，各級領導要高度重視，選拔政治可靠、責任心強的黨員干部到干部人事檔案崗位上；二是要有奉獻意識，干部人事檔案工作是一項默默無聞的工作，只有具備淡泊名利、無私奉獻精神者，才能勝任這項工作；三是要樹立服務意識，干部人事檔案管檔人員要時刻為利用者著想，熱情主動、及時準確做好檔案服務工作；四是要有保密意識，干部人事檔案屬于工作秘密范疇，作為管檔人員應樹立較強的保密意識，堅守職業操守，確保干部人事檔案及信息內容的安全。

②努力做好檔案收集工作，細致鑒定，規范整理，確保歸檔材料質量。干部人事檔案管理水平的提高，首先要及時收集好檔案材料，除了被動接收外，還要關注各部門年度重點工作，主動上門收集相關材料，不斷豐富干部人事檔案信息資源。材料收集歸檔時要認真進行鑒別，對不符合要求的及時退回，限期糾正。管檔人員要按照整理實施細則規范分類整理，確保人事檔案案卷質量。對不及時移交的部門要嚴格按照檔案工作考核制度實施考核，考核可直接與年終績效掛鉤，進一步督促形成部門及時移交歸檔。

③認真對待干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案專項審核工作的實施對象是干部人事檔案，各級組織人事部門須認真對待，選調一些政治素養高、業務精的人員，圍繞干部人事檔案內容的真實性、準確性、完整性方面，對干部人事檔案進行全方位專項審核，在審核中一定要嚴格按照相關組織人事政策把握[1]。

④完善干部人事檔案數字化內容。電子檔案最大的特點是便于利用，而且檢索快捷，無需頻繁調閱原始材料，有利于延長檔案使用壽命?！陡刹咳耸聶n案工作條例》第三十條規定：“干部人事檔案利用工作應當創新利用方式，提高利用效能?！币虼?，各單位應主動開發檔案全文數字化管理功能，除將個人基本情況和檔案目錄錄入數據庫外，同時也要對相應的紙質材料分期分批進行全文數字化處理，提高檔案利用效能

[2]。

⑤改進干部人事檔案材料裝訂保管方式?？梢越梃b文書檔案卷內材料裝訂保管方式，用不銹鋼釘按件裝訂，按照干部人事檔案分類編號順序排列并裝入到無酸紙檔案盒中，既不破壞檔案紙張原貌和檔案字跡，又方便查檔人員查閱指定的檔案材料。

⑥人事部門對人事檔案崗位工作人員應采取相對固定方式，不宜頻繁調整更換。單位管檔人員能夠正常按條件晉升專業技術職務，并享有其他專業技術人員相關待遇，使其能夠安心檔案工作崗位，愛崗敬業，鉆研業務，發揮出檔案人員的作用，更好地管理好干部人事檔案。