新時代高校教務管理存在的問題及優化措施

于 猛,祝德顯,張 超,董增華,王新艷

(中國石油大學(華東) 教務處,山東 青島266580)

黨的十九大報告中指出:“建設高等教育強國是中華民族偉大復興的基礎工程”,同時明確強調要“加快一流大學和一流學科建設,實現高等教育內涵式發展”。眾所周知,人才培養是高等學校的首要職能,教學工作是開展人才培養工作的主要抓手,而好的教學工作離不開優質的教務管理。實際上,作為高校教務部門的主要工作,教務管理猶如一條無形的絲線,貫穿于整個教育教學的全過程,將教學工作的各個環節串聯在一起,整而不散、零而不亂、穩定有序[1]。目前,國內高校紛紛對標“雙一流”建設,提出學校人才培養工作的新目標和新要求,教務管理也隨之迎來一系列變革和挑戰。

一、新時代高校教務管理呈現的新特點

教務管理是指高等學校的管理人員根據確定的培養目標,按照一定的管理原則、程序和方法,去組織協調教學過程中的人力、物力、財力、時間和信息,建立正常的相對穩定的教學秩序,保持教學過程的通暢,使教學過程達到協調化、高效率與最優化,確保教學任務的完成,以培養德、智、體全面發展的優秀人才[2]。“雙一流”建設對高校人才培養工作提出了新導向,要求高校通過扎實有效的教學改革提升人才培養質量,實際上對高校教務管理也間接地提出了新要求,教務管理呈現出了新特征。

(一)教務管理理念更加科學和先進

教務管理本身具有多序列、多層次、多因素動態變化的特點,集中體現為其流程性強、開展工作需要循序漸進等[3]。隨著OBE、“以學生為中心”和持續改進的教育理念在教學領域的鋪開,傳統的學籍管理、成績管理、排課工作和考試考務工作的內容形式都發生了變化,客觀上要求高校教務管理部門以新理念為指導,及時調整相應的人才培養模式和教學環節質量標準;要求教務管理人員通過不斷學習來提高自己的業務素養,通過不斷更新自己的知識儲備做到與時俱進。

(二)教務管理內容更加精細和復雜

教務工作具有點多、線長、面廣的特點,常常還具有“牽一發而動全身”的效應。從教務調度到考務管理,再到教學計劃的制定、教學工作的開展以及教學質量的監督,都要靠教務管理人員去協調和溝通,其運行過程具有系統性和復雜性。在高校全力奮進“雙一流”建設的新時代,“培養一流人才”被提升到學校發展戰略層面來執行,學分制、導師制、選課制等一系列先進的教育教學改革正在推進,教務管理的內容形式也都在發生急劇的變化,朝著更加復雜和精細的方向發展。

(三)教務管理形式更加靈活和多樣

隨著大數據和教育信息化技術的推廣普及,教務管理的時空界限被突破,傳統教務管理中重復性、機械性的勞動被智能化設備所取代,智能手機和終端開始在教務管理中得到越來越多的推廣和應用。在這種形勢下,教務管理不再是傳統意義上機械式和重復式工作的簡單疊加,新方法、新技術不斷涌現,教務管理部門需要更多地考慮教學環節的監控和管理流程的重塑,管理服務工作更加強調人性化,尤其是要貼近廣大師生特別是新一代學生群體的個性化需求。

二、當前高校教務管理中存在的主要問題

近年來,隨著國家質量工程建設項目的陸續開展,一些先進教育思想和理念開始在高校推廣實施,當前高校的教務管理取得了初步的成績,如教務管理信息化水平不斷提升、教務管理資源的不斷增加等,但與建設“雙一流”的預期目標相比,還存在較大的改進空間。

(一)教學資源需求增加,教務運行壓力不斷加大

隨著新版培養方案的執行,教學工作對教學資源的需求增強,教務運行的壓力成倍增加。如何在資源條件有限的情況下保障新的教學模式有效運行成為一大挑戰。同時,由于“以學生為中心”教育理念的貫徹落實和以學分制為代表的教學改革模式的推進實施,教務管理人員在開展教學管理、制定培養方案、建設教學資源的過程中,要合理兼顧學生個性化發展需求,進一步加大了教務管理運行負荷和工作壓力。

(二)教務管理隊伍建設滯后,綜合素質有待提高

教務人員的綜合素養包括思想道德修養、基礎知識修養、實踐能力修養和自主創新能力等[4]。高校教學改革工作的深入推進對教務管理的靈活性和創新性以及工作人員管理服務水平的要求越來越高,迫使教務管理人員不得不在不同程度上作出靈活的調整[5],但實踐中由于缺乏常態化、專業化的培訓機制,部分年齡結構偏大、學歷層次偏低的教務管理人員難以適應形勢發展的需要;加上教務管理本身繁瑣復雜且難以取得標志性成果,個別管理人員對教務工作缺乏自主性和創新性,甚至存在消極應付的心理,導致教務管理創新難以取得突破,管理水平無法得到實質性的提高。

(三)教務管理理念落后,管理服務水平有待提升

長期以來,國內多數高校的教務管理缺乏先進的教育理念作指引,教務管理更多地處于經驗管理和制度管理階段,與文化管理的理念和要求存在較大差距。教務管理制度不夠健全,主要教學環節的管理規范和質量標準建設有待加強;教務管理存在“重心偏高”的問題,學校層面教學管理制度和措施健全,學院、教學系和專業一級的制度缺失、執行不利;基層教學組織氛圍不濃厚,活動多以工作布置、討論事項為主而缺少教學研討環節;教務工作者服務意識不足,在教務管理中將師生視為管理對象,關心學生、關愛學者、崇尚學術的理念沒有真正落實到位,一定程度上還存在“門難進、臉難看、事難辦”的現象。

三、新時代高校優化教務管理的基本思路

教務管理是一項事關教學秩序、保障教學運行的系統性工作,面對當前教務管理中存在的各項問題,高校應當深入剖析各項問題產生的原因,結合新時代教務管理呈現出的新特點,從系統和全局著眼,從目標、原則和路徑層面提出新時代優化教務管理的思路。

(一)新時代高校優化教務管理的基本目標

高校優化教務管理的目的在于通過教務管理的改進更好地服務教育教學和人才培養工作,從而達到提高人才培養質量的目的。根據國內外高校教務管理的實踐與經驗,當前國內高校的教務管理優化的目標是:一是改進教務服務,解決當前教務管理存在的突出問題,使教務管理更加服務教務運行實際需要;二是促進教學管理,通過教務管理升級更好地保障先進教學管理理念、模式和方法的推廣實施,全面提升教學工作運行效率;三是提高教學質量,通過教務管理的優化和先進教學管理模式的推廣實施,更好地服務于學生的成長成才,提高學生學習成效和產出,最終達到提高學校人才培養質量的目的。這三個目標是層層遞進、相互關聯的,在這三個目標中,改進教務服務是高校優化教務管理的直接目標,促進教學管理是基本目標,提高人才培養質量是根本目標。

(二)新時代高校優化教務管理的基本原則

為達到提高人才培養質量的目標,高校優化教務管理必須堅持一定的原則,這些原則必須符合高等教育發展規律、適應教務管理發展特點、有利于學生成長、符合高校教學管理實際。新時代高校優化教務管理必須堅持的基本原則主要包括:

1.問題導向原則

高校教務管理的優化必須以解決當前存在的教務管理運行壓力加大、教務管理隊伍素質有待提高和教務管理服務水平有待提升等典型問題為導向,任何脫離學校教務管理實際的優化方案都是不可行的,也是沒有意義的,該項原則實際上要求高校在優化教務管理的過程中要直面問題、直面矛盾,優化方案要以解決實際問題為基本出發點。

2.學生中心原則

當前,“以學生為中心”思想在教育教學領域得到了廣泛推崇,高校在開展教務管理過程中也必然面臨著諸如“在資源或者精力有限難以合理兼顧的情況下,是優先保障教師、學生,還是管理方利益?”的價值選擇問題,如“某一領域的改革可能只能使得一個專業甚至只有幾個學生大大受益,卻可能給教師或者教學管理組織工作帶來沉重負擔,這樣的改革該不該推進?”“學分制改革和教師的利益發生沖突時如何取舍”等等,這些問題看似復雜,但只要教務管理人員能夠堅持用“以學生為中心”的原則視角去審視和取舍,遇到困惑時將是否有利于學生發展、是否有利于提高學生學習成效和產出作為衡量標準,改進相關工作的思路便會顯得清晰明確。

3.內涵發展原則

內涵式發展是新時代國家對高等教育和高校改革建設提出的明確要求。教務管理的優化不是盲目地加大資源投入,提升管理服務水平也不能僅僅著眼于增加教務運行經費或者工作人員編制,高校改進教務管理必須堅持內涵發展原則,這就要求教務部門制定的優化方案必須立足于管理制度的完善、管理流程的重構、管理文化的培育和管理效率的提高,用最小的投入實現最大的產出,用最合適的路徑實現理想的目標。

(三)新時代高校優化教務管理的基本路徑

在高校優化教務工作過程中,優化路徑是指為達到優化目標所堅持的原則、所需要推行的制度、政策和規則的集合。結合當前教務管理存在的問題和新時代教務管理發展形勢,高校應當從制度規劃、管理改革、理念更新、人員培訓等多個方面建立目標清晰、原則明確、內涵豐富、層次鮮明的教務管理優化模式,其路徑和框架如圖1所示。

根據圖1所示,高校為實現改進教務服務、促進教學管理、提升教學質量的目標,優化教務管理過程中必須遵循問題導向、學生中心、內涵發展的原則,在教學管理理念革新、管理體系的變革重塑、管理流程的優化、管理氛圍的營造等方面下功夫。

圖1 新時代高校優化教務管理的基本路徑

四、新時代高校優化教務管理的具體措施

根據優化教務管理的原則和目標,高校應當從以下幾個方面全面革新教務管理理念,確保教務管理高效、有序運行,推動教務管理邁向制度化、規范化和科學化。

(一)以改革為引領,全面革新教務管理理念

先進的教育思想和管理理念不僅對高校做好人才培養工作具有直接的指導意義,也是高校開展教務管理改革的邏輯起點。面對高校教務管理面臨的新形勢和新問題,高等學校的教務管理部門和工作人員應當深刻理解、全面吸收、充分落實OBE、“以學生為中心”、產出導向的教育管理思想,以及科學管理的現代化管理理念,教務工作要以重視學生的感受體驗、培養學生能力并促進學生產出最大化為著眼點,將最新的教育思想和管理理念滲透到管理工作的所有環節和方方面面。具體來講,高校應通過改革研討、全面樹立以學生為中心思想,牢固踐行關心學生、關愛學者、尊重學術的管理服務理念,切實把“一切為了師生、為了一切師生、為了師生的一切”作為教務管理的起點和歸宿[6],全面更新管理理念、重塑管理流程、健全決策模式、優化資源配置,實現教務管理理念由“教學本位”向“學生主體”轉變。如中國石油大學圍繞“三三三”本科教育培養體系,提出“管理、研究、服務”三位一體的教務工作思路,并以“確保教學秩序平穩運行”為基礎,以“為提高人才培養質量保駕護航”為核心,以“打造師生滿意教務”為目標,以“精細化管理、人性化服務、信息化支撐”為抓手,通過將教務管理與研究性教學、學分制改革和工程教育認證等先進思想相結合,努力推進教務管理由被動式、統一化向主動式、人性化模式的轉變。

(二)以立制為抓手,全面完善教務管理體系

系統完善的規章制度是管理工作科學、高效、有序開展的基礎和前提,在吸收先進教育思想和管理理念的基礎上,高校應當努力做好教學管理工作的建章立制,確保教學管理有法可依[7]。一是要以新思想、新理念為指導,結合選課制、學分制改革對現有教學管理文件進行全面梳理,通過建立更加完善的教學運行與管理制度體系,進一步厘清管理邊界,使教學運行及管理各環節有章可循、有據可依。如中國石油大學結合教務管理中的常見問題先后出臺了《關于教授、副教授為本科學生上課的規定》《教學事故和教學管理事故認定及處理辦法》《關于推進考試改革的指導意見》等11個教學管理文件,涵蓋了教務運行和考試考核工作的方方方面,有力地推動教務工作的關注點由保證教學秩序向保障教學質量轉移;二是以重點和難點為突破口,通過建立健全教務崗位責任制,明確工作職責與要求,保證教務管理忙而不亂、多而不散。針對當前教務管理內容的精細復雜和形式上的靈活多樣,高校應當和教務管理人員簽訂《教務管理崗位履職責任書》,明確每一個崗位的任務和職責,并基于“責任到人”的工作模式，開展工作人員業績考核,從而建立有效的激勵約束機制;三是以學院和教師為主線,建立教務管理的協同聯動機制。由于教學資源的分散性,教務管理往往涉及單位與單位之間、學校與學院之間、教師與學生之間等多方主體之間的協調,教務管理部門應當主動搭建各種交流平臺,促進彼此之間的信息共享和溝通,如就課程編排問題主動加強與各院部乃至各教學系之間的溝通協調,確保各類課程安排合理;通過搭建“教學秘書校內研討會”“教學秘書外出培訓”等平臺,深化校院兩級教學管理人員的團隊意識和合作意識,加強交流、促進共同進步,營造良好的教學管理工作氛圍。

(三)以技術為依托,全面優化教務管理流程

教育信息化和智慧教育技術的發展為高校革新教務管理注入了新的活力和動力,高校應當以大數據和“互聯網+”等最新的信息化技術為依托,全面優化教務管理方式和流程。隨著中國高等教育事業的發展和高等學校辦學規模的擴大,高等學校的信息化建設也快速發展,其中的教務管理系統,一直是各個高校建設和應用的重點[8]。一方面,高校要積極加強對教務系統的升級改造,通過搭建網絡化、數字化教學平臺,實現服務模式由被動式向主動式的轉變;通過對教務系統進行深度開發和個性化定制,進一步完善以“網絡審批、網絡報考、網絡打印、網絡推送”四位一體的服務型教務網絡平臺;以提升管理效率、方便師生教學尤其是以學生學習為目標,加速教學管理和服務的信息化建設步伐。另一方面,高校應以信息技術為載體努力拓寬教務管理邊界、拓展優質教學資源以緩解教務工作運行壓力,如通過引入優質慕課、視頻公開課和網絡課程、支持研究人員開設學科前沿講座等措施拓展課程資源,緩解課程資源供需矛盾;通過搭建跨校選課、跨界學習平臺,建立實質性的校際合作、校企合作,將其他高校和相關企業的優質資源引入學校,打破傳統的學校邊界,為學生爭取更多的校外優質學習資源。同時,高校教務管理活動是動態的、螺旋上升的過程,計劃的編制與運行、課程的選擇、學籍的管理、學生畢業資格的審核等各個環節間的數據相互關聯、環環相扣[9]。高校還應以提高教學質量為目標,重新梳理教務管理流程,通過建立調停課、學生成績更正等重要事項網上三級審批流程、推進在線基層教學組織建設等措施,下移管理重心,明確院部、院系和專業負責人在基層組織活動中的責權利,充分調動基層教學組織參與教務工作的積極性,形成各層面共同推進基層教學組織建設的良好局面。

(四)以文化為保障,營造政令暢通的管理氛圍

優質的管理文化是一種“彌合劑”,可以有效填補管理工作存在的空白和不足,為教學管理營造一個適宜的環境[10]。高校在開展教學管理的過程中,應當努力加強文化教育和管理,在學校內外形成落實教學管理制度的良好氛圍。一方面,要以新思想、新理念和新技術為內容加強文化教育,全面提升教務管理人員素質。高校教務管理人員在組織正常教學、提供教學保障,以及協調師生關系、提升服務水平等方面發揮著積極而重要的作用[11],要通過定期舉辦專題培訓會、召開教學管理研討會、編印學習資料、組織跨校參觀學習、支持攻讀高層次學位等方式,使教務管理人員進一步熟悉工作流程,不斷提高業務技能和管理水平;通過實施獎勵激勵引導約束教務人員在從事教務管理的同時,加強與教務管理有關的理論與實踐研究,不斷提高教務管理水平,在業務工作中大膽創新[12],實現理論素養與工作能力的雙提升。另一方面,要結合學校辦學歷史、辦學實際、校風校貌和校園文化打造凝練具有自身特色的教學管理文化,并通過研究、討論、宣傳和激勵等手段,營造教務管理的全員意識和自覺意識,使學校里每一個師生員工將教學管理文化內化于心,外化于行并落實在點滴的教學行為及教學管理之中,形成全員參與的教學管理氛圍和人人奉獻教學的精神風貌,推動教務管理邁向更高水平。