大數據視域下高校檔案管理的優化

摘? 要：大數據時代的到來對傳統的高校檔案管理工作造成了沖擊。在這樣的背景下，如果不及時針對傳統的高校檔案管理工作進行優化和革新，高校檔案管理必將“失能”。鑒于此，該文就針對大數據視域下高校檔案管理的優化進行了探討。該文首先從兩個方面入手論述了大數據視域下高校檔案管理優化的必要性，然后又基于此進一步提出了注意構建檔案數據資源庫、主動革新檔案管理的工作方式、主動優化檔案數據的使用服務這3點具體的優化策略。

關鍵詞：檔案管理? 大數據? 高校? 管理優化

中圖分類號：G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2020）11（c）-0026-03

Optimization of University Archives Management from the Perspective of Big Data

LIU Yumeng

（College of People's Livelihood， Henan University， Kaifeng， Henan Province， 475004 China）

Abstract： The arrival of the era of big data has impacted on the traditional university archives management. In this context， if the traditional university archives management is not optimized and innovated in time， the university archives management will be "disabled". In view of this， this paper discusses the optimization of university archives management from the perspective of big data. This paper first discusses the necessity of University Archives Management Optimization in the perspective of big data from two aspects， and then based on this， it further puts forward three specific optimization strategies， such as paying attention to the construction of archives data resource database， actively innovating the working mode of archives management， and actively optimizing the service of archives data.

Key Words： Archives management; Big data; Universities; Management optimization

隨著國家信息化建設進程的不斷推進和現代信息技術的飛速發展，大數據時代已經到來，大數據技術對各行各業的影響也日漸凸顯，這一點對高校檔案管理工作而言亦是如此。大數據時代的到來，同樣也對傳統的高校檔案管理工作造成了沖擊。在這樣的背景下，如果不及時針對傳統的高校檔案管理工作進行優化和革新，高校檔案管理必將“失能”。鑒于此，該文就針對大數據視域下高校檔案管理的優化進行了探討，以期能夠為大數據時代高校檔案管理工作的開展提供參考。

1? 大數據視域下高校檔案管理優化的必要性

1.1 大數據時代高校檔案管理的理念受到了沖擊

在大數據時代到來之前，由于受信息技術水平、數據存儲成本等因素的影響和局限，高校檔案管理人員是無法將所有歷史數據都收集、整理，并且保存下來的。在這樣的情況下，為了順利推進高校檔案管理工作，就必須要根據實際情況確定歸檔范圍和保存期限，并以此作為開展檔案管理工作的重要依據。在明確了歸檔范圍和保存期限之后，檔案管理人員在開展高校檔案管理工作時，就必須要根據所確定的歸檔范圍，人為鑒定各種檔案材料和數據是否具備保存的價值、判斷這些材料和數據是否要進行歸檔，以及如果需要歸檔則歸檔保存的期限具體是多久等一系列的問題。所以，在以往的高校檔案管理工作中，檔案的收集、整理、鑒定占據著重要地位，尤其是檔案的鑒定是非常必要的，也是非常重要的，既方便了檔案的保存和隨時取用，同時也在一定程度上保持了檔案之間的聯系。

然而，在大數據時代，這種傳統的高校檔案管理理念卻受到了沖擊。大數據時代到來之后，高校檔案管理工作中接觸到的檔案數量開始激增，檔案的類型和載體也開始越來越多樣;再加上現代信息技術的飛速發展，使得數據存儲的技術水平越來越高，成本卻越來越低。所以，傳統的檔案管理環境已經被改變，而隨著傳統檔案管理環境的改變，“大檔案”的理念也開始逐漸被人們所認可和接受。而“大檔案”的理念，實際上指的就是將國家機構、社會組織或者是個人在社會生活中產生的所有原始記錄，不論價值和載體統一視為檔案的一種理念。在“大檔案”理念中，不再存在“歸檔范圍”這一概念，所有的歷史數據和歷史材料，都可以作為檔案保存下來。也可以說，以往的高校檔案管理工作，管理和保存的都是符合歸檔范圍的數據，然而“大檔案”理念下的高校檔案管理工作，管理和保存的數據則包羅萬象。由此可見，大數據時代到來之后，傳統的高校檔案管理理念已經受到了沖擊，為了確保新時代高校檔案管理工作的順利推進，高校檔案管理的理念和方式也必須隨之進行優化和革新。

1.2 大數據時代高校檔案管理的工作方式受到了挑戰

在大數據時代到來之前，高校檔案管理工作中接觸到的各種數據和資料，多是以紙質載體為主，也就是說，是以紙質檔案為主的，電子檔案比較少見。所以，在過去的高校檔案管理工作中，無論是檔案材料的收集、整理、保存還是利用，都是以檔案管理人員的手工勞動為主的，這種工作方式，是典型的紙質檔案管理工作方式。但是，在大數據時代到來之后，這種工作方式卻受到了挑戰。這是因為，在大數據時代，檔案數據的范圍擴大，使得可以視為檔案進行歸檔保存的數據數量激增，同時數據的載體形式也更為多樣。在這樣的背景下，傳統的紙質檔案管理工作方式就顯現出了諸多弊端，例如費時費力、工作效率低、容易出錯等，也正是因此，利用現代信息技術和大數據技術，對傳統的高校檔案管理方式進行優化和革新就成為了勢在必行之舉。

2? 大數據視域下高校檔案管理優化的具體策略

2.1 注意構建檔案數據資源庫

要基于大數據視域對高校檔案管理工作進行優化，最為基礎、最為關鍵的一點就是要注意構建檔案數據資源庫。這是因為，在大數據時代到來之后，檔案管理工作的工作實際和現實需求也隨之發生了改變，數據的存儲成本大幅度降低，存儲空間卻大幅度提高，以往高校檔案管理中的“歸檔范圍”已經不再契合當下的檔案管理工作實際。在這樣的背景下，“大檔案”已經成為了高校檔案管理工作未來發展的必然趨勢，而通過構建檔案數據資源庫的方式，盡可能地做到對各種檔案數據的應收盡收，則是確保“大檔案”理念在高校檔案管理工作中得以貫徹落實的關鍵。所以，構建檔案數據庫就成為了基于大數據視域優化高校檔案管理工作的重中之重。那么在構建高校檔案數據資源庫時，應注意哪些問題？簡單而言，主要應關注以下兩點。

（1）擴大檔案的收集范圍。根據上文分析可知，在大數據時代到來之后，傳統高校檔案管理工作中“歸檔范圍”的概念，已經不再適用于當下的高校檔案管理工作實際。如今，在大數據技術的支持下，無論是招生數據、教學數據、科研數據，還是管理活動中形成的各種數據都可以被收集和保存下來，都可以被歸檔。所以，大數據時代高校檔案管理的檔案范圍已經得到了明顯的拓寬，很多以往受限于歸檔范圍、存儲介質、存儲成本等無法被視為檔案的資料，如今都可以作為檔案保存下來。相應的，在構建高校檔案數據資源庫時就要注意擴大檔案的收集范圍，盡可能做到各種檔案數據和資料的應收盡收。例如：在以往的高校檔案管理工作中，受限于存儲介質和存儲成本，郵件、錄音、視頻等資料作為檔案進行歸檔保存的難度比較高，局限比較多，如今由于有了大數據技術的支持都可以便捷地保存下來。那么這部分數據和資料，就都應該被視為檔案進行收集、整理和歸檔，并進行無限期的保存。

（2）重視與學校其他部門之間的數據共享。在大數據時代到來之前，高校檔案管理部門的數據，與學校其他部門的數據之間往往是相互割裂的，形同于一個一個的“信息孤島”，既無法共享，也不利于數據價值的最大化。但是，大數據時代到來之后，高校檔案管理部門與學校其他部門之間的數據共享已經成為可能，只要制定了統一的標準，規范了各部門元數據采集、數據交換格式等方面的要求，就可以打破各個部門之間的信息壁壘，通過不同部門之間的信息共享，為高校檔案數據資源庫的構建提供便利。因此，構建高校檔案數據資源庫時，一定要重視與學校其他部門之間的數據共享。

2.2 主動革新檔案管理的工作方式

根據上文分析可知，傳統的以手工勞動為主的高校檔案管理工作方式，已經無法滿足大數據時代高校檔案管理工作的需求。因此，革新傳統的檔案管理工作模式已經勢在必行。而要革新傳統的檔案管理工作模式，可以從以下幾個方面入手。

（1）要注意基于大數據技術改進和規范以往的高校檔案管理工作流程，并構建科學、完善的高校檔案管理信息化系統，以更好地滿足“大檔案”理念下高校檔案管理工作的需求。（2）要注意強化高校檔案管理工作人員的專業素養。基于大數據技術優化和革新傳統的高校檔案管理工作模式，對檔案管理工作人員的專業素養提出了更高的要求，例如：高校檔案管理工作人員不但要具備目錄學、檔案學、管理學、文書學等方面的知識，同時還要具備檔案自動化管理方面的知識，了解現代化的管理理念，才能夠滿足大數據時代高校檔案管理工作的工作需求，并不斷優化和革新原有的工作模式。（3）要注意強化高校檔案管理工作人員的信息技術素養。要基于大數據技術革新傳統的高校檔案管理模式，高校檔案管理人員必須要具備運用大數據技術開展高校檔案管理工作的能力，同時還需要具備一定的信息技術素養。例如：檔案管理工作人員需要具備一定的信息安全意識，信息安全意識是至關重要的一項信息技術素養，如果在針對傳統高校檔案管理工作模式進行優化和革新的過程中缺乏安全意識，忽略了信息安全的問題，沒有構建完善、可靠的內部控制制度，很容易在工作中出現信息流失、信息泄露等安全事故。

2.3 主動優化檔案數據的使用服務

檔案數據資料的收集和保存，最終的目的是各種檔案數據的“使用”。通俗而言，就是無論檔案數據資料的收集、整理，還是檔案數據資料的保存，都是為未來“使用”做準備的。然而，在大數據時代到來之后，關于檔案數據的使用也出現了諸多變化，例如：使用檔案的用戶更加多元、對檔案載體的需求更加多樣、對檔案使用服務便捷性的要求越來越高等。而為了契合上述變化，在開展高校檔案管理工作的過程中，檔案管理人員就必須要注意運用新技術，來優化高校檔案的使用服務。例如：利用移動互聯網、云計算等先進技術，提供在線互動服務和移動平臺服務，就可以有效提高檔案使用服務的便捷性。

3? 結語

綜合全文分析可知，大數據時代的到來對高校檔案管理工作產生了不容忽視的影響。為了滿足大數據時代高校檔案管理工作的需求，確保高校檔案管理質量和效率的不斷提高，就必須要從大數據的視域出發，不斷對高校檔案管理工作進行優化，不斷積累基于大數據技術開展高校檔案管理工作的有益經驗。

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作者簡介：劉雨濛（1983—），女，漢族，河南鞏義人，本科，初級職稱，研究方向為檔案管理。