淺析辦公室秘書公文寫作能力的提升

王若松

摘要：隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提高，人們對于工作中的辦公寫作能力有著越來越高的要求。就當前的階段來說，有許多辦公室秘書的公文寫作能力欠佳，在很大程度上妨礙了辦公室日常工作的正常開展。作為領導干部日理萬機，工作時間相當緊迫，怎樣給領導干部分擔工作壓力，輔助好領導干部日常工作，當好領導的勤快助手，是辦公室秘書應當承擔的責任。公文在實際工作過程中有著十分重要的作用，公文寫作是辦公室秘書的關鍵任務之一，怎樣在新時期的環(huán)境下，迎合時代潮流，提高公文的寫作水平，加快寫作能力提升，是擔任辦公室秘書應當仔細思考與分析的問題。

關鍵詞：辦公室秘書;公文寫作;能力提升

文字能力的提高，是需要有一個長期積累的過程。特別是它不是一個單純的表達的問題，而是和寫作者思想深度、思維能力、素材儲備等方面直接相關的。我們很難說，一個沒有思想、沒有頭腦的人會寫出好的公文來。所以，勤于思考、善于思考乃是寫好文章的前提。公文有著政治性、嚴密性、嚴肅性等特點，不能任意發(fā)揮，公文寫作需要不斷地進行規(guī)范化、制度化、嚴謹化，通過認真地思考，不斷提升自我，才能逐步提高公文寫作能力。

一、提高辦公室秘書公文寫作能力的必要性

公文寫作是辦公室日常工作中最重要的內(nèi)容之一，公文是傳達領導講話的重要工具，是實施決策和指導工作的關鍵載體。這里提到的公文指的是廣義的公文，不僅包括文件，還包括領導講話、調(diào)研報告、匯報材料等。如果沒有公文，辦公室工作就很難正常開展。請求上級解決問題，要寫請示;向上級匯報工作，要寫報告;開會，要寫講話稿;安排部署工作，要發(fā)通知;與平行單位商洽工作，要寫公函。辦公室工作內(nèi)容繁雜、千頭萬緒，對秘書的素質(zhì)要求也是多方面、全方位的，但最重要的應該是公文寫作能力。當然這種思考不是漫無目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解決能力。有了良好的思考能力和邏輯能力，接下來就是要熟悉公文的特點、結(jié)構(gòu)和語言風格。公文品質(zhì)的好壞是評判辦公室工作水平的一個關鍵標準。可以說，公文品質(zhì)在一定程度上就代表了所在辦公室的形象。如果公文品質(zhì)很好，得到了領導的認可和各方的好評，那么辦公室的整體形象就會大幅提升;反之，如果拿出的文稿文理不通、錯字連篇、不知所云，辦公室形象就會大打折扣。一名辦公室秘書，從他寫的文章就可看出其理論水平、政策水平、業(yè)務水平、文字功底、思維能力、工作作風，這就是所謂的“文如其人”。也可以這樣講，公文寫作能力是辦公室秘書的基本素質(zhì)要求，也是必須具備的核心業(yè)務能力。

二、提高辦公室秘書公文寫作能力的方法

（一）重視公文寫作材料

公文并不是依據(jù)辦公室秘書的空想來完成寫作的，它的完成涉及到了許多不同的材料，所以公文寫作最重要的技巧就是采集和整理材料。材料采集是否合格會影響公文寫作的速度和品質(zhì)。無論是直接材料還是間接材料，都需要進行二次處理后才能使用。一般情況下需要對材料進行篩選并將其分類，材料的篩選要求剔除無用或不需要的材料，只留下對公文撰寫有實際效用的材料。另外，在篩選材料時不能孤立地看待某一材料，因為部分材料單獨來看或許并沒有太大價值，但通過全局的眼光來看就能體現(xiàn)其價值，對材料進行分門別類有助于材料在使用時可以方便查找。也可以按照索引的方式將材料進行分類，這樣只要檢索索引就可以直接找到公文材料的位置。對材料進行二次整理，需要去粗取精。由于收集的材料有多種格式，因此更需要進行整理加工。在整理加工材料時要進一步對材料進行篩選，剔除過時的和重復的材料。對于一些重要的內(nèi)容可以做好標記，也可以將重要的材料內(nèi)容截取下來，單獨放在一個文件夾中。收集和積累公文材料的目的是為了使用，因此公文的整理也要遵循實用性、時效性和真實性的原則。

（二）梳理公文脈絡

在寫作公文之前應當確定文章的主要意圖，也就是明確主旨。確定寫作核心在公文寫作中起到了總領全文的作用。公文的核心要體現(xiàn)出合理與突出的特點，且要直言寫作目的等主要內(nèi)容，明確文章的主要內(nèi)容，做到精確地把文中的要點凸顯出來。在明確公文寫作核心主旨時，部分辦公室秘書容易陷入誤區(qū)當中。也就是把自身當作公文的行動主體，實際上公文的行動主體是公文的閱讀者，所以在明確寫作主旨時要時刻牢記公文是對誰宣講的。明確公文是給上級領導干部看的，還是下發(fā)給下級機關或所屬部門的，或者說是給社會大眾閱讀的。弄清楚受文對象后，就要確定公文的主要內(nèi)容了。公文是決定、命令、請示還是紀要，是采用上行文、下行文還是平行文。行文方向只要在明確發(fā)文和受文對象后就能確定。文種則要根據(jù)使用環(huán)境來通定，如是公布重要決定或者重大事項則使用公報用于記載會議主要情況和議事項就使用紀要;發(fā)布和傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事則采用通知文種。利用公文提綱可以看出公文的大致內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，但是提綱并不要求把公文的全部內(nèi)容書寫出來，只需提綱挈領地寫出主要內(nèi)容即可。對于內(nèi)容較少的公文來說，由于篇幅不長，因此只需明確先寫什么，后寫什么即可;而對于內(nèi)容較多的公文來說，就需要羅列提綱結(jié)構(gòu)。在落筆起草時要注意公文布局，以及公文語言和寫作的規(guī)則要求。

（三）善于換位思考

要找準位置感，自覺站到領導的高度。位置感在機關當中十分重要，對于公文寫作來說也是非常關鍵。公文不是自己的感想文章或者文學創(chuàng)作，所以，不能意氣用事，至少在形式上不能成為宣泄或者表達自己的情緒的陣地。要永遠記住公文寫作不代表我們自己，它代表著領導或者組織，所以，我們在思考問題和表達敘述當中，都要主動占在領導或者組織的位置上。這篇公文是對上的還是對下的或者平級單位之間的，要首先弄清楚并貫徹在文章的始終。想要占在領導或者組織的角度來思考問題和寫作公文，就必須要注意對領導講話和領導意圖的領會。有人深有體會地說，“我們不是領導，但卻不能不站在領導的位置上關注領導關注的問題、考慮領導考慮的問題”。事情確是如此。我們要寫好公文，對領導的思路、想法甚至風格都是認真琢磨的。這種積累主要在平時生活當中。你要特別留意領導的每次講話和表態(tài)，有時候可能只是三言兩語，但你卻可以體會到他的態(tài)度和想法。這種“跟隨”是非常有益的，不但可以鍛煉我們思考問題和解決問題的能力，也可以實現(xiàn)我們與領導之間的密切交流，只有這樣，才能不斷的在實踐中提高辦公室秘書公文寫作能力，從而真正從實處為領導干部分憂。

三、總結(jié)

學習公文寫作是每一位從事辦公室秘書工作的人員更好地履行崗位職責、提高自身寫作水平的重要途徑。提高公文寫作水平是了解和把握其內(nèi)在的特點和規(guī)律，有效地提高公文質(zhì)量水平，促進公文規(guī)范化的重要前提基礎，而公文的質(zhì)量和規(guī)范化，能夠在很大程度上反映企業(yè)管理的質(zhì)量和規(guī)范。

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