關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

馬淑梅

摘要：檔案管理工作在辦公室工作當中是占據(jù)著特別主要的地位，現(xiàn)如今的經(jīng)濟全球化，只有對辦公室檔案的管理工作進行不斷的改良以及創(chuàng)新，才能夠去適應現(xiàn)代競爭特別激烈的市場經(jīng)濟。想要提升工作效率，那么就需要對工作人員在查考運用信息過程當中的邊界性以及舒適度做出良性的調整，以此就能夠保障企業(yè)它本身的核心競爭力。假如想提升工作效率，就要去對工作當中所出現(xiàn)的問題進行研究并找出解決方案，要對癥下藥才能夠從根本上去解決掉該問題。本篇文章是先分析了當前所存在辦公室檔案管理當中的問題，再提出如何去提高辦公室檔案管理工作效率的辦法。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;途徑

檔案深管理工作主要就是辦公室管理當中特別重要的一項內容。高效的檔案管理能夠讓檔案的完整性得到充分的保存，從而就能夠促使檔案資料再查詢以及運用的效率得到很大的提升，把檔案在辦公室管理工作當中的價值能夠最大值的發(fā)揮出來。現(xiàn)如今，飛速發(fā)展的經(jīng)濟和不斷提高的技術水平促進信息技術在各個領域能夠得到深入的運用。新時代的到來，辦公室管理工作是一項特別重要的組成部分，即便在辦公室檔案的管理工作當中，加深運用目前最為先進的技術，對于辦公室檔案管理工作方法進行不斷的創(chuàng)新以及改良，從而就能夠致使辦公室檔案管理工作的效率得到有效的提升。

一、當前辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度

現(xiàn)如今，許多的單位在辦公室檔案管理的工作當中，主要就是因為檔案管理制度還不夠健全，所以就直接會影響到檔案管理的效率。在辦公室檔案管理的工作當中，大部分工作單位所制定的管理制度均沒有對相關的管理工作人員的崗位職責做出明確的要求，沒有有效的約束到管理人員，進而就會致使管理工作出現(xiàn)問題。在問題發(fā)生的時候，不可以第一時間確定到相關負責人。與此同時，不健全的管理制度，也會致使沒有規(guī)范化、制度化的要求管理人員，讓在工作當中不能夠充分的去意識到檔案管理工作的重要性，對待工作隨意，就會出現(xiàn)較多的疏漏，最后就會讓單位整體的工作效率受到一定的影響。

（二）專業(yè)素質不高

雖然很多企業(yè)都越來越意識到檔案管理的重要性，但由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員或現(xiàn)有的檔案管理人員的專業(yè)素質不高，檔案管理無法發(fā)揮其應有的作用值。主要表現(xiàn)為以下兩方面：第一，知識偏差。有人認為檔案管理只是一項不同的工作，沒有使命感，也沒有對日常檔案管理的熱情，這大大影響了檔案工作的質量和效率;第二，缺乏專業(yè)知識。在檔案管理過程中，由于不熟悉檔案管理的專業(yè)內容，也沒有對檔案進行充分的分類，導致對機密檔案和公開檔案沒有進行嚴格的分類。因此有關文件的信息不能被合理利用，不能發(fā)揮其自身的價值。[1]

（三）相關管理人員的管理意識淡薄

管理人員是辦公室檔案管理工作的重中之重，但是在通過分析我國當前許多事業(yè)單位的辦公室檔案管理狀況不難看出來，相關管理人員并沒有建立起較強的管理意識，諸多的管理工作人員雖然基本上都是受過教學機構專業(yè)培訓之后才上崗工作的，然而，我國教育機構往往偏重于“重理論、重實踐”的教學方法，導致培養(yǎng)出來的檔案管理人員與社會現(xiàn)實脫節(jié)，理論基礎牢固，但在實踐中卻無能為力，這大大降低了辦公室檔案管理的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）從思想上高度重視檔案管理工作

全方面提高企業(yè)領導對于檔案管理工作的認知程度，要把檔案管理和企業(yè)利益捆綁在一起，切實做好實施和謀劃檔案管理的全部進程，而且還要提高檔案的管理水平，同時企業(yè)也會需要改良本身的相關激勵制度，與此同時，不僅要去針對檔案管理工作人員進行主人翁意識的培育，而且還要定時定期的考核該業(yè)務能力以及技術水平，在依據(jù)考核結果對于管理人員做出相對應的獎懲，以期達到提高重視檔案管理工作的目標，這樣一來，就可以激發(fā)出管理工作人員的創(chuàng)新性和積極性，從而就可以提升工作效率。[2]

（二）建立完備的檔案管理制度

在創(chuàng)建完整的辦公室檔案管理系統(tǒng)之初，主要負責人應充分發(fā)揮作用角色。特別是要關注一些檔案管理活動，并帶領相關人員開展工作，做好辦公室檔案管理工作，如對相關檔案建立單獨的參考點密度。通過針對檔案的不同內容、性質和重要性，應采取以下措施：1、資料室妥善保管，并做好標識對應路徑房間。之后在正確存儲存檔的情況下完成文件布局房間。倉庫現(xiàn)場位于高層建筑或相對封閉的區(qū)域，警告標志必須能提醒非必要人員不要以這種方式進入數(shù)據(jù)存儲庫，防止非必要人員閑暇時進入數(shù)據(jù)倉庫，造成重要檔案的損壞或被盜。對于高度機密的文件，還應當由高級職員單獨保管，并對其進行一定時間的監(jiān)控，以保證檔案的機密性。同時，有關人員應在時間和保密程度發(fā)生變化的情況下，盡快解密、升級和限制某些文件，并及時處理：可能不被視為機密，做好標記后，將其放在資料室的其他地方。要完成這項工作，必須同時有三名或三名以上的管理人員在場，并在適當?shù)奈恢冒惭b監(jiān)控裝置，以發(fā)揮相互作用一旦檔案里有問題，還有證據(jù)要查。

（三）加強檔案工作人員培訓

新時期，辦公檔案管理的要求和環(huán)境呈現(xiàn)出動態(tài)的特點，辦公人員的業(yè)務能力和素質應不斷提高，為了更好地適應辦公檔案管理的要求和環(huán)境，各單位不僅要帶領辦公室員工加強自身學習和終身學習，同時也積極開展培訓，提高辦公室檔案工作隊伍的整體素質。一是要引導檔案工作者了解檔案管理工作的新要求和新環(huán)境，既要著眼于檔案管理發(fā)展的第一線，又要把辦公室檔案管理的新理念、新技術、新方法融入到教育活動中，主管部門應完善職工培訓制度，確保職工培訓的目標、計劃、過程明確，避免偶然性和盲目性。第三，為進一步調動辦公室檔案管理工作人員，提高未來檔案檢索速度，保證信息的復雜性，不斷完善檔案館藏制度，加強檔案管理的深度和廣度，改善檔案與用戶的關系，讓人民生活得更好。[3]

結語

綜合上面所描述的來看，更加清晰的去認識到辦公室檔案管理工作效率提升的重要性。任何單位都需要去提升對于檔案管理工作的重要性認識，保障各個工作人員能夠按照要求落實檔案管理制度，從工作當中去不斷的進行學習來提升本身的工作能力以及技術水平，讓各個單位在檔案管理的工作之上更加有條有理，更為規(guī)范，科學化。最后就會促進本身單位的發(fā)展，展現(xiàn)出提高辦公室檔案管理工作效率的意義以及價值。通過對上述內容簡單論述，更加清楚地認識到辦公室檔案管理工作效率提高的重要性。任何單位想要促進單位的發(fā)展，就需要從辦公室檔案管理工作上去入手，在進行檔案管理時，各單位階層應全面配合檔案管理工作，促使檔案管理高效率、高質量。

參考文獻：

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發(fā)，2015（24）：158.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務，2014（05）：171-172.

[3]王瑕.分析提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務，2014（01）：78.