中學檔案信息化管理存在的問題及解決對策

管苗苗

（來賓高級中學 廣西來賓 546100）

當前，信息化已經成為了時代發展的浪潮，越來越多的企事業單位都在進行信息化的改革。對于學校來說，當前中學也在進行信息化的改革，除了進行教學方面的信息化改革之外，檔案管理的信息化改革也在逐步進行。

一、檔案信息化對于中學檔案管理的重要性

在檔案儲存的過程之中，通過信息化的手段可以有效提高檔案儲存的效率。對于很多中學來說，其檔案管理機制當前仍然沿用的是傳統的模式。在檔案儲存之時，大部分的中學依舊采用的是傳統的人工整理方式，這種方式雖然可以有效的將信息保留下來，但是卻會導致工作量非常巨大，而且紙質文件并不容易被妥善保存，這也會使得保存的成本顯著提升。通過檔案信息化的建設可以很好的彌補這一缺陷，通過建立起強大的信息庫可以更好將這些資料快速的儲存起來，并且通過檢索欄迅速地調閱所需要的資料，這就使得檔案的管理和使用工作變得非常的方便和輕松[1]。

與傳統的人工查詢方式相比，信息化的方式能顯著提升查詢的效率。在查詢紙質文件之時，由于翻閱的次數過多會造成一定的磨損，久而久之就可能導致資料的缺損和消失，但是這種現象并不會出現在電子檔案的查詢之中。除此之外，信息的錄入速度也遠超人工的記錄速度，可以大大提升信息的處理效率。

二、中學檔案信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理人員專業水平不夠

當前，中學檔案信息化建設面臨的一個重要問題就是人員的知識儲備不夠，這是一個非常常見的現象，出現這種狀況主要是由于當前中學本身的人力資源非常有限。與大學不同，中學的經費雖然也是由國家撥付，但是中學的經費撥付完全沒有大學那么充足，這也導致了中學在資金方面一直都非常的緊張，從而造成了中學沒有更多的資金去聘請專業的管理人員進行管理，很多從事檔案的管理人員都是一些二線工作者或者是快要退休的人員，這也造成了當前中學信息化檔案建設的滯后、無法有效的推進檔案信息化建設進程的后果。與此同時，中學也沒有真正重視檔案信息化建設，大部分的中學依舊是以提高教學成績為主，加大了學科的建設，很少會主動對檔案進行完善，這也導致了當前中學的信息化檔案建設依舊非常的滯后。如果中學無法扭轉這種困局，那么中學的檔案信息化建設將很難得到有效的根本改變。

（二）檔案管理設備落后

當前，大部分的中學檔案建設都非常的滯后，出現此種現象主要是由于中學自身的資源不足，與其他的建設相比，檔案建設的前期投入資金非常龐大，而且維持的資金也相對較大，除了需要對原有檔案內容進行全面清理之外，還需要加強設備引進，這樣才能夠真正完成中學的檔案信息化建設。對于中學來說，這筆經費往往過高，很難從學校本身拿出，這也造成了學校無法有效的推進檔案信息化的管理的結果。

與此同時，很多檔案管理人員在學校中的地位非常的低，中學體系內教學成績是第一位，學校對于檔案的管理工作并不夠重視，學校更愿意把金錢和精力用在加強教師教學能力和提成教學成績上，這些原因也導致了檔案的信息化建設滯后[2]。

（三）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

在中學檔案管理之中，管理人員更換后，檔案管理工作效率在一定程度上會降低。檔案管理人員更換之后無法進行有效的工作交接，這也導致了前后兩者之間的工作銜接不順暢。例如學校給出的交接時間非常短暫，而檔案工作又是一項非常復雜的工作，包含有許多復雜的內容，如果學校無法給予充足的時間很難完成有效的交接。

但是對于學校來說，學校為了節約成本，通常不會給出太長的交接時間，這就導致了交接無法全面開展。與此同時，當前中學檔案管理工作要求不嚴格，因此很多老師認為其是一項非常輕松、簡單的工作，在思想上存在麻痹大意的情形，無法順利完成各項工作交接。

（四）不能及時進行檔案內容的更新

當前，大部分的中學都無法完成信息的更新，這也導致當前很多內容非常的陳舊，根本無法滿足學校發展的日常需求。由于大部分檔案都與學生和老師的個人信息有關，都和中考、高考有關，如果無法對資料進行實時更新，就會導致學校對教師、學生的信息掌握情況不夠全面，無法對教師的教育教學進行有效的判斷和評價，這對于學生和教師都會產生負面影響。

三、中學檔案信息化建設面臨問題的對策

（一）改變檔案管理人員專業水平不足的情況

為了可以進一步加強檔案管理工作人員的專業化水平，我們可以對檔案管理人員進行全面培訓，在培訓的過程之中需要重點培訓檔案管理人員的規范操作意識和信息化技能，以便可以更好的提高其專業素養[3]。為此，可以利用寒暑假對檔案管理人員進行統一培訓，可以把他們交給專業機構進行培訓，以便可以更好地提高他們的工作技能。與此同時，還需要進一步加強檔案管理人員的個人綜合素質，由于檔案管理工作是一項非常細致的活，對于個人的工作態度、心理素質等其他方面的素質要求也比較高，因此還需要進一步加強管理人員的綜合素質鍛煉。

（二）改變檔案管理設備落后的情況

為了改變當前檔案管理設備落后的情形，我們需要進一步加快信息化設備的采購，需要進一步加大資金的投入，一方面可以由校領導出面與教育部門進行協商，爭取更多的政府部門撥款。與此同時，我們還可以在社會上進行募捐，用募捐所得的款項用于檔案信息化的建設。在另一方面，我們還需要建設專項發展基金，這些專項發展基金可以確保檔案信息化的設備可以有效的進行更新換代，從而可以更好的滿足未來檔案管理工作的發展需求，不斷提高檔案管理的質量。

（三）改變管理人員更換后檔案管理工作效率不佳的情況

在學校的檔案管理人員交接的過程之中，交接必須有一套非常規范的流程和交接程序，如退休的管理人員可以在退休前半年開始進行工作交接，這樣可以確保有充足的交接的時間。與此同時交接人員需要留下自己的聯系方式，保證通訊暢通，一旦出現任何問題，可以由單位直接與其進行聯系，這樣可以有效地解決信息交接不全面的問題，同時確保了學校的檔案管理質量。在具體工作之中，我們還需要加強責任制度的落實，這樣既可以有效的解決在信息化建設過程中出現了任何問題，同時也可以更好的確保整個信息化建設的安全性和保密性。

（四）改變不能及時更新檔案內容的情況

為了可以進一步促進信息化建設，確保各項檔案類的更新，我們需要進一步加強檔案管理人員的信息化素質，進一步做好對于各項數據的收集，材料的交接等工作，并限時錄入更新，這樣才能更好的確保整個檔案信息化工作得以有效推動，從而可以確保各項電子檔案的實時更新。

四、結束語

綜上所述，為了可以更好的加強中學檔案的信息化建設，我們需要進一步加強管理人員的專業水平，同時需要改變檔案設備落后的情況，需要進一步提高檔案管理人員的工作效率，進一步改變檔案更新的頻率，以便可以更好的提高信息化的檔案建設，為學校發展服務。