時代信息化背景下實現傳統高校檔案管理向信息化轉變研究

胡傳珠

（山東體育學院 山東·濟南 250100）

高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案以信息的方式記錄了學校各個活動，使學校進行的每一項工作有理有據，有跡可循，因此高校檔案的保存和管理對于學校的良好發展具有重要意義。而在時代不斷發展的過程中，無論是從信息的數量還是種類上都呈現出近乎爆炸式的劇增趨勢，大數據時代的到來為高校檔案管理工作提出嶄新的要求和挑戰。隨著社會的發展，傳統檔案管理工作已經不能適應時代的發展走向，并且從實踐意義上來說也無法滿足高校的實際需求。因此，在信息化時代背景下，要求高校認識到信息化檔案管理的重要性，明確當前在高校檔案管理工作開展過程中存在的問題，并且制定及時有效的解決方法并加以實施，進而為高校的可持續發展奠定良好的基礎。

1 高校檔案信息化管理的重要意義

1.1 高校檔案信息化管理適應時代發展的新形勢

高校作為青年人文化教育中的主要陣地，是當前形勢下我國文化事業發展的重要核心。隨著世界多極化趨勢的發展，世界各國聯系越來越密切，一個國家強盛的標志在很大一部分上取決于這個國家的軟實力，同樣一所高校育人水平的高低也在很大程度上受到自身文化積淀的影響，我們能夠看到大部分有名的高校其自信來源于長久以來文化和價值觀的相傳，而高校自身發展歷史的記載、文化知識的沉淀、轉變發展理念的重要參考依據、凝聚發展共識的主要形式就是高校的檔案管理工作。但是在社會不斷發展的背景下，檔案資源數量急劇提升，并且檔案內容也朝著多元化的方向發展，使得傳統檔案管理模式已經無法適應當前大數據環境下的實際需求。再加之電子政務的普及，高校檔案管理的信息化的建設轉變已經成為一種發展的新形勢。

1.2 高校檔案信息化管理符合時代發展的新需要

時代快速發展帶給我們諸多便利，但是在帶來便利的同時，我們所生活的環境也在面臨資源短缺的問題，我們不難看出，我們的生活中，越來越多依靠不可再生資源存在的物品在逐漸減少，環境保護、綠色出行、勤儉節約，這些時代為我們提出的需要更需要我們在方方面面去執行。高校的信息化管理符合時代發展的需要，與傳統的紙質檔案管理相比，信息化的檔案管理將節省大量成本。傳統的紙質檔案管理形式在整理、保存、查閱方面都需要大量的人力物力資源予以支持，拋去使用的紙質和檔案盒等資源不說，單單在檔案保存方面，對場地環境等客觀因素要求就比較高，并且會占用大量的空間資源。相比較而言，將紙質檔案轉變為信息化檔案后，信息化檔案在保存方面的優勢明顯，信息化檔案服務旨在使高校檔案管理機構更輕松，更環保、更便利地保存和提供有關高校的人員信息、學術成果等相應文件。

1.3 高校檔案信息化管理適合時代發展的新要求

隨著信息時代4G網絡的普及甚至當今5G網絡的發展，信息時代告訴我們屬于這個時代的特點——快。時代發展將實質信息化變成現實，極大的釋放了信息傳輸和信息處理的速度，高校作為創新知識的主要基地之一，聚集了大量的現代化的信息資源。而高校要想順應時代的變遷進行可持續性的發展，需要對這些信息資源進行充分的挖掘，將其功能有效發揮出來，進而提升高校的實際發展價值。基于此，需要對檔案資源管理的效率與質量進行提升，而提升檔案資源管理最有效的方法就是將傳統的檔案管理方法信息化，借助科技手段為高校檔案管理賦能，以此為有效發揮檔案資源的實際使用價值奠定良好的基礎。因此，對于當下檔案管理質量與效率的提升，進行合理性的高校檔案管理信息化建設顯得極為重要。

2 高校檔案管理在信息化過程中存在的問題

2.1 高校檔案信息化管理意識薄弱

隨著信息時代的不斷發展，高校檔案管理工作已經開始逐步向信息化進行轉變。但是在實際工作過程中，部分高校負責人以及管理人員自身的管理理念較為滯后，對信息化檔案管理的建設沒有足夠的認識，在檔案管理過程中仍側重于使用傳統的管理方式，沒有進行有效的優化和創新，使得信息化檔案管理的建設受到嚴重的阻礙。具體分析來看，第一，不少高校師生、高校檔案管理人員甚至高校領導不重視檔案管理工作的開展，認為檔案管理工作對于高校教學水平的提高沒有實質性的作用，從而忽視對于檔案管理工作開展的督促和落實。第二，即使部分高校人員認識到檔案管理對于高校發展的重要性，但是在落實方面也存在問題，缺乏一定的執行力，使得檔案管理工作與其他高校管理工作分隔開來，并不利于檔案管理服務水平的發揮。第三，部分高校檔案管理人員對于學校信息可持續發展意識淡薄，不重視學校文化及數據信息的傳承，對于長時間存放的檔案不關心、不重視，忽視檔案的長時間管理。

2.2 高校檔案信息化管理基礎設施薄弱

高校檔案管理工作的創新離不開管理手段和硬件設施的革新，如果管理手段和硬件設施較為落后，那么高校檔案管理工作則難以實現現代化的發展。將紙質檔案向信息化檔案轉變，對整合、分配高校內部的信息資源有著重要的作用，并且信息化的檔案管理也是將高校相應有關資源信息化的主要途徑。但是在當下實際建設過程中，受到資金條件、時間條件等因素的制約，使得高校信息化檔案管理的基礎建設受到影響。第一，信息化基礎設備的引進仍沒有實質的進展，紙質檔案資源沒有進行有效的數字化，使得信息化檔案管理的建設受到嚴重的制約。第二，針對信息化數據庫的建設無法滿足高校的實際使用需求，呈現出標準化程度較低、規模小等問題，進而對信息化檔案資源的開發與使用產生嚴重的影響。第三，由于管理手段以及硬件設施較為落后，一些檔案資料的搜集、儲存以及查閱都受到不同程度的影響，難以有效提高檔案管理工作的效率和保障管理工作的質量。

2.3 高校檔案信息化管理制度不夠完善

在教育部和國家檔案局制定《高等學校檔案管理辦法》中，第八條明確規定高校檔案機構的管理職責：擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實。但是隨著時代的變革和更新很多高校在開展高校檔案信息化管理建設工作的過程中忽視了規章制度的更新，甚至在實行檔案信息化管理之后，制度仍然為傳統的紙質信息化管理制度。另外，即便部分高校制定了信息化檔案管理的制度，但是其制度缺少可行性，部分內容板塊沒有較大的改變，也沒有進行有效的完善，使得相關管理人員在進行實際管理工作時無據可依，對信息化檔案管理的建設產生重大的影響，無法滿足當下時代對高校檔案信息化管理提出實際要求。

3 新時代高校檔案信息化管理建設的優化策略

3.1 強化高校相關人員對檔案管理信息化的意識

在當下高校檔案管理過程中，要想有效加快信息化檔案管理建設的速度，需要在開展工作的過程中注意以下幾點：第一，督促高校的負責人以及相關管理人員正確認識信息化檔案管理工作的重要性，并且可以適當開展對于檔案管理人員的思想教育工作，進而幫助檔案管理相關人員突破傳統的檔案管理局限，從思想上接受高校檔案從紙質到信息化轉變的過程。第二，明確信息化檔案建設對高校自身可持續性發展的作用，加強學校其他師生對于檔案管理工作的重視，使其積極配合檔案管理人員進行檔案管理，為信息化檔案管理的建設營造出良好的環境。第三，繼續強化人們檔案管理意識的同時，可以適當采取借助科學有效的宣傳手段，潛移默化地影響人們的思想觀念，讓學校師生真正認同、接受高校檔案管理信息化建設的發展道路。

3.2 提高高校對于檔案信息化管理基礎設施的建設

高校信息化檔案基礎建設大致可以分為兩個部分，即軟件設施建設和硬件設施建設。硬件設施的建設為實現高校檔案信息化管理提供基礎和前提。因此，學校需要重視對信息化檔案管理硬件設施的建設，加大對其的資金投入，以此來有效提升高校在開展檔案信息化管理的質量和效率，同時也為后續大數據技術加入檔案信息化管理建設奠定良好的基礎。在實際建設過程中，學校可以根據自身實際情況，采取不同的改善措施，例如，追加資金投入，在硬件基礎設施建設過程中，重視對計算機、掃描機等設備的引進及更新等等；針對軟件方面的建設，學校需要建設屬于本校的信息化管理系統、數據庫等軟件，以此來實現對基礎設施的有效建設，為之后的檔案資源整合創造有利條件。

3.3 完善高校檔案信息化管理制度

高?？梢越Y合本校的實際發展情況，制定出健全完善的信息化檔案管理制度。與高校檔案信息化管理制度的相關制定者可以依據教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》，制定出規范、合理、健全、實施性高的制度與機制，以此來規范信息化檔案的管理。第一，在實際管理過程中，高?？梢圆扇嵤┴熑温鋵嵉絺€人的制度，以此來規范檔案管理人員的行為，有效端正檔案管理人員的態度。第二，學?？梢越Y合本校發展的實際情況，制定適合本校的績效考核制度，并且此機制需要與檔案管理人員的薪資報酬掛鉤，通過這種方式提升信息化檔案管理的質量與效率。第三，學校可以設置相應的獎懲機制，對在實際工作中有突出表現者給予一定的精神、物質獎勵，以此來激勵管理人員的工作熱情，調動員工的積極性。

4 結語

綜上所述，時代的革新，科技的進步，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。信息時代環境下高校檔案信息化管理的實現，既要滿足存儲量大、處理速度快的要求，又要依據本校的實際情況，構建起科學合理的檔案信息管理系統，同時還要提供實施高校檔案信息化管理的保障措施?？傊ㄟ^上述措施，可以讓高校檔案管理在信息時代的環境下，實現高校檔案管理從紙質化到信息化的轉變，構建科學合理的，適合時代發展趨勢的高校檔案管理模式。