探究新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)

王 優(yōu)

（吉林省梨樹(shù)縣融媒體中心 吉林·四平 136500）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用范圍不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們對(duì)檔案服務(wù)的需要，也難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，因此為了提高服務(wù)的質(zhì)量，應(yīng)該將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)化。

1 新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)進(jìn)行查看和利用，為查詢(xún)者提供更為方便的檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

2 在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個(gè)問(wèn)題

2.1 數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫(kù)及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的有效利用、信息資源開(kāi)發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊(duì)伍的建設(shè)等。所以，檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不單單只是信息的建設(shè)，應(yīng)該從多個(gè)方面入手，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

2.2 立足現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨(dú)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用及適合共性特點(diǎn)的軟件開(kāi)發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。要力求軟件功能設(shè)計(jì)既具有相對(duì)的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強(qiáng)的應(yīng)用性，爭(zhēng)取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢(shì)最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.3 注重質(zhì)量，加強(qiáng)特色建設(shè)

信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶(hù)需求，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設(shè)就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設(shè)工作必須與社會(huì)廣泛聯(lián)系，了解社會(huì)需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶(hù)的魅力。

2.4 著重用戶(hù)的實(shí)際與需求

不同方面的用戶(hù)是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計(jì)算機(jī)知識(shí)等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶(hù)還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶(hù)需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分滿(mǎn)足用戶(hù)需求的信息，與社會(huì)共同發(fā)展，共同進(jìn)步。

2.5 以人為本，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中應(yīng)廣泛使用電子設(shè)備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復(fù)合型的人才隊(duì)伍，對(duì)完成信息化建設(shè)任務(wù)至關(guān)重要。首先，要重視對(duì)現(xiàn)有管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)與先進(jìn)技術(shù)的機(jī)會(huì)。其次，有計(jì)劃、有針對(duì)性地招聘信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才。招聘信息化專(zhuān)業(yè)人才要長(zhǎng)期、中期、短期相結(jié)合，實(shí)行用人制度上的社會(huì)化運(yùn)作。通過(guò)實(shí)行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設(shè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設(shè)任務(wù)時(shí)得心應(yīng)手。

3 新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展的策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)

在我國(guó)現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理工作的必然趨勢(shì)。為了與時(shí)代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能有效的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

3.2 制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標(biāo)與長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)進(jìn)行有效的結(jié)合，堅(jiān)持一定的原則，既適用性、實(shí)用性、科學(xué)性。在檔案管理工作制定長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)時(shí)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的分析與研究，使制定的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設(shè)未來(lái)發(fā)展的需求，留下兼容、擴(kuò)充剩余空間，避免有效的資源浪費(fèi)。在制定檔案管理工作的近期目標(biāo)，檔案管理工作近期目標(biāo)的重點(diǎn)在于其可行性和實(shí)用性。在檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理，這項(xiàng)工作必須仔細(xì)、認(rèn)真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯(cuò)，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時(shí)必須保證其準(zhǔn)確性，并且按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在對(duì)檔案館進(jìn)行整理時(shí)，首先要對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于沒(méi)有價(jià)值的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，避免浪費(fèi)資源和時(shí)間，這是對(duì)檔案管理實(shí)行信息化的一個(gè)基本要求。

3.3 信息化建設(shè)過(guò)程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理

現(xiàn)階段，檔案管理的各個(gè)部門(mén)缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個(gè)部門(mén)所采取的信息化手段及設(shè)備都不相同，嚴(yán)重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為解決檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，必須與檔案管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，使檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專(zhuān)業(yè)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)設(shè)備的文字識(shí)別功能，以及自動(dòng)的轉(zhuǎn)化、編目、檢索功能，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中自動(dòng)標(biāo)引、上載以及輔助立卷、全文存儲(chǔ)等功能。在檔案管理工作中，使計(jì)算機(jī)設(shè)備的規(guī)格及型號(hào)得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，社會(huì)需要發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法與時(shí)代快速發(fā)展的步伐相結(jié)合會(huì)產(chǎn)生許多不適應(yīng)的地方。檔案管理信息化是新時(shí)期檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，也是傳統(tǒng)管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變自身思想觀(guān)念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)，提高檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，以促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。