探究新時期檔案管理信息化建設

王 優

（吉林省梨樹縣融媒體中心 吉林·四平 136500）

隨著科學技術的不斷創新，計算機的運用范圍不斷擴大，傳統的檔案管理與服務已經不能滿足人們對檔案服務的需要，也難以跟上現代化發展的步伐，因此為了提高服務的質量，應該將檔案管理與信息化條件相結合，實現檔案管理的現代化和專業化。

1 新時期檔案管理信息化發展的必要性

傳統的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發展的環境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發展改變了檔案資料的利用方式，彌補了傳統檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網絡等平臺進行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務。

2 在檔案信息化建設中應注意把握的幾個問題

2.1 數字化、網絡化不等于信息化

檔案信息化建設的內容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數據庫及信息網絡的建設、信息資源的有效利用、信息資源開發利用的法律法規及人才隊伍的建設等。所以，檔案網絡化、數字化建設不單單只是信息的建設，應該從多個方面入手，促進檔案信息化建設的快速發展。

2.2 立足現實，加強標準化建設

檔案信息技術處理，既有地域上的差異性，又有業務上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨進行計算機管理系統的開發，無論是經濟性、通用性都不利于協調統一。當務之急是加強檔案館之間的橫向聯系，按照統一的標準、規范，把計算機應用及適合共性特點的軟件開發作為信息化建設的切入點。要力求軟件功能設計既具有相對的統一性，又具有一定的靈活性和較強的應用性，爭取在最大范圍內建立統一的網絡平臺，整合檔案信息資源，以整體優勢最大限度地實現信息資源共享。

2.3 注重質量，加強特色建設

信息化不應流于表面和形式，而是要注重由信息技術支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現了檔案服務功能的全面拓展和最大優化。如果傳輸的檔案信息及相關的數據不被利用或者接受，那么檔案信息化建設就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設工作必須與社會廣泛聯系，了解社會需求，掌握信息利用規律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設，在檔案信息服務方面充分體現吸引用戶的魅力。

2.4 著重用戶的實際與需求

不同方面的用戶是信息化建設成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設一種便捷的、更加適應用戶需求的新型檔案信息服務關系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發展，共同進步。

2.5 以人為本，加強人才培養

在檔案管理工作中應廣泛使用電子設備，使傳統的檔案管理方式從根本上發生變化。著力培養一支復合型的人才隊伍，對完成信息化建設任務至關重要。首先，要重視對現有管理人員和專業技術人員的崗位培訓和繼續教育，為大家創造學習現代科學知識與先進技術的機會。其次，有計劃、有針對性地招聘信息化建設專業人才。招聘信息化專業人才要長期、中期、短期相結合，實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養現有人員和引進專業人員的辦法，不斷提高信息化建設隊伍的綜合素質和創新能力，保證在完成信息化建設任務時得心應手。

3 新時期檔案管理信息化發展的策略

3.1 轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

在我國現階段，檔案管理工作得到了各行各業的廣泛關注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應該進行改革與創新，檔案信息化建設成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統的管理理念及模式，加強檔案信息化建設，提高自身的職業素養及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質，才能有效的促進檔案信息化建設的快速發展。

3.2 制定信息化發展目標，并嚴格執行

在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發，將近期目標與長遠目標進行有效的結合，堅持一定的原則，既適用性、實用性、科學性。在檔案管理工作制定長遠目標時應該對檔案管理工作進行深入的分析與研究，使制定的目標得以實現，為全局統一發展而努力，充分的考慮檔案信息化建設未來發展的需求，留下兼容、擴充剩余空間，避免有效的資源浪費。在制定檔案管理工作的近期目標，檔案管理工作近期目標的重點在于其可行性和實用性。在檔案信息化建設的初級階段，需要對現有的檔案資料進行整理，這項工作必須仔細、認真、不能出現任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準確性，并且按照標準執行。在對檔案館進行整理時，首先要對重要的檔案資料進行數字化處理，對于沒有價值的資料進行銷毀，避免浪費資源和時間，這是對檔案管理實行信息化的一個基本要求。

3.3 信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理

現階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統一管理，各個部門所采取的信息化手段及設備都不相同，嚴重影響檔案信息數據之間的兼容性，嚴重制約檔案信息化建設的發展。為解決檔案信息化建設存在的問題，必須與檔案管理工作的實際情況相結合，使檔案管理工作數字化設備得到統一，并使檔案管理的工作人員具有專業性，進而實現設備的文字識別功能，以及自動的轉化、編目、檢索功能，并在此基礎上實現檔案信息化建設中自動標引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計算機設備的規格及型號得到統一，這是檔案信息化建設實現的基礎。

4 結束語

總之，社會需要發展，傳統的管理方法與時代快速發展的步伐相結合會產生許多不適應的地方。檔案管理信息化是新時期檔案管理工作的重要發展趨勢，也是傳統管理方法的創新和發展。因此，檔案管理工作者要轉變自身思想觀念，樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，實現檔案資源的有效利用，以促進我國檔案管理事業的穩步發展。