基于信息資源共享的高校教學檔案管理模式探討

（懷化學院 湖南·懷化 418008）

0 前言

信息資源共享已經成為當今社會的一大特點，要實現信息資源的有效合理共享，必須要加強對于信息檔案的管理，從而推動我國檔案管理事業的發展。高校作為高素質人才的主要培養基地，保存著我國大部分教育、科研、實驗等方面的重要資源，因此實現高校的教學檔案有效管理對社會穩定發展有著重要的意義。要實現準確優質的教學檔案管理，必須從管理現狀進行研究討論，找到合理的檔案管理模式，促進管理事業的發展。

1 高校教學檔案管理的現狀

由于高校教學檔案管理處于發展階段，因此在信息資源高度共享的社會中存在部分問題，只有對現存的問題進行分析探討，才能有針對性的提出解決方案，促進高校教學檔案管理的發展。

1.1 缺乏權威的管理部門，沒有統一規劃

在目前的教學管理工作中，沒有成立具有權威性的機構進行信息資源共享工作的指導與管理，不能對管理工作行使合理的規劃與安排，從而導致教學檔案管理工作進行缺乏系統性的統一安排與科學化管理，在高校間難以形成合作通道，降低了資源之間的共享效率，并且使教學檔案管理人員以及基礎設備在應用上出現浪費的現象，極大的阻礙了教學檔案管理工作的發展。

1.2 高校對于教學檔案管理工作重視程度不足

由于傳統信息管理觀念和方式的影響，部分高校在教學檔案管理工作中存在重視程度不足的現象，工作者沒有對檔案信息共享技術做足夠的學習和了解，導致不能充分利用信息技術進行信息管理，同時部分工作者的檔案管理意識落后，在日常工作中忽略了檔案信息的管理過程，缺乏工作的主動性，降低了高校檔案管理工作的效率。

2 高校教學檔案管理的模式討論

2.1 建立專門的教學檔案管理部門

高校具有豐富的技術、科研等資料，必須要有專門的管理部門和管理人員對工作進行細化與指導。但在目前的高校檔案管理工作中，大部分高校沒有設立專門的教學檔案管理部門，導致在工作過程中沒有專業的領導人員進行工作的監督與安排，造成了人力資源的浪費，阻礙了高校教學檔案管理工作的進行。因此在高校中要建立專門的教學檔案管理部門，由該部門進行教學檔案管理工作體制的制定，對教學檔案資源進行整合，進行全局性的統籌規劃，在檔案管理過程中做到有效的監督，避免管理工作中出現失誤，對教學檔案管理人員的工作做到合理安排，充分發揮人力效應，提高教學檔案工作效率。

2.2 加強高校檔案信息法律管理

高校檔案管理是一項包含多方面信息的綜合性工程，要高效率的進行檔案管理工作必須有一定的法律支持，在檔案管理過程中可能出現的問題與缺陷做出法律上的規定，從而避免工作漏洞。在進行高校檔案信息法律制定時，可以首先對現有的法律進行完善和補充，淘汰與信息時代不符的現存法律，對部分有缺陷的法律法規進行修正與補充，不斷完善法律體系。同時也可以重新制定相關的法律法規，保證信息公開、資源訪問權限以及信息安全處理等相關事宜的進行，確保在檔案管理過程中能夠做到信息資源的共享，避免信息缺失、信息污染等現象的發生，從而促進高校檔案信息管理工作的有序進行。

2.3 構建高校教學檔案管理服務體系

教學檔案管理是以用戶能夠快速、方便的使用檔案信息為最終的工作目的，因此要想進一步提高教學檔案管理的工作效率，必須建立完善的教學檔案管理服務體系，對檔案用戶的信息獲取要求做出恰當的分析與理解，對現有的檔案工作進行變革與方法轉換，更好的服務各部門用戶。

在進行教學檔案管理服務體系的建立過程中，高校要深入分析檔案用戶的需求，在目前的檔案用戶需求中，主要呈現出層次性明顯的特點，不僅要求檔案信息內容的準確及時性，而且對檔案獲取方式以及搜尋手段提出了簡單快捷的要求，因此在進行教學檔案管理時高校要探索更為簡便的獲取途徑，提高工作效率。其次檔案用戶對于檔案信息的要求也更加重視實用性要求，在檔案信息獲取的過程中，服務部門要明確的了解檔案用戶的真實需求，有針對性的提供相應內容，減少在用戶內容篩選上的浪費，改進檔案管理工作。

3 結語

在信息資源高度共享的當今社會，高校進行教學檔案管理工作已經成為必然要求，要想加強教學檔案管理能力、提高教學檔案管理效率，各高校必須對檔案管理方式做出改革。高校可以通過建立專門的教學檔案管理部門、構建檔案管理服務體系以及與社會共同完善信息管理法律法規等形式，嚴格要求在教學檔案管理工作中的各校規定，保證工作的合理性與合法性，避免信息犯罪行為的出現，從而提高教學檔案管理的效率，促進社會資源共享事業的發展。