信息化時代基層檔案管理工作規范化研究

（重慶市豐都縣委黨校，重慶 豐都 408200）

檔案作為一種信息資源，是工作與生產活動的真實記錄，是管理和業務信息的重要載體，也是社會歷史不斷發展的珍貴資料。在大數據智能化新時代，基層檔案管理工作也有了電子化，數字化等新的元素，為此，我們必須把適當改變傳統的檔案管理工作方式納入重要議事日程，強化領導、完善制度、科學管理，使基層檔案管理工作更加規范化，為社會各方面發展提供有力支撐。

1 基層檔案管理工作現狀

1.1 組織管理

一是成立檔案工作領導小組，確定一名專兼職綜合檔案管理人員，保障工作經費，做到責任到人；二是建立健全檔案工作制度，擬定檔案工作計劃，把檔案管理列入議事日程，并開展個人年度考核；三是注重檔案工作業務培訓，為檔案規范化管理夯實基礎。[1]

1.2 設施設備

絕大多數基層單位和組織按照《機關檔案業務建設規范》要求，設立了專門的檔案室，購置了桌柜、電腦及打印復印一體機、滅火器等設施設備，檔案管理基本達到了“九防”的要求。

1.3 業務建設

一是根據《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》要求，結合實際制定了《檔案管理規范制度》、《檔案分類方案》等制度；二是文書檔案按照相關標準進行立卷整理歸檔，并對其它門類和載體檔案分別按照各門類檔案規范要求進行整理歸檔。

1.4 檔案信息化建設

在加強紙質檔案管理的同時，加快推進檔案信息化建設，配備專用電腦，使用檔案部門統一規范的檔案管理軟件，對已經形成的檔案建立數據庫，方便查詢。

1.5 檔案開發利用

一是進一步完善了檔案綜合利用制度，分別健全檔案查借閱、利用效果等登記冊；二是認真編制文書檔案《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具，為安全保管和快捷準確提供檔案充分發揮作用。

2 基層檔案管理工作存在的主要問題

2.1 思想認識還不足

由于《檔案法》宣傳貫徹的力度不大、深度廣度不夠，全社會的檔案法律意識還不強，檔案工作在經濟發展中的作用被忽視，基層對檔案管理工作的重視程度不高。截止調研時，仍有基層單位逾期檔案未移交進館，有的單位檔案并未實行集中統一管理，將部分檔案資料存放于分管領導處或者具體業務科室，少數業務科室人員把本職工作中形成的有價值檔案據為己有。甚至有的投資上億的重點工程雖已投入使用了好幾年，但相關的檔案資料還沒有移交進館。而一些農村路橋、老舊小區、市政設施維修往往找不到圖紙，部分山林土地流轉程序也不到位，相關資料散放在農村，這些檔案方面的問題無疑會給以后的工作，帶來極大的麻煩。

2.2 管理人員不專業

大多數基層單位缺乏有專業技術職稱的檔案員，特別是熟悉檔案管理、能進行檔案信息研究的人才十分緊缺。許多單位檔案工作由辦公室同志負責，由于身兼數職，花在檔案上的精力不夠，就無法保證檔案管理工作的有序開展。部分基層單位大量的項目資料堆積如山，檔案工作人員變動頻繁，有的剛接手檔案工作就調走或者調整了工作崗位，很容易造成單位檔案資料的缺失、遺漏、不齊全、不規范。此外，檔案管理人員大多是臨時上陣，缺乏專業培訓和學習，缺少扎實的檔案學理論知識，不能適應新時代檔案管理要求，從某種程度上阻礙了檔案管理工作的科學化、規范化。

2.3 體制機制不完善

部分基層單位受機構編制及人員因素的制約，有的只是建立了一個綜合檔案室，把重要的文書、會計、業務和音像等方面檔案實行集中統一保管；而對短期工作記錄、臨時性文書等檔案資料，缺乏專責專室專人保管，這極易造成檔案管理的職能不明、分工不細、專業不精，從而影響檔案管理工作水平。同時，部分基層單位的檔案管理工作制度還不完善，檢查督促考核落實也不到位。截止調研時，一些行業主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責規定不全面，有些基層單位的檔案管理制度是自行研究制定，也未納入年度目標考核。

2.4 信息化程度不高

隨著現代科學技術的快速發展，信息化技術已經普遍應用到了各行各業，但檔案管理信息化建設步伐相對較慢：一是計算機設備、網絡建設等在檔案管理方面的應用相對滯后，跟不上新時代高質量發展的需要。而在檔案管理信息化中，由于缺少先進的設備，網絡沒有實現全覆蓋，導致信息資源無法共享，先進的網絡技術優勢沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，這極大影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術水平參差不齊，對信息化建設和網絡的應用不夠熟練，這也給檔案管理工作造成不便，一些基層單位館藏存量檔案數字化工作只完成了極少部分。[2]

3 規范基層檔案管理工作的對策建議

3.1 加強組織領導，提高思想認識

要切實從黨的事業和人民需要的大局出發，突破傳統方式、對標職責定位、轉變發展理念，使檔案工作逐步適應時代需要。要把檔案工作發展列入發展規劃，列入本單位年度工作計劃，與其他工作同部署、同檢查、同考核。進一步完善檔案管理工作責任制，明確分管領導，配備具體人員，形成各相關科室協同參與的管理網絡。單位主要領導要重視檔案工作，定期聽取檔案工作匯報，著力解決本單位檔案管理工作遇到的困難和問題；分管領導要切實履行職責，加強協調、抓好落實；作為檔案管理工作人員，要切實做好檔案的存儲、收集、整理、上報等，力爭出色地完成檔案管理相關工作。

3.2 強化隊伍建設，提高綜合素質

新時代對于檔案工作提出了新標準、新要求，要進一步提高檔案工作人員素質，優化隊伍結構、構建成長平臺?；鶎訂挝灰Y合實際合理設置專兼職檔案崗位，選配能力強、素質好、敢創新的年輕人。要完善用人機制，既為現有檔案人員提供升職機會，也為吸引社會人才提供有力支持。要著力引導檔案工作人員發揚愛崗敬業、無私奉獻的精神，開展檔案工作技術創新，才能讓他們正確理解自身肩負的責任，才能讓他們跟上新時代的前進步伐，也才能讓他們適應當今社會需求。要通過現場講授、程序展示、實際操作等形式，對檔案人員進行培訓，做到理論與實踐相結合，使他們在學中干、干中學，以干代訓、以干促培，從而快速提升其檔案工作技能和水平。

3.3 完善規章制度，提高工作質量

建立比較完善的工作流程及規章制度是檔案管理工作規范化的基礎和前提。在檔案管理工作中，要著眼本單位和檔案工作實際，規范檔案管理工作程序，提高相關技術含量，編寫歸檔范圍、時間、要求和檔案保管期限表、檔案分類方案。從檔案資料的收集、分類、整理、歸檔、交接、查（借）閱及銷毀全過程入手，建立標準化的檔案管理制度，比如立卷歸檔制度、檔案保管制度（包括保密制度）、機關檔案人員崗位責任制（包括職責、權限、任務、考核和獎懲）等。進一步完善行文規則，做好文件資料的收發、傳閱、立卷、歸檔及收進移出登記等工作。形成相應的安全措施，做到庫存檔案無霉變、無褪色、無沾污、無蟲蛀鼠咬，無遺失泄密、損壞，要保證電子檔案或者電子文件的完整、安全，從而使檔案管理更加規范化。

3.4 加快信息化建設，提高服務水平

要緊跟新時代檔案管理信息化建設的步伐，積極爭取和加大經費投入，運用大數據智能化技術手段，將已歸檔的紙質檔案資料信息化。要及時引進或研發檔案信息管理相關軟件，加強和規范檔案信息數據庫建設，根據檔案利用工作的需要，通過局域網以數字化形式傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實現檔案信息共享，切實提高檔案信息管理和檔案信息利用率。作為檔案管理人員，要能熟練使用各種現代信息工具，以更快、更好地管理和開發檔案資源，對網絡上的檔案信息，進行較快的判斷、鑒別、分析，從中篩選出有用的資源，為檔案需要者、利用者提供相對優質的服務，切實提高檔案服務的效率和水平。