現代信息技術在辦公管理中的應用研究

（南京市江寧區人民法院，江蘇 南京 211100）

現代信息技術發展到今天已逐漸的成熟和更加的實用，讓辦公管理工作變得輕而易舉而不是高不可攀。信息技術讓天文級的數據流得到快速、有效的處理，實現了部門層級之間向扁平化、網絡化的方向過渡，最后變成柔性狀態下的組織形式，使得辦公效率明顯提升，而管理成本卻大幅降下來，因此，信息化系統推行和應用到辦公管理之中，是大勢所趨，勢在必行的。

1 現代信息技術在辦公管理中應用所具備的特點和必要性

1.1 現代信息技術在辦公管理中的應用特點

其一，現代信息技術在辦公管理中是具有及時性的，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達。其二，是具備指導性，辦公室需要管理的資料當中，有許多都是國家政府的指導性政策和上級領導的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據，對這些文件的管理具有很強的指導意義。其三，是具備廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機關或者企事業單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。其四，是具備連續性，辦公室管理資料還需要對所有工作進行總結，以確保順利進行所有工作，如今自動化和信息化的發展及應用無所不在，現代信息技術在辦公室資料管理工作中更加凸顯了其優勢，例如各類的辦公軟件，而實踐也證實了現代信息技術是建設辦公室資料管理自動化和信息化的關鍵。只有適應當下環境，與時俱進，以辦公室資料管理工作特點為基礎，充分有效地發揮現代信息技術的作用，才可以有效地提高工作效率，促進辦公室資料管理工作的順利開展。[1]

1.2 現代信息技術在辦公管理中應用所具備的必要性

信息技術的高速發展，信息產業化、辦公自動化的步伐不斷的加快，傳統的、效率低下的辦公效率和辦公手段，越來越補難以滿足單位辦公管理的需求。同時，法律系統工作的改革進一步深入，讓系統的環境發生很大的變化。更新理念進一步完善辦公管理工作，成為當前辦公管理工作的必然選擇。在這個前提背景下，創新管理的模式，運用先進的信息技術，提高辦公管理效果和效率，更好的服務各個部門系統，是一種必然的選擇。

現代的信息技術是各種信息處理和管理的技術總稱。普通的辦公業務管理，主要進行大量起草文件、通知、公務處理、各項文本業務，接收外部文件的存檔、進行查詢外來文件和部門文件，對文件進行復制等等。信息技術的發展，正在改變和影響傳統職能部門的辦公管理的模式，讓運用信息技術實現辦公自動化成為應用投入使用越來越多，越來越得到廣大辦公人員認可和喜愛的方式，采用電腦的文件處理軟件進行創建各種文檔、復制、剪切和儲存各種文檔，采用其他自動化先進的設備，如傳真機、復印機、打印機、遠程培訓等進行的復制、傳遞、掃描文檔，或采用互聯網的技術進行傳遞文檔，是辦公自動化的最普遍、基本的特征，計算機的信息處理系統為使辦公系統化和標準化提供了一個功能強大的平臺。先進的信息技術在辦公管理中的投入使用，起到了非常顯著的作用。主要體現在以計算機為中心和節點，運用一整套的現代化辦公設備和先進的數字通信技術，全面、廣泛、無死角、迅速地進行整理、加工、收集、存儲、和利用信息，為科學的辦公管理和決策進行服務和技術支持，從而達到提升辦公工作效率的目的。

辦公管理工作的創新是出自于理念的創新，具有創新的意識是讓辦公管理有著鮮明的特點和更上一個臺階和水平的基本要求。在科學技術高速發展的今天，為所有工作變革和管理提供了強有力的支持，辦公管理工作理所當然的要享受科技成果帶來的轉化應用，吸取精華，為我所用，逐步實施，讓數字化、信息化和現代化來助力辦公管理水平的提升。

2 信息技術在管理中應用的意義

2.1 現有資源整合

技術的實施和應用，讓經驗資源、制度資源、文化資源、技術人力資源等集中在同一平臺上實施管理，可以相互增值和促進，從而打造出發展的最佳環境，促進各方面的發展。高效的積累內在的技能、資源、經驗等，并對所有人開放共享資源，應用盡用，促進辦公人員相互交流和學習，迅速提升業務能力，達到1+1 大于2 的效能。另外，在辦公系統自動化里，還有兩種常見的表現形式：門戶網站和門戶系統，這是整合了隨意創作和應用程序的工作場所協同的新興技術。這樣的技術整合了可擴展框架和個性化集成信息平臺，它讓數據內容、人員業務流程和應用系統實現互聯互動。例如可以根據部門需要建立門戶系統，采用各種技術創立屬于門戶先進的辦公電子系統。目前一些單位或部門已經根據自身需求創建了門戶網站并投入了使用。[2]

2.2 信息傳播更快捷

及時發布各層級和基層單位的所有關于工作的信息，讓各項工作得以迅速的展開。快速提升各個部門和處室工作計劃制定的綜合整理和上報，讓工作效率翻倍提高。在辦公管理的平臺和個人手機之間建立聯系，使辦公實現易操作化和異地化，促進所有工作得到及時的落實。運用大事記和工作信息的功能轉換，讓文件歸檔迅速，操作人員省時省力。辦公人員可以在平臺上進行公平直接的探討和交流，有利于建立和諧的團隊及營造濃厚的文化氛圍。

2.3 規范工作流程

信息化的應用使內部工作實現透明化、公開化，進而讓人員行為和辦公流程更加規范，建立了一個可靠、協調、緊密的管理體制，使辦公室有動力和活力，充滿生機。讓辦公人員權限清楚、責任明確、杜絕了推諉扯皮等現象的發生，這樣一來，辦公室工作執行力和效率高效，流程愈加有序、規范，完全消除了信息傳播過程中的失真、延誤和堵塞，確保信息能夠及時、準確的送達。運用網絡高速傳輸，不是頻繁的電話來督辦或詢問每一項的工作進度；工作人員可以方便的每天記錄工作心得和內容，供領導層查看、修正和指導，省去了諸多的繁文縟節；降低了人力、電力、紙張、設備等工作成本，節省了大部分精力、時間和資源。

2.4 提升工作效率

信息化的應用可讓使用單位內部和外部信息傳遞的環節省去、速度飛升，讓工作實現即時化。可以高效的協同多部門工作，也可以給各手機終端發工作信息，使得可以在任何時間與人員保持穩定、準確、密切的工作聯絡。辦公人員可以及時完整的查看分配給自己的工作任務及進度，以便作出合理安排。省去了復印、打印和分發的繁多環節，做到了溝通和傳遞無任何費時和費力，也節省了大量的時間，實現省時省力和高效率的工作。[3]

3 信息技術在管理中應用的步驟

3.1 統籌規劃，逐步實施

信息化管理和建設是項新的系統工程，在信息化應用中，立足于長遠規劃目標，要堅持統籌規劃，逐步實施的原則，讓信息化具備可持續的發展，讓每個應用階段都能效益最大化。辦公管理的信息系統在應用時，根據實際需要，進行新功能加載，總體原則不能輕易變化，要始終具有整體的思維，讓各個小項目都進入整體統籌規劃中，服務于整體的管理需求。只有有了整體規劃設計后，才能有效的防止各部門數據不相同情況的發生，為全面數據分析和匯總打下基礎。可以節省資源，降低成本。

3.2 工作流程數據化

實現信息化辦公的過程就是讓工作流程數據化的過程。進行信息化應用時，需要相當的數據來保證信息化的應用。數據思維要始終保持，只有準確和充分的數據支撐，才能創造出合適的、高效率的辦公流程。要依照部門管理實際的情況和信息制造的過程來決定實施具體的步驟，每一個步驟都要以數據為基礎，逐步走向深入，使信息化應用的數據可以層級提取，保證由低級向高級實現平滑的過渡。

3.3 分步落實，兼顧長遠

根據不同類別，不同層級的企業或公司信息化的現實狀況，進行認真分析，要進行分步落實，才是降低成本和減少投資風險的最佳辦法。有效的分步落實便于及時發現問題，及時矯正，從而把損失降到最低。要對急需進行信息化應用的項目優先安排，對于不緊急、不重要的計劃可延后；同時，分步進行能按階段對效益進行評估，減少周期冗長而可能存在的風險。信息化的發展飛速，技術更新變短，信息化應用項目要長短兼顧，以適應未來多元化的需要。在做好了整體規劃之后，為日后系統的兼容性、擴展性等因素進行透徹的分析。[4]

4 結語

綜上所述，現代信息技術發展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現代化轉變勢在必行。統籌規劃，逐步實施，使工作流程數據化；分步落實，兼顧長遠，讓信息化的應用更好地服務于現代辦公管理的需求，推進大數據時代辦公管理的規范化和高效率，適應信息時代的潮流，實現更好的發展。