醫院檔案精細化管理運用分析

何洋芳 張 虹

河南省洛陽正骨醫院（河南省骨科醫院）辦公室，河南洛陽 471002

精細化管理作為一種新的管理理念和管理手段，越來越多地運用于企事業單位的現代管理。精細化管理的核心是復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。醫院檔案精細化管理，是把精細化的管理理念和手段植入醫院檔案管理，對檔案工作的各個環節進行細化分解，歸納總結出各個環節的最佳工作方法[1]，實現檔案管理質量和服務的提升。既是提升檔案管理質量、創新檔案利用服務模式的重要手段，也是適應現代醫院管理的必然要求。本文試從醫院檔案管理現狀著手，分析精細化管理引入檔案工作的具體途徑運用。

1 醫院檔案管理現狀

1.1 檔案管理制度相對滯后

目前，很多醫院檔案管理制度還停留在粗放式的管理時代，不能適應現代檔案管理理念和新方法、新技術的應用，在實際工作中經常出現管理無章可循，管理人員往往依據自身以往的工作經驗或在日常工作中逐漸形成的不成文規定來開展相關工作[2]，檔案管理工作的盲目性和隨意性較大。有的醫院并沒有把醫院檔案管理工作納入目標管理績效考核的范疇，使得很多時候檔案管理工作長期處于管理不嚴、監督無效等失控狀態[3]。檔案管理制度的落后不但降低檔案管理的科學性，也降低醫院檔案工作人員的工作效率[4]，給檔案管理工作的質量與效果帶來不良影響。

1.2 檔案信息化程度較低，缺乏統一化的信息管理鏈

目前醫院檔案大多仍以紙質的保管為主，這種對檔案實體的管理不僅降低了檔案利用率，還會帶來因多次利用致使檔案受損或丟失的風險。作為醫院檔案核心部分的病歷檔案，一方面數年積存的紙質檔案數字化進程緩慢；另一方面，盡管國家推行電子病歷已有十年之久，但仍沒有完全替代傳統的紙質病歷。基層醫院仍依賴傳統的手工書寫病歷為主，紙質病歷模式不但效率低下，而且因書寫不規范、容易出錯，存放年久字跡模糊殘缺以及查找困難等原因會直接降低患者的就醫體驗，還會帶來不必要的醫患矛盾[5]。另外，醫院檔案種類較多，如文書檔案、病歷檔案、財務檔案、基建檔案、科研檔案、設備檔案等，這些檔案多分散在不同的部門保管，部門之間缺乏統一化的信息管理鏈，彼此之間的檔案信息在一定程度上不能互通共享，信息孤島林立，檔案實體的安全性、管理的規范性和共享性受到影響。

1.3 檔案人才隊伍建設薄弱

一直以來，醫院檔案管理作為醫院基礎性工作未引起人們的足夠重視，從而造成大部分醫院在檔案管理上人才短缺的現象。目前，大多數醫院的檔案人員是兼職，無法將精力完全放在檔案工作上來[6]。而且，醫院在檔案業務方面的培訓較少，檔案人員不能及時加強學習，更新知識結構，現有的知識儲備不能滿足新技術環境下檔案工作的要求。

1.4 檔案管理模式單一，利用、服務手段有限

檔案工作作為醫院日常的一項基礎性工作，在提升醫院管理水平和質量，促進醫院健康長遠發展方面發揮著重要作用。傳統的醫院檔案管理模式是“被動式”歸檔，往往是有移交才歸檔，檔案人員在文件形成和運轉階段沒有提前介入，缺少對文件階段的前端控制，容易造成歸檔時檔案資源分散、遺失、收集不全。醫院檔案信息多以紙質形式承載，檔案管理還停留在依靠人工操作對檔案實體的管理。部分醫院仍然存在“重管理，輕利用”的檔案管理思想，對檔案利用工作缺乏主動的服務意識[7]。檔案資源開發程度有限，服務手段單一，查閱多依賴人工檢索調閱，只是簡單地提供檔案原件借閱或檔案復印件。“你來我找”的被動式服務依然居于主導地位，醫院檔案利用與服務的主動性不強[8]。這種利用現狀不但容易造成檔案原件的破損、丟失，而且也影響檔案的查閱速度和利用率，更無法滿足個性化的檔案需求。

2 精細化管理在醫院檔案工作的具體運用

2.1 建設完備精細的檔案管理制度

2.1.1 建立健全檔案管理制度。完善的檔案管理制度能夠保證醫院檔案管理工作規范有序，是實現檔案工作精細化管理的有力保障。檔案管理工作在實際開展過程中，要注重按照標準化、目標化和流程化的管理要求落實，在各個環節將精細化的理念融入其中[9]。醫院要依據檔案法律法規，結合自身實際情況，建立系統完整的檔案管理制度。檔案制度既要科學、具體、規范，也要注重可操作性和實效性。不但涉及各類檔案，涵蓋檔案管理的整個流程，還要包括涉及檔案工作人員的相關制度、檔案室（庫房）管理制度等，還應根據醫院檔案信息化建設的目標和實際情況，建立醫院檔案信息化相關制度，將精細化管理的觸角伸向涉及醫療機構檔案工作的每一個角落，達到“處處有管理，事事見管理”的目標。將精細化管理理念應用到檔案管理制度中，讓檔案管理規范化和制度化，進而有效提升醫院對檔案的管理效率[10]。

2.1.2 細化檔案管理標準。根據檔案管理的各項制度，對檔案工作實施標準化管理。將日常檔案管理細化為各項標準，標準既要完整、準確，又要系統、規范，對檔案工作人員提出具體的工作要求，在管理中嚴格按照標準要求執行。

2.1.3 細化檔案管理流程。精細化管理注重對管理對象的流程化管理，即對管理對象進行系統化和體系化管理。結合醫院檔案管理現狀，細化醫院檔案管理流程，明確流程的標準規范，將流程落實到具體的收集、整理、歸檔、借閱利用等各個環節。細化檔案管理流程，既要保證流程前后的銜接，也要保證流程之間的順暢。另外，醫院檔案流程管理是一個動態、不斷改進的過程，需要根據新情況、新問題不斷改進優化管理流程。完善相關管理制度，促進檔案管理流程化與規范化[11]，使醫院檔案管理流程更加科學高效，提高醫院檔案管理質量。

2.2 加強檔案資源的信息化建設，實現對檔案資源的精細化管理

檔案精細化管理旨在提高檔案管理質量和效率，為醫院整體管理水平提高提供動力。現階段，信息化、大數據技術和互聯網技術等為檔案工作的發展提供了新的機遇和動力。首先，醫院建立統一的檔案資源存儲標準，利用數據庫技術、數據壓縮技術等技術手段，將傳統的紙質、聲像檔案信息轉變為便于保存的數字化檔案信息，建立檔案目錄數據庫和檔案信息全文數據庫，實現檔案信息的數字化存儲。其次，加快推行電子病歷檔案建設。2018 年，國家衛生健康委制訂了 《電子病歷系統功能應用水平分級評價方法及標準》，將電子病歷按照0～8 級來管理，并提出了“所有三級醫院在2019 年達到分級評價3 級以上，到2020 年達到4 級以上，二級醫院達到3 級以上”[12]的目標。醫院要借以評促建的契機，推動醫院電子病歷檔案的標準化建設和分級評價目標達成，實現醫療數據的信息集成化管理。計算機設備會自動化的對病歷內容進行分析，并向臨床部門直接反饋資料，臨床部門則可以及時的總結經驗和解決問題，從而能夠進一步提高醫療服務質量[13]。再次，要完善醫院檔案管理信息系統與醫院內部各個職能科室相連接，不斷提高醫院檔案歸檔的前端控制能力[14]。最后，構建醫院統一的大檔案管理系統。在檔案管理系統中，分別設置相應的模塊對不同類型的檔案進行存儲管理，加強對檔案信息的自動化收集和整理[15]，既要明確其歸檔范圍，也要明確其電子檔案歸檔標準，實現檔案信息集中存儲管理，為豐富檔案信息資源的共享和便捷利用提供基礎。

2.3 加強檔案人才隊伍建設，實現檔案人員精細化管理

醫院檔案精細化管理的推廣和應用最終都要依靠檔案人員的日常工作去實現，加強檔案人才隊伍建設是有效實現醫院檔案精細化管理的先決條件。檔案人員的職業素養、知識儲備、學習能力等都會影響到醫院檔案精細化管理的品質和內容，所以，對檔案人員的精細化管理尤為重要。首先，要對醫院檔案人員的崗位職責和檔案管理中的操作要求進行標準化設置，使檔案工作職責清晰，責任到人，工作方法有章可循。其次，醫院要加大對檔案人員的職業道德教育和業務培訓。加強職業道德修養的關鍵在于將相關原則和內容規范內化為自身內心的信念和感情，將檔案職業道德的規范要求轉變為自覺自愿、自然而然的行為[16]。通過職業道德教育，強化檔案人員職業認同感和榮譽感，使檔案人員自覺端正職業行為[17]。加大業務培訓既要加強檔案管理知識的培訓，還要結合現代檔案管理手段和信息技術的運用，加強對檔案人員信息化、大數據技術、互聯網技術等相關知識的培訓。醫院可定期組織相關工作人員到其他有經驗的大醫院、知名醫院學習先進的管理經驗及管理技術[18]。不斷優化檔案人員的知識結構，提升專業技能，培養復合型、創新型的檔案人才隊伍，以適應新形勢下檔案工作的需要。最后，要把考核考評制度體系和人才激勵制度結合起來，對檔案人員的工作態度、責任意識和管理能力進行考核，并完善獎懲制度[19]，通過獎懲制度實現人才激勵，提升人才隊伍建設，推動檔案管理質量的提升。

2.4 創新檔案管理模式和服務手段，提升管理質量和服務水平

要創新檔案工作理念和工作方式，拓展工作領域，發揮檔案工作的作用，夯實基礎是關鍵。

2.4.1 檔案人員要轉變思想觀念，工作中變被動為主動，加強對檔案的前端質量控制。檔案人員多深入業務部門，掌握醫院檔案資源結構，在檔案的前身-文件形成階段提前介入，加強與檔案形成部門的交流和溝通，如醫務部、科教部、質控部等部門，使形成的文件既滿足單位利用者的需求，又符合檔案工作的要求，形成真實可靠、完整安全、規范標準的高質量檔案[20]。及時掌握文件的運行情況，嚴格按照收集范圍和歸檔標準歸檔，保障檔案的齊全完整性和歸檔質量。對暫時不能歸檔的檔案原件，及時做好數字化歸檔和網絡歸檔。

2.4.2 運用智能化管理系統，提高檔案精細化管理水平。醫院可依據自身條件引入檔案實體安全監控系統，通過給檔案實體粘貼電子標簽，通過系統提供的實時定位技術對每個檔案實體的位置進行實時追蹤，在檔案查找時能快速定位，對非正常出入庫的檔案實體進行及時的報警[21]；管理員還可以對查閱行為進行遠程查看和授權查閱，系統對查閱人、調檔信息均能適時記錄[22]，實現了對檔案實體的全程監測和跟蹤。

2.4.3 利用檔案數字化和檔案數據庫的管理，建立醫院檔案信息服務平臺，實現以用戶為核心的檔案管理服務模式。平臺對檔案信息設置不同的訪問權限，通過對登陸用戶進行身份驗證，即可實現檔案信息的查閱利用。減少對傳統紙質檔案的破壞，在很大程度上對醫院檔案給予了安全性保護[23]。如服務就診患者的名老中醫個人信息、院內制劑以及個人電子病歷等的在線查詢，服務臨床的臨案資料和處方查閱利用服務等。

2.4.4 檔案人員應注重對檔案資源進行深度開發，通過聚類分析、知識提煉等手段開發利用檔案信息。結合用戶需要來建立相應的數據挖掘模型，并進行聚類、分類和關聯，實現信息的及時推送[24]。針對一些利用價值大，查閱頻率高的檔案信息，檔案人員要樹立先行意識，圍繞工作大局和重點工作超前做好服務，著力提升檔案工作價值。可以根據醫院的特色和優勢學科，利用臨床數據建立基于特殊病種的專病數據庫[25]，實現該病種的重要病歷信息、案例總結、常用和經典方劑的查詢利用。醫院也可根據患者的就醫情況，利用手機報等及時推送具有針對性的康復科普知識，還可以將醫院的特色醫療檔案或各科專家制作成紀錄片或視頻形式，放在醫院的門戶網站或自媒體平臺上，供廣大不特定受眾下載、觀看和學習，提升醫院的形象和知名度，發揮檔案利用在普及醫療知識等方面的積極作用[26]。

3 總結

精細化管理是檔案管理工作的一種創新和探索，要將檔案工作緊緊圍繞醫院的中心工作開展，堅持以服務醫院大局為發展檔案工作的根本目的，不斷提高檔案管理質量和服務水平。只有將醫院檔案精細化管理，才能形成醫院檔案的“大數據”，為醫療工作提供準確的數據支持，才能進一步推動醫院檔案工作的跨越性發展，確保醫療服務質量的大幅度提升，為實現醫院的長遠目標夯實基礎。