檔案管理中的價值增值研究

周麗娟

摘 要：檔案是一種能夠真實反映社會實踐活動的材料，這一特點決定了其歷史價值與經濟價值。在當前社會快速發展的新形勢下，檔案管理的重要性日益凸顯出來，越來越多企業了解到了檔案這類知識資源對于自身發展所能起到的積極作用。為了能夠充分地發揮出檔案管理的價值，本文對檔案管理工作當中的價值進行了深入分析，對其價值的增值問題進行深入研究并結合實際提出了幾項策略。

關鍵詞：檔案管理;價值增值;研究

檔案管理在企業和單位當中是對有價值的圖表、文字和聲像進行收納、整理和保存。檔案管理工作與企業或單位的生產經營活動是密切相關的，在企業或單位當中屬于基礎性工作，也是非常重要的工作環節，對一個企業或單位的生存發展是舉足輕重的[1]。因此，從事檔案管理的工作人員必須認識到檔案管理的價值，并且充分地發揮出檔案管理的價值所在，才能做好檔案管理的價值增值。

一、檔案管理工作的價值

將檔案管理運用到企業或單位的運營當中產生的價值主要是對企業或單位產生的實際經濟效益，通過運用檔案管理來實現預期的管理目的。以下對檔案管理工作中帶來的價值進行分析。

1.經濟價值

人們常見的檔案管理是對人事檔案和商業機密的信息進行管理。其中人事檔案是對職工的學習經歷和工作經歷以及職務職稱等基本信息進行收集和記錄存檔，人事檔案的管理能夠幫助企業了解職工優勢，合理安排員工崗位，幫助管理者做好人員分配工作[2]。其中商業機密對一個企業來說是非常重要的無形資產，具有很高的潛在利潤和市場價值。因此，要對其做好檔案管理，防止出現泄露問題給企業或單位帶來經濟損失。

2.歷史文化價值

檔案管理是對真實數據進行保存的方法之一，通過檔案管理能夠保持數據的多樣性、原始性和真實性，不能對檔案信息進行隨意編制。檔案工作的價值包括對歷史文化的真實面貌進行維護。如果沒有檔案管理工作人員的努力勞作，歷史文化不會被代代相傳下去，不會在繼承中得到進步和發展。

3.情報價值

檔案信息能夠發揮出它的憑證價值和參考價值。現如今，有很多管理者越來越重視檔案材料所帶來的知識資源，這種知識資源便具備了很高的情報價值。企業的檔案信息是一個企業知識文化的組成部分，具有很高的資源優勢。

二、如何做好檔案管理的價值增值

1.樹立新的檔案管理理念

隨著時代的發展，傳統的檔案管理理念無法滿足當前時代發展的需求，面對現如今檔案信息的復雜化和多樣化，傳統的管理理念會制約檔案管理的發展，難以充分地發揮出檔案管理的價值。對此，檔案管理人員要樹立新的管理理念，做到與時俱進，擁有發展的眼光對檔案數據信息的深層價值進行挖掘，才能發揮出檔案信息到指導作用。并且，管理者要對明確檔案數據之間的關系，由原先粗放型的管理模式轉化為精細型的管理模式，要加強自身的預測能力，對檔案管理工作當中出現的不足和不端正現象進行分析，要嚴格控制檔案管理工作中的開發環節和管理環節，為構建新型的管理模式提供有利條件[3]。

2.要夯實檔案管理工作的基礎業務建設

為了能夠實現檔案管理工作的價值增值，需要依靠檔案管理的基礎業務作為支持。目前有許多企業在開展檔案的基礎業務時，會受到許多不良因素的影響，因此，檔案管理工作者要加強管理措施，完善管理體制，來避免檔案管理水平出現不均衡的現象。從基礎上來，提升檔案管理的水平，來幫助企業謀得最大的經濟利益。并且，為了充分的發揮出檔案的價值，就必須讓工作人員正確的認識檔案管理工作的內容和多樣性。企業或單位要完善檔案管理制度，對其工作環節和內容進行規范，才能夯實檔案管理的基礎業務建設，來提高檔案管理的規范化水平，實現檔案管理的標準化建設。

3.重視提高檔案管理人員的綜合素養

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作越來越復雜，所要管理的信息量也越來越多，對此，管理人員要具備專業的管理技能。不僅如此，檔案管理工作還涉及到企業或單位的機密，因此，管理人員要具備管理的綜合素養，堅決不能出現泄露檔案信息的行為。為了能夠滿足社會發展的需求，適應信息化的發展，這還要求了管理人員需要具備一定的計算機運用技術，要努力提升自身的專業技能。企業或單位還要加強對工作人員進行綜合培訓，在鞏固專業技能的同時，來培養工作人員的責任意識。

4.實現檔案管理的信息化發展

在當前大數據的背景下，為了能夠實現檔案管理的信息化，檔案管理者要對檔案信息化的構建給予正確的支持和指導，各個部門之間要加強交流和合作。企業和單位要加強軟硬件的投入，來支持檔案管理的信息化建設。對信息化建設所需的基礎設施進行完善，例如：服務器、操作系統、路由器和交換機、數據存儲器、安全系統等。為檔案管理工作搭建安全的數據管理平臺，來實現檔案管理的信息化和標準化。

綜上所述，隨著科技的快速發展和互聯網的全面普及，現如今已經是大數據時代，檔案管理工作的價值日益凸顯出來。為了能夠做好檔案管理的價值增值，檔案管理者要樹立新的管理理念、夯實檔案管理工作當中的基礎業務建設、要重視提高檔案管理人員的綜合素質、實現檔案管理的信息化發展，從根本上提升檔案管理的效率和質量，才能做到與時俱進，滿足社會和企業與單位的發展需求。對檔案管理的模式進行積極創新，讓檔案事業與時俱進，充分的發揮出自身的經濟價值、歷史文化價值和情報價值。

參考文獻：

[1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學，2016

[2]徐擁軍、張馨藝.檔案管理在企業內部控制中的應用[J].檔案學研究，2018（4）

[3]李亞.加強企業檔案管理提高企業檔案管理水平[J].低碳世界