數字化檔案管理現狀與優化對策

王夢婕

摘 要：事業單位檔案整理工作質量對于國家發展和決策具有關鍵作用，因而事業單位在進行檔案管理工作時就需要保持高度的嚴謹性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內部的公文進行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應策略的規范，但其中仍然存在著眾多問題，由此給事業單位檔案整理工作帶來了很大的安全隱患，因而本文主要根據當前數字化檔案管理現狀進行優化策略的探討，以此更好地提高檔案管理的有序性。

關鍵詞：數字化檔案；事業單位；整理

引言

事業單位是對國家文件進行整理、歸檔的重要執行者，其工作質量將直接關系到國家的正常任用，尤其對于機關內部的重要文件，更需要對其進行分類整理，并做好登記工作，以便在后續工作中及時地進行方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，經調查發現有部分事業單位工作者往往抱著消極怠工的態度對檔案進行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現象。對檔案進行無序地管理不僅會影響后續的工作進程。因而在現代信息化技術的支持下，就需要強化數字化檔案建立的質量，由此提高檔案管理的整體質量水平。

一、檔案整理工作中常見的問題

（一）工作程序復雜，整理效率不高

檔案整理工作的文件是相對繁雜的，不僅需要進行資料的收集和審核，同時也需要進行分類和歸檔。檔案是歷史、全面地考察了解和正確使用相關人員的重要資料，因而在進行檔案管理工作時，更需要秉承認真嚴謹的態度，以此降低信息的錯誤率。而在當前情況下，盡管管理方法已得到了相應的改進，但由于工作程序的復雜性，其整體效率仍然處于低下水平。

（二）檔案資源缺乏，影響材料完整

由于對相關人員的檔案進行管理需要相關的資料作為支撐，但在當前情況下，在進行檔案資源收集時往往出現不完整狀態，由此影響檔案管理工作的完整性。例如在進行檔案材料核對時，就需要相關的證明材料進行校對，而由于檔案資源的不完整性，將影響每一份檔案材料的正確性和清晰性。

（三）整理深度不夠，信息管理混亂

在現代電子信息技術不斷發展的情況下，盡管現如今越來越多的檔案管理處將計算機引入到檔案管理中，但仍有許多先進的技術手段還尚未開發和引用，甚至有些事業單位還采用手輸檔案信息的方式進行資源庫的建立，由此在很大程度上增加了檔案存儲的正確性，影響實際的工作效率。

二、檔案材料整理的新要求

（一）規范收集材料

對檔案材料進行整理的過程中，要根據檔案材料形成的時間以及重要性進行整理。對于不同材質的資料需要進行優化處理，以此確保資料的完整性。所收集的資料不規范，將會加重檔案管理人員的負擔。因而在進行收集過程中就需要對相關的資料文件進行及時的審查，以此減少其中來回修改錯誤所耽誤的時間，提高檔案文件管理的整體效率。其次，在不同單位之間流轉的檔案材料其規范性也會有所不同，由此在進行資料收集時就需要對其進行認真辨別，從而降低后續的工作繁雜性。對檔案工作流程進行規范化管理，對同類型的檔案進行分類整理、歸檔，以此提高后續工作的便利性。

（二）加強材料鑒別

由于在進行檔案材料收集時往往會出現姓名相同或者經歷相似等問題，由此提高了檔案文件的錯誤率，因而在檔案資料收集完畢后，就需要對材料進行鑒別，首先，看內容。即審核材料的內容是否與人員的崗位以及學歷有直接關系，比如政審材料中所反映的內容與該人員實際的工作有直接聯系。其次，看用途。比如對于證明材料，要詳細審查此材料所證明的是否為本人員，如果不是，則將不能歸入到該人員檔案中。

三、數字化檔案管理優化對策

（一）加大檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識

為了更好地提高管理檔案的意識，就需要加大檔案新政策宣傳力度。對檔案進行新政策的專業知識學習，以此更切實地提高檔案管理隊伍的實踐能力。檔案管理事業的發展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進行比較，進而不斷地采用優化策略，創新檔案管理工作方法，以此更好地提升整體的的檔案管理效率。檔案新政策的宣傳能夠在認知層面對檔案管理隊伍素質水平產生潛移默化的影響，讓其通過理論層面的知識學習，不斷將工作實際同專業理論進行對比碰撞，提高自身的檔案管理技能。

（二）健全檔案整理工作機制，提升檔案整理效率

由于檔案整理工作的程序是相對繁雜的，因而就需要結合建立檔案溝通機制，通過溝通交流減少其中的材料遺漏以及錯誤出現概率，進而切實提高材料整理歸檔效率。由于檔案管理工作流程往往涉及多個部門，而建立檔案整理工作機制可以有效地提高其中存在的溝通難題，檔案管理部門應及時地將檔案在一個月內行程檔案材料，并在整理完成后快速移交檔案管理部門，降低檔案材料遺失的風險。

（三）積極推動檔案精細化管理，提高檔案整理水平

首先，管理人員要認真、仔細研讀《檔案工作條例》等相關的規范文件，在進行資料整理時還要細致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息，并將其進行歸類總結。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，不斷細化其中地整理流程是具有重要意義的。其次，在進行檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細化制度的執行程序，尤其是對個人檔案中存在的錯誤材料，需要對入檔的資料以及工作時間進行認真核對，對于其中存在的錯誤，要要求其進行手續的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，對檔案進行數字化的管理是與新時代科技相結合的重要體現。在現代社會中，計算機技術已在檔案管理事業只能夠發揮著不可替代的作用，因而在實際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將入檔時間以及從業情況錄入到電腦中，由此便于后期的查詢。

四、總結

總而言之，事業單位檔案屬于政府內部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力從而使重要機密得到有效保護。唯有做好相應的檔案管理工作，才能讓人才得到更合理的任用。而我國事業單位在檔案管理工作上仍然有進步的空間，新形勢背景下，更需要利用現代信息技術優化基礎建設，優化整理順序，細化其中的材料管理流程，進而從根本上推動機關檔案工作整體上水平的提升。

參考文獻

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