數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

王夢婕

摘 要：事業(yè)單位檔案整理工作質(zhì)量對于國家發(fā)展和決策具有關(guān)鍵作用，因而事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時就需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內(nèi)部的公文進(jìn)行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應(yīng)策略的規(guī)范，但其中仍然存在著眾多問題，由此給事業(yè)單位檔案整理工作帶來了很大的安全隱患，因而本文主要根據(jù)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行優(yōu)化策略的探討，以此更好地提高檔案管理的有序性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；事業(yè)單位；整理

引言

事業(yè)單位是對國家文件進(jìn)行整理、歸檔的重要執(zhí)行者，其工作質(zhì)量將直接關(guān)系到國家的正常任用，尤其對于機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要文件，更需要對其進(jìn)行分類整理，并做好登記工作，以便在后續(xù)工作中及時地進(jìn)行方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有部分事業(yè)單位工作者往往抱著消極怠工的態(tài)度對檔案進(jìn)行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現(xiàn)象。對檔案進(jìn)行無序地管理不僅會影響后續(xù)的工作進(jìn)程。因而在現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持下，就需要強(qiáng)化數(shù)字化檔案建立的質(zhì)量，由此提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。

一、檔案整理工作中常見的問題

（一）工作程序復(fù)雜，整理效率不高

檔案整理工作的文件是相對繁雜的，不僅需要進(jìn)行資料的收集和審核，同時也需要進(jìn)行分類和歸檔。檔案是歷史、全面地考察了解和正確使用相關(guān)人員的重要資料，因而在進(jìn)行檔案管理工作時，更需要秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，以此降低信息的錯誤率。而在當(dāng)前情況下，盡管管理方法已得到了相應(yīng)的改進(jìn)，但由于工作程序的復(fù)雜性，其整體效率仍然處于低下水平。

（二）檔案資源缺乏，影響材料完整

由于對相關(guān)人員的檔案進(jìn)行管理需要相關(guān)的資料作為支撐，但在當(dāng)前情況下，在進(jìn)行檔案資源收集時往往出現(xiàn)不完整狀態(tài)，由此影響檔案管理工作的完整性。例如在進(jìn)行檔案材料核對時，就需要相關(guān)的證明材料進(jìn)行校對，而由于檔案資源的不完整性，將影響每一份檔案材料的正確性和清晰性。

（三）整理深度不夠，信息管理混亂

在現(xiàn)代電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，盡管現(xiàn)如今越來越多的檔案管理處將計(jì)算機(jī)引入到檔案管理中，但仍有許多先進(jìn)的技術(shù)手段還尚未開發(fā)和引用，甚至有些事業(yè)單位還采用手輸檔案信息的方式進(jìn)行資源庫的建立，由此在很大程度上增加了檔案存儲的正確性，影響實(shí)際的工作效率。

二、檔案材料整理的新要求

（一）規(guī)范收集材料

對檔案材料進(jìn)行整理的過程中，要根據(jù)檔案材料形成的時間以及重要性進(jìn)行整理。對于不同材質(zhì)的資料需要進(jìn)行優(yōu)化處理，以此確保資料的完整性。所收集的資料不規(guī)范，將會加重檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。因而在進(jìn)行收集過程中就需要對相關(guān)的資料文件進(jìn)行及時的審查，以此減少其中來回修改錯誤所耽誤的時間，提高檔案文件管理的整體效率。其次，在不同單位之間流轉(zhuǎn)的檔案材料其規(guī)范性也會有所不同，由此在進(jìn)行資料收集時就需要對其進(jìn)行認(rèn)真辨別，從而降低后續(xù)的工作繁雜性。對檔案工作流程進(jìn)行規(guī)范化管理，對同類型的檔案進(jìn)行分類整理、歸檔，以此提高后續(xù)工作的便利性。

（二）加強(qiáng)材料鑒別

由于在進(jìn)行檔案材料收集時往往會出現(xiàn)姓名相同或者經(jīng)歷相似等問題，由此提高了檔案文件的錯誤率，因而在檔案資料收集完畢后，就需要對材料進(jìn)行鑒別，首先，看內(nèi)容。即審核材料的內(nèi)容是否與人員的崗位以及學(xué)歷有直接關(guān)系，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員實(shí)際的工作有直接聯(lián)系。其次，看用途。比如對于證明材料，要詳細(xì)審查此材料所證明的是否為本人員，如果不是，則將不能歸入到該人員檔案中。

三、數(shù)字化檔案管理優(yōu)化對策

（一）加大檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識

為了更好地提高管理檔案的意識，就需要加大檔案新政策宣傳力度。對檔案進(jìn)行新政策的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，以此更切實(shí)地提高檔案管理隊(duì)伍的實(shí)踐能力。檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進(jìn)行比較，進(jìn)而不斷地采用優(yōu)化策略，創(chuàng)新檔案管理工作方法，以此更好地提升整體的的檔案管理效率。檔案新政策的宣傳能夠在認(rèn)知層面對檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平產(chǎn)生潛移默化的影響，讓其通過理論層面的知識學(xué)習(xí)，不斷將工作實(shí)際同專業(yè)理論進(jìn)行對比碰撞，提高自身的檔案管理技能。

（二）健全檔案整理工作機(jī)制，提升檔案整理效率

由于檔案整理工作的程序是相對繁雜的，因而就需要結(jié)合建立檔案溝通機(jī)制，通過溝通交流減少其中的材料遺漏以及錯誤出現(xiàn)概率，進(jìn)而切實(shí)提高材料整理歸檔效率。由于檔案管理工作流程往往涉及多個部門，而建立檔案整理工作機(jī)制可以有效地提高其中存在的溝通難題，檔案管理部門應(yīng)及時地將檔案在一個月內(nèi)行程檔案材料，并在整理完成后快速移交檔案管理部門，降低檔案材料遺失的風(fēng)險。

（三）積極推動檔案精細(xì)化管理，提高檔案整理水平

首先，管理人員要認(rèn)真、仔細(xì)研讀《檔案工作條例》等相關(guān)的規(guī)范文件，在進(jìn)行資料整理時還要細(xì)致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息，并將其進(jìn)行歸類總結(jié)。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實(shí)際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，不斷細(xì)化其中地整理流程是具有重要意義的。其次，在進(jìn)行檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細(xì)化制度的執(zhí)行程序，尤其是對個人檔案中存在的錯誤材料，需要對入檔的資料以及工作時間進(jìn)行認(rèn)真核對，對于其中存在的錯誤，要要求其進(jìn)行手續(xù)的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理是與新時代科技相結(jié)合的重要體現(xiàn)。在現(xiàn)代社會中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已在檔案管理事業(yè)只能夠發(fā)揮著不可替代的作用，因而在實(shí)際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將入檔時間以及從業(yè)情況錄入到電腦中，由此便于后期的查詢。

四、總結(jié)

總而言之，事業(yè)單位檔案屬于政府內(nèi)部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力從而使重要機(jī)密得到有效保護(hù)。唯有做好相應(yīng)的檔案管理工作，才能讓人才得到更合理的任用。而我國事業(yè)單位在檔案管理工作上仍然有進(jìn)步的空間，新形勢背景下，更需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化整理順序，細(xì)化其中的材料管理流程，進(jìn)而從根本上推動機(jī)關(guān)檔案工作整體上水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]史向云.新時代背景下數(shù)字化檔案管理存在的問題與解決措施[J].中國人民大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2017，（05）：166-168.

[2]陳嬌玲.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].檔案管理機(jī)關(guān)，2016（02）：121-123.