數字化檔案建設與管理探索

韓 麗

（河南省陸渾水庫管理局館員）

0 引言

隨著新時代中國特色社會主義現代化事業走向深入和信息科技的迅猛發展，大數據覆蓋面不斷擴大，檔案管理軟件系統的不斷開發、電子文檔大量生成，檔案的數字化建設和管理，成了檔案工作中的一個新課題，已成為檔案開發、利用和管理的發展趨勢。與此相適應，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質文本，正在經歷一場由紙質向數字化轉變的變革，數字化檔案應運而生，數字化檔案的建設和管理隨之提上議事日程。

1 數字化是檔案自身建設和時代發展必然要求

1.1 數字化檔案建設趨勢與可能性

檔案是特定主體在社會活動中形成的、有意識地借助多種形式和載體保存下來的以備查考的數據、文字、音像等信息痕跡的歷史記錄。歷史性、保全性、便捷性和服務性是檔案的價值所在。傳統的紙質文本的檔案是將“有形的信息資源”匯集在特定的場所供需求者查閱使用，因為受時間和空間限制，利用起來有諸多不便。數字化檔案則是由電子計算機處理的檔案，打破了紙質檔案“有形”的藩籬，可以使一份文件在同一個時間和不同的地點被不同的需要者利用，從而提高了檔案的利用效率和查閱者工作效率。

隨著辦公自動化進程的不斷深入和大數據時代的來臨，運用有形的紙質的載體記錄歷史痕跡的機會越來越少。電腦越來越普及，電子文件大量產生，數字化檔案應運而生，成為檔案家族的新成員和主力軍。數字化檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優勢必將受到管理者和使用者的青睞，其先進的管理應用系統必將成為各行各業信息化建設的重要組成部分。因此，加強數字化檔案研究，開發數字化檔案管理技術，發揮數字化檔案應有的作用已成為必然趨勢，不但必要而且可行。

1.2 服務國家治理體系和治理能力現代化的需要

法治和效率是國家治理體系和治理能力現代化的核心內容。法治，要求信守契約，而檔案的歷史性、保全性和服務性功能滿足了契約型社會所要求的法律效力憑證的需要，在制度的繼承與創新之間發揮著紐帶作用；效率，要求節約時間，而數字化檔案的快捷性則滿足效率型社會高效優質的需要。國家治理體系和治理能力現代化必須了解歷史、繼承傳統，在此基礎上借鑒經驗、吸取教訓，才能把握制度沿革的規律，加快治理的進程。所以要貫徹落實黨的十九屆四中全會精神，優質高效地服務國家治理體系和治理能力現代化，勢必建立健全數字化檔案以及與之相應的管理和制度體系。

1.3 是信息化和辦公自動化的需要

隨著大數據時代的到來，數字化遍及到社會生活的方方面面，數據應用產生大量的不見“紙”的文本和圖片等電子文件，形成鋪天蓋地的“數字化檔案”。這些信息化和辦公自動化的產物，顯然不能運用傳統的方法和手段處理和管理。

如何適應信息化和辦公自動化的需要，將這些應用成果進行有效地歸檔、管理和利用，是擺在檔案管理者面前的一項緊迫的任務。要破解這個課題，必須緊跟信息時代的步伐，轉換傳統檔案管理觀念和載體，將檔案數字化，將管理自動化。引進與之相適應的現代檔案管理設備和技術，培育高端人才，使檔案管理從設施、到職能、到管理者素質同步適應這一變革。只有如此，檔案工作才能融入時代潮流，與時俱進，實現檔案資源的有效共享，更好地發揮檔案的職能和作用，守著檔案的做為社會信息中心重要方面的地位。

2 數字化檔案建立與管理的框架體系

2.1 建立全程控制系統

要實現數字化檔案的規范化管理，應該建立管理流程的全程控制系統。在管理過程中要像紙質文件的管理那樣從文件產生到保存直至銷毀的整個生命周期進行全程控制，就是通過過程控制實現結果控制。由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，從數字化文件形成就開始進行控制，將形成、流轉、收集、整理、保管和利用等每一項具體管理內容采取全過程監控。管理的切入點提前至數字化文件的前期形成階段，按照統一的規范和標準進行業務和流程重組，從而使文件流程與業務流程有機地融合在一起。

在對文件進行數字化全程管理的過程中應對機構內部各個部門產生的文件數字化進行統一的歸口登記，并對文件進行分類；還要注意，數字化文件管理系統應支持本機構的文件管理和業務流程，在確保數字化文件完整、安全、準確、系統的同時，保證文件運轉和業務流程的安全、暢通和高效。

2.2 加強軟件和硬件的設施建設

2.2.1 要建設數字化檔案管理軟件系統，數字化文件實行集中統一管理

“工欲善其事，必先利其器”。實現檔案的數字化管理，基礎設施建設必須跟上。檔案館（室）要配備與業務部門兼容的計算機系統，使歸檔的數字化文件能有效機讀。數字化檔案管理系統軟件是系統的核心，主要包含數據錄入系統、權限管理系統、系統設置系統、查詢系統等基本模塊，要能通過局域網處理檔案部門所有的檔案管理業務，完成對數字化檔案的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布和利用等檔案的數字化加工的全過程。一個正常運轉的數字化檔案管理系統，上述軟件不可或缺。只有這樣才能體現數字化檔案的優勢，給組織和社會提供高效、安全、系統的信息服務。

2.2.2 要配置完善輸入、輸出設備，為載體轉換和備份創造條件

一是將館藏檔案轉換為數字化的設備，即輸入設備，包括工程圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀和普通平板掃描儀等，分別完成圖紙、文件和照片等檔案的數字化處理工作；二是將電子檔案轉化為紙質文本的設備，即輸出設備，包括繪圖儀、激光打印機等等。只有雙向轉換的硬件都具備了，提高檔案管理水平、確保檔案安全才有了物質基礎，提高服務質量、充分發揮檔案職能才有效率上的保障。

3 加強數字化檔案管理的制度化建設

為了適應數字資源多樣性、滿足數字資源長期保存、安全共享的需要，必須建立健全數字化檔案管理制度，從制度層面加強管理，保證數字化文件的真實性、完整性、有效性、有序性、安全性。根據新設備、新技術、新任務的要求，從制度上規范檔案人員的職業道德、職業技能也尤為必要。有了機制約束，管理人員才可能以積極的態度面對挑戰，努力熟練地掌握計算機系統的使用技能，組織編制歸檔數字化文件的各種檢索工具，保障轉化過程中的管理和服務的銜接工作。

4 加強檔案系統兩種資源的管理

檔案系統資源的建設是指現行應用系統歸檔文件的收集和館藏檔案的數字化兩部分內容。既成數字化文檔管理比較簡便，現行應用系統產生的歸檔文件一般是通過數據的接口實現歸檔文件的自動流轉，即文檔一體化和歸檔一體化。接口程序一般是一次性開發完成，可以保證檔案數據與應用系統最終版本的數據同步。歸檔后的數字化文件存放于文件服務器中，也可以存入數據庫中。

針對館藏的檔案數字化之后如何管理的問題，尚需研究。不能因為實現了紙質檔案向數字化檔案的傳化，就將館藏檔案輕率處理甚至銷毀，必須依法依規妥善處理。要按照不同的管理規范加強檔案系統兩種資源的管理，不斷探索檔案管理數字化趨勢下館藏紙質檔案管理和運用的新課題和新挑戰，力求使兩種檔案資源相輔相成、互相補充，更好地服務于新時代中國特色社會主義建設的各項事業。