信息化時代職業院校檔案管理創新研究

卜凡剛

(聊城高級財經職業學校，山東 聊城 252000)

在信息化時代，職業院校管理工作水平得到了大幅度提升，而檔案管理工作作為職業院校管理工作的重要組成部分，在具體開展過程中還存在諸多問題，如檔案管理工作信息化水平不高，檔案管理理念和方法落后，等等。在創新信息化時代，只有采取有效方法和舉措才能擺脫當前職業院校檔案管理工作所面臨的困境，以促進職業院校檔案管理工作水平的穩固提高。同時，應強化職業院校人才隊伍建設工作，使其能夠更好地服務于職業院校在信息化時代的可持續發展。還應積極借助信息化時代的信息技術來強化檔案管理工作的質量和效率，不斷更新工作理念，使職業院校的檔案管理工作邁上一個新臺階。

1 職業院校檔案管理工作現狀

1.1 對智能軟件技術的應用不夠重視

信息化時代最明顯的特征就是信息技術高速發展，各行各業通過信息技術有效提高了信息傳輸的速度。但通過實際調查數據顯示，一些職業院校在檔案管理工作中嚴重缺乏對信息化技術的應用，即使能夠采用信息化技術，但在功能領域還需要進一步完善。

1.2 檔案管理人員專業技術水平不高

據調查研究顯示，當前很多職業院校的檔案管理人員專業技術水平不高，很多從業人員認為沒有必要開展檔案管理信息化建設，工作中積極性、主動性不高，不能借助先進的信息技術對原有資源進行有效整合，致使目前職業院校的檔案管理工作水平停滯不前，這些落后的工作理念已經成為了阻礙檔案管理信息化發展的主要因素。此外，很多檔案管理人員不能應用計算機、互聯網等技術熟練開展檔案管理工作，必須更新他們的檔案管理工作理念和方法，有效推動職業院校檔案管理的信息化建設。

1.3 檔案管理工作方法有待創新

很多職業院校在開展檔案管理工作時不能與自身實際相結合，在工作方法上還有待進一步創新。很多職業院校在開展檔案管理工作中仍在沿用傳統的工作理念和單一的工作模式，這無法滿足信息化時代下檔案管理工作的要求，單一的工作模式已經成為制約職業院校檔案管理信息化建設的主要因素之一。

1.4 檔案管理工作制度有待進一步規范和完善

很多職業院校現行的檔案管理工作制度存在不科學、不規范之處，導致很難對工作人員和設備進行有效管理，難以發揮應有的工作效率。同時，檔案管理工作制度不夠細化，存在缺陷，檔案管理工作難以有序開展。另外，不能對學生的檔案信息進行及時有效地整合和管理，動態管理信息更新速度慢，不能滿足職業院校快速發展的要求。

2 信息化時代職業院校檔案管理創新途徑

2.1 積極引用智能軟件技術提高管理效率

積極引用智能軟件技術不僅可以有效提高檔案收集、錄入、檢索、存檔的效率，還便于師生查詢相關的檔案信息。積極掌握信息智能軟件和具體軟件技術的應用，有利于實現職業院校檔案信息數據的統一管理，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還有效提高了檔案信息資源的檢索率、運用率。隨著智能軟件技術的廣泛應用，勢必會改變和創新職業院校的檔案管理模式，能夠實現對檔案信息資源的有效整合，以滿足當前職業院校快速發展的需求。職業院校以及檔案管理人員要將信息化、智能化建設工作重視起來，積極主動地去學習和掌握智能軟件的應用技巧，要能夠熟練操作不同的技術軟件，實現信息數據的精準錄入、精準查詢、精準存檔，全面提高職業院校的檔案管理工作水平。

2.2 優化檔案內容

職業院校檔案的內容直接關系到檔案的利用效率以及檔案信息核心價值的實現。在錄入學生檔案信息時，應多增加一些有關學生的個人經歷信息、獲獎信息、師生評價信息、性格信息、工作態度信息，等等，從這些核心點出發來完善學生的檔案信息內容。同時，強化檔案信息的審核標準化建設，要秉著誠信、真實的工作態度開展信息錄入工作，充實檔案信息內容，提高檔案管理工作效率，為職業院校的發展、為學生的發展、為檔案信息的應用提供更加優質全面的檔案信息資料，進而實現職業院校檔案管理工作質的飛躍。

2.3 健全檔案管理工作制度

要想有效提高職業院校的檔案管理工作水平，實現檔案管理的信息化，就必須健全職業院校的檔案管理工作制度。職業院校應成立檔案管理中心，并在此基礎上完善檔案管理機制，明確檔案信息的收集、錄入和查詢標準。在完善基礎設施和工作制度的同時，還應建立一套科學的獎罰制度，強化檔案管理的檢查工作，及時對檔案信息進行匯總、歸檔、分類，建立檔案管理工作的長效機制，保證檔案管理工作能夠朝著專業化、信息化、制度化的方向轉變。

2.4 加強檔案管理人員的隊伍建設

職業院校檔案管理工作水平與從業人員的專業素質、專業技能有著密切的關系。職業院校應強化檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業知識和職業素養，可以通過培訓、學習的方式開展工作。在培訓和學習過程中，要堅持理論知識與實踐操作并重的原則，讓管理人員能夠認識到檔案管理工作的重要性，強化信息化技術課程的學習，提高管理人員的網絡應對能力以及信息化技術操作能力，有效推動職業院校檔案管理工作的信息化進程，促進管理人員綜合素質的全面提升。