高校行政管理辦公自動(dòng)化問題的研究與分析

高校行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以校園網(wǎng)為平臺(tái)，通過現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等等，讓教職工的辦公活動(dòng)由各種人機(jī)設(shè)備來幫助完成，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上教務(wù)管理以及辦公信息發(fā)布等等。現(xiàn)今階段，很多高校已經(jīng)建立了行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并取得了一定的成果，但對(duì)于還沒有完善行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的學(xué)校，其學(xué)校自身發(fā)展也受到一定影響。因此，高校應(yīng)該認(rèn)識(shí)到行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，逐漸改變傳統(tǒng)的辦公方式，實(shí)行無紙化辦公，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，降低工作成本，提高工作效率，提升行政辦公水平。

一、高校行政管理辦公自動(dòng)化問題

（一）缺乏完善的行政管理辦公自動(dòng)化制度。隨著新課改的不斷發(fā)展，高校的教學(xué)重點(diǎn)多關(guān)注在教學(xué)效率以及教師的科研上面，很大程度上忽視了高校全面發(fā)展的趨勢(shì)，在行政管理辦公自動(dòng)化方面無法滿足老師的需求。行政管理部門發(fā)揮的作用不大，行政管理人員的職業(yè)素質(zhì)涵養(yǎng)也不夠，降低了行政管理部門的服務(wù)效率，給師生的學(xué)習(xí)辦公帶來了一定的影響。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理辦公自動(dòng)化的理念還是比較薄弱，仍停留在傳統(tǒng)的思想觀念上，不敢嘗試信息化技術(shù)帶來的優(yōu)勢(shì)，給行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)帶來了一定的阻礙。還有高校工作人員在電腦技術(shù)方面缺乏較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，也無法為學(xué)校提供更好的技術(shù)宣傳，無法將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更好地推廣在實(shí)際的辦公中，大大的降低了學(xué)校辦公效率，因此學(xué)校在電腦方面應(yīng)該多引進(jìn)一些專業(yè)人才，為學(xué)校的辦公化系統(tǒng)建設(shè)打下良好的條件。

（二）學(xué)校缺乏整體規(guī)劃目標(biāo)。在高校信息化建設(shè)中，沒有完善的整體系統(tǒng)規(guī)劃，容易忽視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這一環(huán)節(jié)，不能夠及時(shí)的了解用戶的需求，用戶體驗(yàn)較差。部分行政管理辦公自動(dòng)化軟件設(shè)計(jì)的不夠全面，只強(qiáng)調(diào)了軟件的表面性沒有深入的研究與分析實(shí)際的應(yīng)用功能。因此，辦公自動(dòng)化軟件技術(shù)使用的質(zhì)量不高，更不能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)所存在的問題，也無法及時(shí)地進(jìn)行創(chuàng)新改革，無法將行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。久而久之，學(xué)校在辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用上面就會(huì)越來越少。當(dāng)前很多高校也不能夠真正的實(shí)行校內(nèi)資源共享，很多的軟件缺乏管理性，不能夠有效的傳遞信息，在信息資源共享方面，也是一個(gè)重大缺陷。

（三）自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的安全性無法保證。由于很多高校不重視行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，表面化與形式化比較嚴(yán)重，可謂說是一個(gè)“擺設(shè)”，即使建立了辦公系統(tǒng)，沒有對(duì)其進(jìn)行維護(hù)與更新，很容易遭到外界的惡意攻擊以及入侵，造成數(shù)據(jù)大量損失，系統(tǒng)出現(xiàn)嚴(yán)重的故障，無法辦公，給師生在辦公運(yùn)用上帶來了很多不便，在一定程度上也損害了學(xué)校的聲譽(yù)。因此，辦公系統(tǒng)的安全性需要加強(qiáng)。

二、高校行政管理辦公自動(dòng)化實(shí)行的有效策略

（一）有效地維護(hù)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。高校在行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究實(shí)施中，需要對(duì)辦公系統(tǒng)的安全性引以重視，師生創(chuàng)造一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。要認(rèn)識(shí)到自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，安排專業(yè)的維護(hù)人員定期對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，為系統(tǒng)設(shè)立更好的屏障，建立較強(qiáng)的密碼保護(hù)，防止黑客進(jìn)入。在系統(tǒng)運(yùn)行中，如果遭遇病毒入侵或者是黑客攻擊，很容易造成數(shù)據(jù)大量損失，系統(tǒng)無法運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)高校的辦公工作帶來很大的影響。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加以重視，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全問題上，加強(qiáng)管理的力度，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)與更新，為師生創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高辦公效率以及學(xué)習(xí)效率。

（二）規(guī)范自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在高校中部門較多，因此部門的職能也有不同，信息的儲(chǔ)存分享也會(huì)不同，因此需要系統(tǒng)對(duì)這些不同部門的工作進(jìn)行規(guī)劃分類，通過多個(gè)服務(wù)器進(jìn)行集中的管理，各個(gè)節(jié)點(diǎn)的服務(wù)器相互協(xié)調(diào)好，更好地發(fā)揮自身系統(tǒng)的功能，有效的實(shí)現(xiàn)資源共享。科學(xué)合理地確定共享信息，學(xué)校辦公系統(tǒng)所涵蓋的信息資源都是通過行政部門來傳達(dá)的，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)研究需要合理的利用數(shù)據(jù)庫資源，在此基礎(chǔ)上來合理的確定共享的信息。需要注意一點(diǎn)的是，所確定的共享信息要滿足學(xué)校高層管理人員對(duì)學(xué)校管理工作的決策需求，同時(shí)也必須適應(yīng)各個(gè)關(guān)聯(lián)部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享的需求，與此同時(shí)，要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行不斷的修改以及補(bǔ)充，自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)初期就應(yīng)該考慮到這一點(diǎn)。有效的聯(lián)系局部的數(shù)據(jù)庫，學(xué)校行政部門一直以來都是獨(dú)立于其他部門的，所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息有所不同。為了更好的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化系統(tǒng)的資源共享，需要及時(shí)的分析獨(dú)立的部分?jǐn)?shù)據(jù)庫，尋找所存在的差異，斷的進(jìn)行研究分析，更好地去建立起一個(gè)完整的全面性的數(shù)據(jù)庫，然后將這些信息資源可以向用戶公開，也方便了行政管理工作的實(shí)行。規(guī)范數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的科學(xué)性合理性，高校在實(shí)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為學(xué)校的信息資源匯總共享帶來了很大的便利提高了行政管理的效率。

（三）提高辦公系統(tǒng)的安全性。互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的開放性和共享性，為用戶帶來了極大的便利，滿足了人們的使用需求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有利也有弊，高校行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中儲(chǔ)存著重要的信息數(shù)據(jù)，因此，在實(shí)現(xiàn)分享的同時(shí)，必須做好系統(tǒng)安全工作，防止黑客攻擊以及破壞系統(tǒng)，避免造成數(shù)據(jù)損失。在辦公室的話，系統(tǒng)中需要建立一套安全運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，完善安全保密制度，具體為在自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)置信息加密，人臉識(shí)別，身份識(shí)別以及病毒防治等等，全方位的保證，系統(tǒng)的安全性。設(shè)置安全管理部門，要求安全管理人員對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以級(jí)別的形式劃分，實(shí)時(shí)加密設(shè)置訪問權(quán)限，對(duì)重要的數(shù)據(jù)和文件要做好備份工作。高校還應(yīng)該定期的開展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全教育工作，針對(duì)對(duì)象是全校師生，提高師生的思想道德品質(zhì)以及老師的職業(yè)道德素養(yǎng)，為做好辦公自動(dòng)化安全保障工作打下良好的條件基礎(chǔ)。

（四）提高辦公人員的素質(zhì)。高校要想行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效實(shí)施，就需要建立一支專業(yè)化的辦公隊(duì)伍，引進(jìn)高素質(zhì)的人才，提高人員的素質(zhì)，當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，運(yùn)用專業(yè)的技術(shù)解決，在最短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)，最大限度的減小數(shù)據(jù)丟失的損失。定期的對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，要求專業(yè)人員必須及時(shí)的檢測(cè)到系統(tǒng)中所存在的問題。高校應(yīng)該對(duì)辦公人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，確保持證上崗，積極的開展培訓(xùn)會(huì)議，定期進(jìn)行培訓(xùn)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理論知識(shí)以及實(shí)踐技能，確保這些工作人員能夠熟練地掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要的知識(shí)以及操作技能，還有維護(hù)系統(tǒng)的技能。只有確保了辦公人員的素質(zhì)，還有利于行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效實(shí)施，提高行政管理的效率。

三、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，高校也應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的趨勢(shì)，行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要長期的進(jìn)行規(guī)劃以及細(xì)致的研究分析，高校結(jié)合自身的情況去加強(qiáng)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建設(shè)的力度。針對(duì)于系統(tǒng)所存在的問題，及時(shí)的運(yùn)用有效的策略加以解決，實(shí)現(xiàn)高校信息化建設(shè)的目標(biāo)。為高校吸引更多的生源打下良好的基礎(chǔ)，提高高校現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)高校教育的穩(wěn)定發(fā)展。