高等醫學院校二級學院(系)檔案管理模式探究

顏 萌

(濟寧醫學院，山東 濟寧272067)

0 引言

“檔案”一詞最早記載于清代順治朝府檔案中[1]，是國家機構、社會組織及個人從事不同活動而直接形成的對國家和社會最真實、最原始的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高等醫學院校二級學院(系)的檔案資料對于學校自身來說，它記錄著一所醫學院校從建校到發展的歷史進程。隨著高等醫學教育事業的發展，高等醫學院校教育體制改革的不斷深化，辦學規模的不斷擴大以及新形勢下高等醫學院校人才培養目標模式的改變，二級學院(系)在教學的內涵和外延上都有了很大的改變[2]。

1 高等醫學院校二級學院(系)檔案管理瓶頸

1.1 檔案管理意識淡薄

有的二級學院(系)把檔案隨意堆放在辦公室，有的交由教學秘書保管，有的散落在院系不同部門。新形勢下，醫學人才培養模式正不斷變化，高等醫學院校二級學院(系)的檔案種類繁多，沒有制定相關的檔案管理規章制度，沒有建立專門的檔案管理系統。二級學院(系)的檔案管理人員工作瑣碎，大都是由二級學院(系)的教學秘書、綜合辦公人員和教師兼任，他們對于二級學院(系)收集整理的各類檔案材料心有余而力不足，沒有形成“身處故紙堆，心中有宗旨”的管理意識。

1.2 檔案管理制度難以落實

高等醫學院校二級學院(系)的檔案“歸檔制度”、“集中統一管理制度”、“兼職檔案員的責任制度”等制定的少之又少，學校的檔案管理規章制度中也沒有明確二級學院(系)院長、兼職檔案員的檔案管理職責，更沒有相應的獎勵、懲罰等制度。有些雖然制定了相關的檔案管理制度，但在檔案管理工作中沒有做到規范化、標準化、程序化。

1.3 檔案管理沒有固定場所

高等醫學院校二級學院(系)在資料收集和整理方面顯得雜亂無章，沒有固定的綜合檔案室。高等醫學院校的檔案管理人員在檔案管理工作中時常遇到教師在科研、教學等重大問題上找不到歷史資料的情況，教師多會輾轉到學院檔案館進行查閱。

2 高等醫學院校二級學院(系)的檔案管理原則

2.1 實事求是原則

高等醫學院校二級學院(系)檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，也應該遵循《檔案法》等相關法律法規，合理、合法地進行檔案管理工作。在檔案管理過程中，高等醫學院校二級學院(系)應認識到學院自身的發展現狀，并結合學校發展實際制定出符合學校檔案管理發展的制度體系。

2.2 權利與義務并重原則

在檔案工作中，應調動相關部門及檔案管理人員的積極性。檔案管理人員在作出貢獻的同時，希望自己的工作能夠被肯定，也希望自己的權益能夠得到尊重和保護。因此，高等醫學院校二級學院(系)應與學校檔案館共同構建一個檔案管理網，并制定出相關規范，切實保障相關部門及檔案管理人員的合法權益。

2.3 知行統一原則

知行統一原則是在檔案管理過程中對檔案管理人員進行培訓教育，應認真領會檔案管理的規章制度、法律法規等，既要重視檔案系統的理論知識，又要重視檔案管理人員的實際操作。

3 創新型檔案管理模式探究

3.1 職能轉換的管理模式

高等醫學院校二級學院(系)的綜合檔案館大部分掛靠在學校黨辦、校辦之下，對自身職能的劃分模糊不清，學校的綜合檔案館和二級學院(系)的檔案部門都不能行使決策權。學校的檔案改革和創新主要在于檔案管理體制，對于檔案管理部門來說，要實現機構之間的分離，應建立獨立的檔案館。二級學院(系)應成立綜合檔案資料室，讓檔案管理部門在日常工作中掌握更多的獨立自主權。二級學院(系)的綜合檔案資料室可集中用來存放本學院(系)的檔案資料，既方便了本學院(系)師生的就近利用，也方便了日常工作的查考利用，達到了節約成本、提高效率的目的。另外，“權責下放”原則下的二級學院(系)綜合檔案資料室要和學校檔案館共同建立一個良好的工作網。同時，在日常檔案的業務指導中，學校檔案館也要不斷對二級學院(系)的檔案內容加強指導。

3.2 專門檔案的管理模式

可對各二級學院(系)的檔案資料進行專門檔案分類，可按照類目進行劃分：①綜合類(類目代碼ZH)：在教育教學過程中和教學管理過程中形成的行政文件材料。②教師業務檔案(類目代碼JY)：教師在教學過程中形成的文獻資料。③課程檔案(類目代碼KC)：包括課程簡介、大綱、考試資料、試題庫、學生畢業論文等。④學生實踐報告(類目代碼SX)。⑤學生考試試卷檔案(類目代碼SJ)。⑥學生畢業論文檔案(類目代碼LW)。⑦聲像檔案(類目代碼SX)：包括照片、多媒體聲像、視頻檔案等。檔案實體分類方面采用漢語拼音字母和阿拉伯數字相結合的混合號碼[3]。高等醫學院校二級學院(系)的檔案資料可根據該類檔案的形成規律和內容性質設置二級類目。在整理和管理檔案的過程中，要為檔案編好有字符形式的檔號，方便二級學院(系)對檔案進行統計、編研。檔案管理人員需根據文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定，并結合二級學院(系)檔案的管理情況將歸檔保管期限暫定為永久、長期、短期。檔案資料應實體排架，并按照“類別—年度”縱向排列。

3.3 數字化管理模式

基于Web 2.0及檔案管理數字化模式，高等醫學院校二級學院(系)的檔案管理人員應具備的信息化能力主要包括獲得檔案信息化管理所必備的基本技能，培植思維習慣，融入到檔案信息化管理的實踐活動中來。在高校信息化建設的大環境下，要深化學校OA管理系統的建設與開發，實現與二級學院(系)檔案文件的一體化管理。檔案管理者可利用計算機網絡系統對二級學院(系)的檔案進行集中管理，也可將二級學院(系)的檔案信息貯存、檢索及傳遞搭建到網絡平臺上，并針對不同用戶設置不同的訪問權限(保密性文件禁止查閱，一般保密性資料可以在驗證信息后進行查閱，公開的檔案信息不設置查閱權限，可以公開查閱)，以方便院系師生及部門人員查閱相關檔案資料信息。

3.4 科學化管理模式

第一，擴展培訓對象，提高管理意識，二級學院(系)的每個檔案管理人員都要參加檔案管理培訓。第二，培訓不僅是為了掌握一般的檔案管理知識，更重要的是提高自身對院系檔案價值的認識，并提升自身的檔案信息素養。第三，學校檔案管理部門可組織二級學院(系)的檔案管理者定期到省市檔案館參觀學習，更新、補充、擴展自身的業務知識。第四，學校檔案管理部門應起到承上啟下的作用，應探索制定創新型檔案培訓模式和培訓內容，激勵二級學院(系)檔案管理者積極開展檔案管理工作。