工業部門基礎性研究所檔案資料管理數字化的初步實踐

牟敏 中國電子科技集團公司第二十二研究所

工業部門基礎性研究所承擔著基礎性科學研究、應用基礎研究、技術與產品開發、工程實踐等多重任務，檔案資料的種類多、數量大、保存周期長、需求各異，給檔案管理帶來很大挑戰。

目前的檔案管理主要依靠人工、或者借助計算機進行半人工半自動式的檢索、取檔、存檔、維護等，工作量大，費時費力，效率低下，還容易出現差錯，因此已遠不能滿足需求。

近年來，隨著信息化與數字化技術的不斷發展，檔案數字化管理不斷得到發展并逐步得到廣泛應用，建立符合各自實際工作需要的數字化檔案管理系統具有迫切需求與重要意義。我們結合工作實際，與某公司聯合開發并上線運行了檔案數字化管理軟件，顯著提升了工作效率、提高了工作質量。本文首先介紹了該數字化管理軟件，接著介紹了實際工作中的使用情況，最后分析了存在的問題與不足。

一、數字化管理軟件介紹

數字檔案管理軟件參照OAIS（開放檔案信息系統）和SOA（面向服務的體系結構）模型，采用行業內流行的B/S架構，支持多種主流數據庫，如ORACLE、SQLserver、MYSQL等。該軟件無須安裝客戶端，用戶只要通過網頁瀏覽器登錄（需要獲得授權的用戶名與密碼）即可訪問數字檔案管理系統。該軟件可以自由定制登陸首頁，支持對檔案庫中的界面和錄入界面進行自行設置，系統界面友好，操作方法簡便快捷。

該軟件的功能模塊，參照檔案學八大業務環節：收集、整理、保管、檢索、鑒定、編研、利用、統計等進行劃分與設計，包括控制中心、基礎數據、流程配置、檔案管理、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定、庫房管理、通用接口等功能模塊，每個模塊具有不同的功能，整個系統采用模塊化設計，具有升級維護方便、可擴展性強的特點。該軟件以檔案的“收、管、用”為原則，體現了各種文檔轉變為數字化電子版檔案的這一完整過程。

在安全方面，該軟件以多格式瀏覽器、系統傳輸加密，文件水印、角色權限等功能來控制用戶對條目和原文的查看范圍及權限。該軟件的硬件環境簡單，在普通服務器上即可運行，用戶通過普通計算機終端登錄即可使用。

用戶在普通計算機終端登錄后，在主頁左側選擇所需的數據庫（目前包括科研項目檔案、文書檔案、圖紙檔案、專利檔案、聲像檔案、數據檔案等15個數據庫），在主頁中間檢索框中輸入檢索關鍵詞（比如：電磁頻譜）點擊檢索，即可實時顯示所有有關的檔案資料，點擊其中的檔案庫（比如文書檔案），可進一步顯示該數據庫下的每一條檔案信息，進一步可在線查閱、下載等。

此外，在軟件主頁的右上方，還有借閱車、待辦事物、收藏等菜單項。其中借閱車主要用于借閱者提交借閱內容及流程；待辦事物主要用于查閱借閱內容及審批借閱流程；收藏用于存放對用戶重要的、使用頻率高的文件資料。

二、實際使用情況分析

該數字化管理軟件目前已入庫各類檔案資料五萬余份、數字光盤一千余份、圖紙七千余份、專利實物共一千余件，使用者普遍認為檔案檢索、借閱等相對以前方便很多，效率更高；而檔案管理者也認為檔案管理效率大幅提升、出錯率大大降低、成本也大大減低。相對于以前傳統的全人工檔案管理而言，具有以下優勢：

（1）大幅提升了工作效率

一方面，采用數字錄入、電子文檔的形式，可以快速完成所需檔案資料的檢索、顯示與查閱，提升了檢索效率。在軟件的輔助下，檢索者可以更輕松的找到自己需要的檔案，在傳統的檔案管理模式下，檢索者在檢索檔案時很可能會發現尋找到的檔案不符合自身要求，只能再次查找。數字化管理軟件提高了檔案檢索的準確率，檢索者只需要輸入檢索關鍵詞，便可以輕松、快捷的檢索到相應檔案，減少了重復查找工作。

另一方面，數字化管理軟件簡化了錄入程序，提高了錄入效率，存檔歸類由軟件在后臺智能完成，與傳統檔案管理方式相比，方便了管理者對系統的掌控，管理者可以隨時對系統數據進行修改、檢查、更新、分析等，減輕了管理者的工作量，體現了數字化檔案管理的顯著優勢。

（2）使電子借閱成為可能

該軟件使檔案的電子借閱成為可能，可以實現多人同時借閱及下載，歸還手續簡便，傳統的檔案管理模式每份紙質文件資料只支持一人借閱使用，檢索時需要花費大量時間，歸還時需登記有關信息、檢查檔案資料的完好性、將檔案資料入庫等，手續繁雜，且出錯率高，數字化管理軟件增加了檔案利用效率、降低了出錯率、方便了使用者、也減少了人力物力的投入。

該數字化管理軟件目前還存在以下不足：

（1）數字化管理軟件與實物文檔資料的動態關聯還不夠。比如：在紙質文件借出后，數字化管理軟件無法根據文件名與檔案號等關鍵詞自動查找到借閱人，還需在傳統的借閱本上查找，費時費力；在紙質文件借出未歸還的情況，無法做到自動攔截，而導致再次提交借閱流程。

（2）功能還待進一步完善優化。比如目前無法自動統計分析文檔資料的借閱率與利用率等。

三、總結

針對工業部門基礎性研究所檔案管理的不足與迫切需求，我們上線了數字化軟件管理系統，該軟件系統采用模塊化設計，界面友好、使用方便、且易于升級擴充，大幅提高了我所檔案管理的效率、降低了出錯率、減小了檔案管理成本，方便了使用者檔案使用需求，具有顯著的優勢和重要的現實意義。

針對該軟件存在的不足，下一步將進一步完善與優化，使該軟件系統更好的服務于科研生產工作。