事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高分析

張陽(yáng)陽(yáng) 內(nèi)蒙古興安盟科右前旗巴日嘎斯臺(tái)鄉(xiāng)政府

文書檔案管理作為事業(yè)單位的重要組成部分，其工作內(nèi)容是把事業(yè)單位參加的所有活動(dòng)，進(jìn)行信息匯總，形成具有保存價(jià)值的文字素材，是文書檔案管理必不可少的任務(wù)。為保證文書檔案管理工作效率，應(yīng)從實(shí)現(xiàn)集中文書檔案管理、檔案管理的信息化建設(shè)等多個(gè)方面入手，以此來(lái)確保檔案的真實(shí)性和有效性，進(jìn)而提高事業(yè)單位人員的工作效率?；诖?，針對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高，展開以下分析。

一、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題

（一）重視程度待提升

縱觀事業(yè)單位的文書檔案管理現(xiàn)狀可看出，在實(shí)際管理中存在檔案管理重視程度待提升的問(wèn)題，此問(wèn)題的存在，不僅影響了檔案管理工作的順利開展，更是在檔案管理工作資源配置方面存在不足。比如：制度執(zhí)行不夠規(guī)范等。與此同時(shí)，由于管理人員對(duì)文書檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為文書檔案管理流于形式就可以，并且工作意義較小，所以并沒(méi)有在實(shí)際工作中，對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理進(jìn)行規(guī)范，最終導(dǎo)致檔案資料的完整性和質(zhì)量無(wú)法得到保障。

（二）管理制度待完善

雖然部分事業(yè)單位制定了有關(guān)文書檔案管理的規(guī)范性制度，但是制度內(nèi)容卻無(wú)法滿足當(dāng)代發(fā)展需求，甚至還存在約束力不足等問(wèn)題，導(dǎo)致制度在執(zhí)行中存在問(wèn)題[1]。常見的問(wèn)題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，沒(méi)有根據(jù)文書檔案工作要求完成檔案分類，并且針對(duì)不同性質(zhì)和不同時(shí)間的文書檔案，也沒(méi)有采取對(duì)應(yīng)的措施加以規(guī)劃和管理；第二，不同類型的文書檔案管理，在目錄管理中存在不足。由于不同性質(zhì)和不同時(shí)間的檔案內(nèi)容沒(méi)能根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行規(guī)范管理，所以導(dǎo)致檔案內(nèi)容在查找中存在難度，特別是在文書檔案規(guī)模較大時(shí)，要想查找某一檔案內(nèi)容，是比較困難的，沒(méi)能充分發(fā)揮文書檔案管理工作意義；第三，在文書檔案管理收集中缺少硬性處理措施與要求，導(dǎo)致不同檔案收集人員，在處理中缺少科學(xué)性與合理性，因缺少先進(jìn)的技術(shù)支持意識(shí)，導(dǎo)致文書檔案分類管理工作，沒(méi)能在實(shí)際工作中順利進(jìn)行。

（三）管理方式待創(chuàng)新

基于信息時(shí)代發(fā)展背景下，信息技術(shù)的普及，在一定層次上提高了管理質(zhì)量和管理效率。但是針對(duì)事業(yè)單位而言，由于事業(yè)單位沒(méi)能與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做到與時(shí)俱進(jìn)，所以導(dǎo)致文書檔案的數(shù)字化管理綜合水平受到影響，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的工作效果和工作目標(biāo)。此外，根據(jù)事業(yè)單位的文書檔案管理工作現(xiàn)狀可看出，仍在運(yùn)用人工操作方式進(jìn)行管理和記錄，因其數(shù)字化水平較低，導(dǎo)致文書檔案管理工作質(zhì)量和工作效率無(wú)法提高[2]。

二、提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的方法

基于事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題，對(duì)提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的方法，展開較為深入的分析，其內(nèi)容包含：實(shí)現(xiàn)集中文書檔案管理、檔案管理的信息化建設(shè)等，將從以上幾個(gè)途徑入手，提高文書檔案管理效率。

（一）實(shí)現(xiàn)集中文書檔案管理

基于事業(yè)單位文書檔案管理懶散的問(wèn)題，可以通過(guò)對(duì)檔案實(shí)行集中管理的方式，有效提高文書檔案管理效率。對(duì)此，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，健全文書檔案分類管理制度，促使管理人員能夠根據(jù)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)事業(yè)單位的文書檔案資料進(jìn)行分類，其目的在于方便日后使用人員的管理和查閱；第二，事業(yè)單位各個(gè)部門在日常工作中產(chǎn)生的文書檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一收集，然后在一起送至檔案室進(jìn)行管理，避免文書檔案丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)；第三，在文書檔案管理中，管理人員需要對(duì)音頻及視頻等載體類檔案，加大保管重視程度，避免因受潮對(duì)其造成的影響。

（二）檔案管理的信息化建設(shè)

伴隨我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)如今信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，不僅有效推動(dòng)了我國(guó)社會(huì)發(fā)展，更能為事業(yè)單位文書檔案管理提供重要支撐。所以，這就需要事業(yè)單位能推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，從而提高文書檔案管理效率。第一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，然后把文書檔案中的相關(guān)資料內(nèi)容，都錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，從而為文書檔案信息化管理奠定良好基礎(chǔ)；第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書檔案管理現(xiàn)狀，制定規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理流程，進(jìn)而發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，提高文書檔案管理效率；第三，應(yīng)對(duì)從事于文書檔案管理工作人員的信息化管理意識(shí)進(jìn)行提高，只有管理人員具備良好的信息化素養(yǎng)，才能更好的運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備開展檔案管理工作[3]。

（三）加大文書檔案保密工作

眾所周知，事業(yè)單位的文書檔案具有一定的法律效應(yīng)，其中會(huì)記載很多有關(guān)法律方面的事件，這就需要事業(yè)單位能對(duì)文書檔案的保密工作加大重視。對(duì)此，將從以下幾個(gè)方面入手，對(duì)文書檔案進(jìn)行加密：第一，通過(guò)有效規(guī)劃工作區(qū)域，對(duì)紙質(zhì)材料加大保護(hù)；第二，創(chuàng)建獨(dú)立的工作區(qū)域，沒(méi)有簽訂保密協(xié)議的人員，不能直接進(jìn)入到辦公室內(nèi)翻閱資料；第三，針對(duì)電子錄入的文檔材料，需要加大網(wǎng)絡(luò)安全性能的保護(hù)工作，通過(guò)加密的方式，避免黑客對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊；第四，事業(yè)單位需要學(xué)習(xí)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全方位的知識(shí)，從而提高自身的安全防范意識(shí)，避免信息泄露等問(wèn)題發(fā)生。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位在發(fā)展中難免會(huì)遇到一些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策就發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。其中文書檔案管理工作，作為事業(yè)單位發(fā)展中不斷產(chǎn)生的資料，能為領(lǐng)導(dǎo)做出決策提供相關(guān)參與依據(jù)，會(huì)關(guān)系到事業(yè)單位整體發(fā)展。因此，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)對(duì)提高事業(yè)單位文書檔案管理效率加大重視，并在掌握文書檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出科學(xué)有效的解決對(duì)策，促使文書檔案管理效率得到有效提升，并發(fā)揮其價(jià)值和作用。