關(guān)于社會保障電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)研究

蒲麗倩 定州市社會保險事業(yè)服務(wù)中心

社會保險業(yè)務(wù)檔案主要包含：參保職工的基本情況、參保繳費記錄、繳費審批材料等等，這些信息和資料涉及職工的利益和權(quán)益。檔案的精準(zhǔn)性和安全性直接影響到參保職工是否能夠享受社會保險待遇和福利。人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)必須為勞動者提供服務(wù)。因此，人力資源和社會保障部門應(yīng)該準(zhǔn)確的記錄工作人員的相關(guān)信息，并盡量做到無錯誤，從而保障社保檔案的安全性。

隨著社會信息的日益更新和網(wǎng)絡(luò)化，使用電子檔案已成為必然趨勢。利用電子檔案可以顯著提高檔案的使用率，減輕檔案管理人員的工作壓力，成為實際工作中一種流行的檔案形式。

一、完善社保電子檔案管理系統(tǒng)的重要性

過去使用的紙質(zhì)檔案不僅沒有統(tǒng)一的筆跡和格式標(biāo)準(zhǔn)，而且存在易損壞、易丟失的缺陷，對人力資源和社會檔案的管理產(chǎn)生一定的影響。然而電子檔案模式不僅可以保證檔案的統(tǒng)一格式，又能實現(xiàn)遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)，能夠有效的提高檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，社會保障與人民群眾的利益息息相關(guān)，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著巨大的促進(jìn)作用。人民社保檔案是群眾辦理社會保障的檔案，沒有頁碼，也沒有內(nèi)容。因此，有必要對文件進(jìn)行重新編碼和編目，以確保重組后的文件更加規(guī)范化、規(guī)范化。通過重新對檔案整理，可以最大限度地解放征集網(wǎng)站，提高管理水平，提升管理效率。

二、社會保障電子檔案管理時存在的問題與不足

近年來，國際上對電子檔案的研究和應(yīng)用都集中在圖書館，電子檔案領(lǐng)域的研究和其他機(jī)構(gòu)在電子檔案保護(hù)領(lǐng)域的研究滯后，電子化檔案的研究和應(yīng)用仍然不足。

（一）社保電子化檔案發(fā)展不均勻

目前，我國各地社會保障電子檔案的建設(shè)和使用發(fā)展都極不平衡。就算是比較發(fā)達(dá)的地區(qū)也存在社會保障電子檔案的建設(shè)和使用不平衡的狀況，管理形式也只是一種簡單的電子存儲形式。資源基礎(chǔ)與業(yè)務(wù)平臺無關(guān)，不符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和不同地區(qū)的互動共享。不同縣市、不同安全類別的數(shù)據(jù)庫不能共享同一人。不同數(shù)據(jù)庫存在重復(fù)的基本信息，影響社保一體化進(jìn)程，阻礙參保人查詢繳費等信息，也造成建設(shè)資源、人力資源、財力資源的重復(fù)開發(fā)和浪費。

（二）電子化信息自身的特征阻礙社保電子化的推廣

電子檔案存在不穩(wěn)定性，主要造成原因是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)智能化系統(tǒng)造成的。電子檔案的修改痕跡不易被發(fā)現(xiàn)，一定程度上降低電子檔案的精準(zhǔn)性。電子信息內(nèi)容存儲載體一般來說都比紙質(zhì)版的要求高，由于技術(shù)限制，使用壽命較短。另外，電子檔案的管理范圍還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的理解有局限性，沒有完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致許多檔案管理人員在存儲檔案時真實性不高，這些缺陷都成為電子檔案推廣的障礙。

（三）社保電子檔案的使用具有局限性

目前，利用電子檔案已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)基本信息查詢、保險繳費記錄查詢、福利審批等功能。但在實踐中不能作為一個完整的依據(jù)。另外，由于電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)周期短，檔案的規(guī)范化管理尚未實現(xiàn)。有學(xué)者認(rèn)為，這種認(rèn)識的缺失導(dǎo)致了資源的重復(fù)開發(fā)，浪費人力資源和財力資源，引起了檔案管理者的廣泛關(guān)注。但在實際工作中，我們不能完全脫離紙質(zhì)檔案，單單依靠電子檔案完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作，這種檔案信息化不可能一下達(dá)到頂峰，仍然需要科技的進(jìn)步和文化的積淀。

三、社會保障電子檔案管理的解決措施

電子檔案的建立雖然為檔案的管理人員減輕了工作的壓力，但是在網(wǎng)絡(luò)安全方面還存在一些不足，因此，應(yīng)對檔案安全問題加強(qiáng)重視程度，可以通過以下幾個方面來加強(qiáng)電子檔案的安全性：

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力水平

檔案管理人員作為電子檔案的主要推動者，檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量與發(fā)展，因此有必要培養(yǎng)一支綜合管理隊伍。要讓檔案管理人員正確認(rèn)識自己的工作，明確自身的責(zé)任，使檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)工作的自豪感，從而有效提升管理者對工作的積極性。其次，要對管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)內(nèi)容，如：計算機(jī)知識培訓(xùn)、檔案管理培訓(xùn)等等，并舉辦專業(yè)技能競賽，激發(fā)員工學(xué)習(xí)的積極性，有效提高員工的檔案管理能力，定期進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)和心理輔導(dǎo)。

（二）招聘專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全管理的實際情況，使用相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件和技術(shù)人員，安裝相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，從而有效防止非法入侵和病毒植入的情況出現(xiàn)，有效提高電子文件的安全性。電子檔案基本上存儲在軟盤或光盤上，因此，應(yīng)購買高質(zhì)量的軟盤和光盤。本文主要探討了完善社保電子檔案管理系統(tǒng)的重要性、社會保障電子檔案管理時存在的問題與不足、社會保障電子檔案管理的解決措施，希望以上內(nèi)容能對相關(guān)單位和企業(yè)有所幫助。

四、結(jié)語

通過以上我們可知：社會保障檔案電子化的實施，有助于社會保障工作持續(xù)性發(fā)展。其次，人社機(jī)構(gòu)的檔案管理部門應(yīng)對檔案電子化管理加大重視，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平和效率，從而為今后的社保工作的持續(xù)性發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。