如何做好新時期的會務工作

錢新建 江蘇省南通市崇川市場監督管理局

會務工作是辦公室管理的重要內容之一，是辦公室工作水平的重要表征。[1]會務工作組織的水平關系到會議本身的順利開展，也關系到單位工作的正常進行，做好會務工作的重要性由此可見一斑。會務工作是有特定的內容的，既包括會前的必要準備工作，也包括會議進行期間的協調工作以及會后的總結工作等。要做好會務工作，就要從工作的標準化、精細化、高效化方面多做工作。

一、新時期會務工作的重要性

（一）關系到會議的順利開展

新時期會務工作的重要性之一體現在對會議正常進行的保障方面。會議是政府和企事業單位等通過重大決策議題的關鍵性討論方式之一，一些重要的工作內容都要通過會議的方式來進行。[2]會議要順利地推進，離不開精心的會務工作。會議本身是要解決單位比較重要的事項，或者是通過比較重要的決定，因此，新時期會務工作的重要性就凸顯出來了。

（二）關系到單位工作的正常進行

新時期會務工作的重要性之二是關系到單位工作的正常進行。會議就像是一個紐帶或者是一個關鍵性的解決問題的開關一樣，當組織碰到一些重要的事項需要討論、決定或者問題需要解決時，召開會議是最為常見也較為有效的工作方式。而會議能否發揮推進問題解決的應有作用在很大程度上是取決于會務工作的質量的，因此，會務工作要認真精細地進行。

二、新時期會務工作的主要內容

（一）會前準備

會前準備是在會議正式舉辦之前系統、充分地考慮整個會議，比如會議的主題、參加人員、需要用到的設施設備、經費預算以及出現突發情況時的處理機制等。這個工作相當于是在會議之前以表格或者其他形式將會議過程統籌考慮一遍，注意到每一個會議的細節問題，無論是人還是事，以保證會議能夠有條不紊地開展。

（二）會中協調

會中協調是會務工作最為關鍵的部分，也是會務工作質量最直觀的一種呈現。會議現場，包括人員的簽到、桌簽的擺放、茶水的準備、材料的分法等常規性的活動，還有就是一些參會人員的臨時調整等需要現場調整與處理的非常規的活動等，還要在話筒等出現狀況時及時地予以應對和解決。會中協調要求會務人員要全程密切地關注會議的進展，隨時應對各種常規和非常規的問題，保證會議的順利進行。

（三）會后總結

會后總結是高質量的會務工作人員需要開展的總結性的活動。一般來說，在會議組織的過程中，會積累一些經驗，也會碰到一些棘手的問題，在會議結束之后，及時地對每次會議組織情況進行總結有助于穩步地、持續地提升會務工作質量，確保單位的會務工作水平能夠不斷地得以提升。

三、做好新時期會務工作的著力點

（一）會務工作的標準化

要做好新時期會務工作，著力點之一是在會務工作的標準化方面下功夫。會務工作人員要深入學習各項規章制度，掌握會務工作的標準和流程，樹立標準化理念，把標準化貫徹到會務工作的全過程。[3]標準化主要是為了提升會務工作的專業化水準，作為辦公室的工作人員，會務工作是常規性工作之一，要能夠將會議組織相關的內容以文字形式呈現出來形成工作制度，所有的工作人員都要熟悉和掌握這些工作制度，并且能夠主動地學習，掌握會務工作領域相關的新知識、新動態等。

（二）會務工作的精細化

要做好新時期會務工作，著力點之二是在會務工作的精細化方面下功夫。會務工作人員要在會前反復推敲、優化流程、檢點事項，在細節處展現極端負責的態度，以精益求精的服務確保會議的規范化進行。[4]會務工作人員都要成為“細節控”，要“吹毛求疵”地對待會議的衛生、安全、消防、場地布置等各個事項，小到茶杯的衛生，大到突發情況發生時的預案啟動等，都要做到極致。

（三）會務工作的高效化

要做好新時期會務工作，著力點之三是在會務工作的高效化。會務工作也是一項專業性很強的工作，如果之前沒有涉足到這一領域的人員可能回到會務工作產生一種錯誤的理解，認為該項工作沒有技術含量、簡單易行，實際上會務組織對人員要求很高，必須要高效化地進行。會務工作人員要以訓練有素的行動來保障會議的順利進行。

四、結語

會務工作的基礎性、保障性作用已經獲得了認同，這一點毋庸置疑。在新時期，由于外部環境和內部環境均變化較大，會議以及會務工作的重要性更加凸顯出來。會務工作質量的提升重點在于工作人員能力的提升以及敬業精神的提升方面，要切實根據會議要求，專業化地予以應對，以不斷提升會務工作質量來保證單位工作的正常順利開展。