如何做好新時(shí)期的會務(wù)工作

錢新建 江蘇省南通市崇川市場監(jiān)督管理局

會務(wù)工作是辦公室管理的重要內(nèi)容之一，是辦公室工作水平的重要表征。[1]會務(wù)工作組織的水平關(guān)系到會議本身的順利開展，也關(guān)系到單位工作的正常進(jìn)行，做好會務(wù)工作的重要性由此可見一斑。會務(wù)工作是有特定的內(nèi)容的，既包括會前的必要準(zhǔn)備工作，也包括會議進(jìn)行期間的協(xié)調(diào)工作以及會后的總結(jié)工作等。要做好會務(wù)工作，就要從工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、高效化方面多做工作。

一、新時(shí)期會務(wù)工作的重要性

（一）關(guān)系到會議的順利開展

新時(shí)期會務(wù)工作的重要性之一體現(xiàn)在對會議正常進(jìn)行的保障方面。會議是政府和企事業(yè)單位等通過重大決策議題的關(guān)鍵性討論方式之一，一些重要的工作內(nèi)容都要通過會議的方式來進(jìn)行。[2]會議要順利地推進(jìn)，離不開精心的會務(wù)工作。會議本身是要解決單位比較重要的事項(xiàng)，或者是通過比較重要的決定，因此，新時(shí)期會務(wù)工作的重要性就凸顯出來了。

（二）關(guān)系到單位工作的正常進(jìn)行

新時(shí)期會務(wù)工作的重要性之二是關(guān)系到單位工作的正常進(jìn)行。會議就像是一個(gè)紐帶或者是一個(gè)關(guān)鍵性的解決問題的開關(guān)一樣，當(dāng)組織碰到一些重要的事項(xiàng)需要討論、決定或者問題需要解決時(shí)，召開會議是最為常見也較為有效的工作方式。而會議能否發(fā)揮推進(jìn)問題解決的應(yīng)有作用在很大程度上是取決于會務(wù)工作的質(zhì)量的，因此，會務(wù)工作要認(rèn)真精細(xì)地進(jìn)行。

二、新時(shí)期會務(wù)工作的主要內(nèi)容

（一）會前準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備是在會議正式舉辦之前系統(tǒng)、充分地考慮整個(gè)會議，比如會議的主題、參加人員、需要用到的設(shè)施設(shè)備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)的處理機(jī)制等。這個(gè)工作相當(dāng)于是在會議之前以表格或者其他形式將會議過程統(tǒng)籌考慮一遍，注意到每一個(gè)會議的細(xì)節(jié)問題，無論是人還是事，以保證會議能夠有條不紊地開展。

（二）會中協(xié)調(diào)

會中協(xié)調(diào)是會務(wù)工作最為關(guān)鍵的部分，也是會務(wù)工作質(zhì)量最直觀的一種呈現(xiàn)。會議現(xiàn)場，包括人員的簽到、桌簽的擺放、茶水的準(zhǔn)備、材料的分法等常規(guī)性的活動，還有就是一些參會人員的臨時(shí)調(diào)整等需要現(xiàn)場調(diào)整與處理的非常規(guī)的活動等，還要在話筒等出現(xiàn)狀況時(shí)及時(shí)地予以應(yīng)對和解決。會中協(xié)調(diào)要求會務(wù)人員要全程密切地關(guān)注會議的進(jìn)展，隨時(shí)應(yīng)對各種常規(guī)和非常規(guī)的問題，保證會議的順利進(jìn)行。

（三）會后總結(jié)

會后總結(jié)是高質(zhì)量的會務(wù)工作人員需要開展的總結(jié)性的活動。一般來說，在會議組織的過程中，會積累一些經(jīng)驗(yàn)，也會碰到一些棘手的問題，在會議結(jié)束之后，及時(shí)地對每次會議組織情況進(jìn)行總結(jié)有助于穩(wěn)步地、持續(xù)地提升會務(wù)工作質(zhì)量，確保單位的會務(wù)工作水平能夠不斷地得以提升。

三、做好新時(shí)期會務(wù)工作的著力點(diǎn)

（一）會務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化

要做好新時(shí)期會務(wù)工作，著力點(diǎn)之一是在會務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化方面下功夫。會務(wù)工作人員要深入學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握會務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)和流程，樹立標(biāo)準(zhǔn)化理念，把標(biāo)準(zhǔn)化貫徹到會務(wù)工作的全過程。[3]標(biāo)準(zhǔn)化主要是為了提升會務(wù)工作的專業(yè)化水準(zhǔn)，作為辦公室的工作人員，會務(wù)工作是常規(guī)性工作之一，要能夠?qū)h組織相關(guān)的內(nèi)容以文字形式呈現(xiàn)出來形成工作制度，所有的工作人員都要熟悉和掌握這些工作制度，并且能夠主動地學(xué)習(xí)，掌握會務(wù)工作領(lǐng)域相關(guān)的新知識、新動態(tài)等。

（二）會務(wù)工作的精細(xì)化

要做好新時(shí)期會務(wù)工作，著力點(diǎn)之二是在會務(wù)工作的精細(xì)化方面下功夫。會務(wù)工作人員要在會前反復(fù)推敲、優(yōu)化流程、檢點(diǎn)事項(xiàng)，在細(xì)節(jié)處展現(xiàn)極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，以精益求精的服務(wù)確保會議的規(guī)范化進(jìn)行。[4]會務(wù)工作人員都要成為“細(xì)節(jié)控”，要“吹毛求疵”地對待會議的衛(wèi)生、安全、消防、場地布置等各個(gè)事項(xiàng)，小到茶杯的衛(wèi)生，大到突發(fā)情況發(fā)生時(shí)的預(yù)案啟動等，都要做到極致。

（三）會務(wù)工作的高效化

要做好新時(shí)期會務(wù)工作，著力點(diǎn)之三是在會務(wù)工作的高效化。會務(wù)工作也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，如果之前沒有涉足到這一領(lǐng)域的人員可能回到會務(wù)工作產(chǎn)生一種錯(cuò)誤的理解，認(rèn)為該項(xiàng)工作沒有技術(shù)含量、簡單易行，實(shí)際上會務(wù)組織對人員要求很高，必須要高效化地進(jìn)行。會務(wù)工作人員要以訓(xùn)練有素的行動來保障會議的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

會務(wù)工作的基礎(chǔ)性、保障性作用已經(jīng)獲得了認(rèn)同，這一點(diǎn)毋庸置疑。在新時(shí)期，由于外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境均變化較大，會議以及會務(wù)工作的重要性更加凸顯出來。會務(wù)工作質(zhì)量的提升重點(diǎn)在于工作人員能力的提升以及敬業(yè)精神的提升方面，要切實(shí)根據(jù)會議要求，專業(yè)化地予以應(yīng)對，以不斷提升會務(wù)工作質(zhì)量來保證單位工作的正常順利開展。