淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

孫劍修 內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟科爾沁右翼前旗大石寨鎮(zhèn)人民政府

事業(yè)單位是我國(guó)主要的體現(xiàn)服務(wù)人民性質(zhì)的重要部門(mén)，承擔(dān)著支撐國(guó)家正常運(yùn)行的諸多工作，其中囊括了建設(shè)與管理國(guó)民信息庫(kù)的工作，其工作量大、難度高，人工整理的過(guò)程容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，耗費(fèi)大量人力物力。20 世紀(jì)迎來(lái)了信息時(shí)代，把互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相結(jié)合，檔案管理從人工作業(yè)轉(zhuǎn)型到計(jì)算機(jī)操作，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效、準(zhǔn)確。

一、信息化對(duì)檔案管理的意義

事業(yè)單位對(duì)國(guó)民檔案信息的管理數(shù)量巨大，相比以往人工的、紙質(zhì)的檔案來(lái)說(shuō)，信息化管理檔案不僅節(jié)約用地，減少堆放檔案的空間浪費(fèi)，而且節(jié)約紙質(zhì)資源，延長(zhǎng)資料的保存時(shí)間，避免檔案由于常年沒(méi)有管理而發(fā)黃破損，或者由于環(huán)境潮濕導(dǎo)致的紙張發(fā)霉。以往在查詢資料前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行編排再存放，在查找檔案時(shí)，要翻箱倒柜，對(duì)所有材料核對(duì)和清算。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)管理檔案，可以節(jié)約大量的人力物力，減輕事業(yè)單位的壓力，提高檔案保存的準(zhǔn)確性、安全性，減少泄露信息的途徑，降低信息丟失的概率，提高事業(yè)單位的工作效率。對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)是有益的，對(duì)國(guó)民來(lái)說(shuō)是安全的，對(duì)事業(yè)單位的員工來(lái)說(shuō)是便利的。

二、對(duì)信息化建設(shè)提出建議

（一）提高事業(yè)單位人員的素質(zhì)

一個(gè)行業(yè)的轉(zhuǎn)型，不僅僅是對(duì)行業(yè)的形式和結(jié)構(gòu)進(jìn)行改進(jìn)，也需要管理人員的全力配合。檔案管理人員要對(duì)檔案了解，熟悉檔案清點(diǎn)和記錄的具體流程，提高管理人員的管理能力，不放過(guò)任何細(xì)節(jié)。在此基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，把文字檔案化為數(shù)字檔案。定期對(duì)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，要求其掌握信息化管理檔案模式，管理檔案精細(xì)、準(zhǔn)確，不留漏洞。開(kāi)展定期的技能培訓(xùn)，對(duì)管理人員進(jìn)行考核，提高其業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)其成為高素質(zhì)、高能力的信息化管理人員。

（二）構(gòu)建完善的信息化管理檔案制度

想要完成信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變，必須要構(gòu)建可持續(xù)的信息化管理制度，建立符合國(guó)情的管理體系[1]。對(duì)這種新模式進(jìn)行探索，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，找到最適合我國(guó)的檔案管理制度，完善制度的條條框框，制定完整的信息化建設(shè)的規(guī)劃，貼合實(shí)際需求，有效的推動(dòng)信息化管理體制的發(fā)展，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)與信息管理的結(jié)合，摒棄以前舊模式資源浪費(fèi)的缺點(diǎn)，發(fā)揮新模式方便快捷的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)管理制度的有效性。

（三）加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是一項(xiàng)任務(wù)量巨大且極其困難的工作，它囊括了許多工作內(nèi)容，需要管理人員對(duì)資料進(jìn)行收集、錄入程序、存儲(chǔ)信息、管理檔案并且對(duì)檔案管理程序不斷探索和開(kāi)發(fā)，建立規(guī)范化的格式，方便檔案的輸入與查找，最終才能達(dá)到預(yù)期的效果，而這之中的每一步都離不開(kāi)事業(yè)單位信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，只有完善各項(xiàng)設(shè)施、保證滿足信息化管理的各項(xiàng)要求，才能確保信息化建設(shè)的完美呈現(xiàn)[2]。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，做好保密工作，不僅對(duì)檔案的保存下功夫，也要為檔案的保密做足功課。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)工作，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，提高檔案管理工作的地位，讓領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)同感，才能更好地進(jìn)行信息化建設(shè)，為檔案管理工作開(kāi)辟路徑。在工作中，培養(yǎng)檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理模式，改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，讓工作人員對(duì)信息化管理模式產(chǎn)生認(rèn)同感，加強(qiáng)其工作質(zhì)量的監(jiān)控，培養(yǎng)其責(zé)任心、職業(yè)道德素養(yǎng)，為建設(shè)信息化檔案管理夯實(shí)人才基礎(chǔ)做出貢獻(xiàn)。

（五）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻

近些年來(lái)，不少不法分子盜取資料，售賣(mài)信息。信息安全問(wèn)題引起了國(guó)民的廣泛關(guān)注，事業(yè)單位所收集的檔案涉及人口廣泛，甚至存在許多保密性極高的文件，一旦出現(xiàn)信息泄露，將會(huì)造成巨大的損失，后果無(wú)法想象。所以，我們要及時(shí)建立信息安全的防火墻，提高檔案的保密性，對(duì)檔案設(shè)置多重關(guān)卡，定期更新系統(tǒng)，查殺病毒。同時(shí)也要對(duì)外建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全法律體系，對(duì)犯罪分子主動(dòng)出擊，讓不法分子望而卻步，讓國(guó)民生活在一個(gè)健康、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。

（六）加強(qiáng)工作的內(nèi)部監(jiān)督

建設(shè)信息化檔案管理，完善管理制度，促進(jìn)工作的穩(wěn)步進(jìn)行，需要員工的互相監(jiān)督。不斷完善內(nèi)部監(jiān)督制度，可以推進(jìn)事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理工作是一項(xiàng)龐大且辛苦的工作，合理的監(jiān)督制度體系下，員工之間可以互相提醒，提高事業(yè)單位管理人員的工作主動(dòng)性、積極性，在相互促進(jìn)中發(fā)現(xiàn)新模式的缺點(diǎn)與不足，及時(shí)改進(jìn)，努力完善信息化模式。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化的發(fā)展是各行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也將是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。建設(shè)信息化模式可以推動(dòng)事業(yè)單位前進(jìn)，對(duì)部門(mén)的發(fā)展有益。將信息化和檔案管理相結(jié)合，把互聯(lián)網(wǎng)的有益之處與事業(yè)單位的資源利用相結(jié)合，充分利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息的透明化、高效化，實(shí)現(xiàn)檔案的安全化、準(zhǔn)確化，這對(duì)檔案的管理是一次突破，也是一個(gè)巨大的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。要以制度、規(guī)范為依托，保障信息管理的安全；以技術(shù)為基礎(chǔ)，保障檔案管理的正常進(jìn)行。新的模式、新的時(shí)代，要依靠人民政府的耐心探索，從管理制度、管理人員和基礎(chǔ)設(shè)施等方面入手，做好建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的工作。