優化事業單位檔案管理的途徑分析

周富 內蒙古自治區興安盟科爾沁右翼前旗財政局

現代社會是一個信息化，數字化的社會，在事業單位中的員工的檔案信息都應該是有序的，一目了然的，不能混亂，毫無章法地去進行管理。檔案的管理工作是非常復雜且龐大的，因為涉及每一個員工的資料信息，必須進行仔細核對。同時這項工作對管理人員也有一定的要求。管理人員得具備一定的專業能力與心理素質，這樣才能在面對冗雜無序的資料時保持高度的耐心，并且仔細地完成檔案管理工作。在管理工作中可能會遇見一系列的問題，這就需要事業單位采取一定的措施，妥善地處理好發現的問題，使事業單位得到更好的發展。

一、事業單位檔案管理工作中出現的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

大多數員工認為檔案的管理工作是非常清閑的，簡單的，只是對員工檔案的歸整和儲備，沒有什么技術性的難題，所以在進行這項工作時，員工就沒有以認真的態度去完成這項工作。這樣就非常容易對檔案內的一些內容沒有仔細進行核對，產生紕漏，影響事業單位的正常運轉。

（二）管理模式有待完善

有一些事業單位在檔案管理的制度方面沒有很好地進行完善，對員工的工作態度和行為缺乏一定的約束，導致一些問題的產生，從而影響整個單位的運轉效率。所以說建立一個良好有效的管理制度可以使員工在工作方面有更高的積極性，使工作更快更好地進行。

（三）管理人員的專業素質不高

因為對檔案管理工作沒有足夠的重視，所以很多事業單位就對其人員的專業素質缺少考察，導致非常多管理人員沒有足夠的專業知識。雖然從表面上來看檔案管理工作的內容確實不需要一定的專業性，但是實際上這項工作不是一般人能夠勝任的。因為在檔案資料的專業部分需要有嚴格的調查與考證，如果不是技術型人員，不能馬上看出當中的問題，由此可以看出，提升管理人員的專業素質是十分必要的。

（四）檔案管理設施相對落后

大多數事業單位會在其生產方面加大設施資金的投入，保證質量與效率，而對辦公設施缺少資金支持，導致在進行檔案管理工作時使用的設備都相當落后。現階段，信息資源是最大的經濟來源，而且信息更新的速度非常之快，只有以最快的速度把握住信息，才能成為事業單位快速發展中的佼佼者[1]。隨意說只有愿意對信息資源投入時間和成本的事業單位才可以更好地利用信息，創造財富。

二、事業單位檔案管理工作的基本原則

（一）靈活性原則

大多數事業單位的檔案管理工作的過程都是差不多的，基本就是按照檔案管理工作的基本要求，然后再使檔案的管理達到規范，統一。但是在以上的基礎上，管理人員要認識到需要按照不同事業單位的不同特點去對檔案進行整合，使檔案的管理能跟隨事業單位的腳步，靈活地去進行調整，使檔案的管理工作得到準確的落實。

（二）管理性原則

在事業單位中，每一項的工作都需要制定符合工作特征的體系，只有保持這種專業的態度，才能促使事業單位的發展。在檔案管理的工作中也同樣適用。建立起一套完整的管理制度，由上級督促，檢驗員工對于制度的遵守程度，適當地去激起員工對于工作的熱愛。檔案管理的員工也需要按照制度去進行工作，并且對工作中不理解的地方上報給上級，形成良好的溝通，這樣能夠快速的發現與處理工作中出現的問題，使檔案管理工作能夠更高效地進行。

三、事業單位檔案管理工作的優化策略

（一）完善管理制度

事業單位應當引起檔案管理人員對于自身工作的重視，并且學習與之對應的法律法規，增強其對于工作內容的認識。事業單位本身也需要進行一些檔案管理知識的宣講活動，鼓勵員工去參與并且分享自身工作經驗與教訓。領導層也需要建立起一個專業的團隊，定期對檔案管理工作進行審查，分析工作出現弊端的原因，以便于能夠對癥下藥，從根源得到解決[2]。對檔案管理的員工實行教程制度，表現優秀的有一定的獎勵，比如獎金，假期等；而對于因不認真對待工作而出現差錯的員工，采取一定的懲罰措施。

（二）引入高素質專業人員

要想使檔案管理工作的效率和質量有一個有巨大的進步，引入高質量人員是非常必要的一步。檔案管理人員自身的專業素質能夠很大程度的影響工作的進程。所以為了解決這項工作中缺乏專業人員的問題，事業單位應當在選拔人員的時候提高標準，著重考察應聘人員的專業素質與處理事務的能力，以便于后期能夠組建一個更標準，更專業的檔案管理團隊。

（三）增加設施的投入資金

隨著管理工作復雜度的提高，以前的老舊設備已經不能滿足當前的發展，并且季度的影響對當前信息的掌握，降低了工作的效率。所以事業單位的管理者應當有長遠的目光，加大在辦公設備上的資金投入，促進信息的更新換代。可以引進網絡技術，讓管理人員用互聯網技術進行數據的整理，讓工作過程更加高效。

四、結語

檔案管理的工作對事業單位的發展前景有著不可估量的影響，所以說在檔案管理方面投入人力物力是非常有必要的。具體可以從高素質人員的引進，管理制度的完善以及設備資金的投入等方面來采取措施，保證事業單位高效運轉。