辦公室精細(xì)化管理的必要性及實(shí)施思考

李臻 中國(guó)人民解放軍軍事科學(xué)院系統(tǒng)工程研究院

辦公室管理在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以及內(nèi)聯(lián)外通等方面起到不可替代的重要作用，也是提升整體管理水平的關(guān)鍵。精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代管理理念，與傳統(tǒng)粗放式管理相反，在應(yīng)用過(guò)程中致力于降低管理成本，提高管理效率。為此，應(yīng)充分認(rèn)知辦公室精細(xì)化管理的必要性，運(yùn)用可行性實(shí)施策略充分發(fā)揮該管理方法的優(yōu)勢(shì)。

一、辦公室管理特點(diǎn)

辦公室作為開展管理工作的重要場(chǎng)所，實(shí)際工作內(nèi)容繁重，表現(xiàn)為以下幾種特點(diǎn)：（1）規(guī)范性與約束性：辦公室管理過(guò)程需要工作人員基于嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，根據(jù)管理內(nèi)容進(jìn)行，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。其中管理規(guī)章制度起到約束與規(guī)范作用；（2）政治性與原則性：體現(xiàn)在工作人員只有樹立正確的政治觀念，具備較高的思想政治水平，才能保證管理工作發(fā)展方向的正確性，富有強(qiáng)責(zé)任感和使命感，主動(dòng)提升個(gè)人能力和素質(zhì)；（3）無(wú)私性與連接性：辦公室管理以整體發(fā)展利益為重，工作人員應(yīng)始終遵循公私分明、廉潔自律原則，自覺抵御不良利益誘惑，做好內(nèi)外連通的管理工作。

二、辦公室精細(xì)化管理的必要性

實(shí)施辦公室精細(xì)化管理，是致力于完成辦公室行政管理工作和辦公事務(wù)管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，應(yīng)該確保各項(xiàng)事務(wù)得到深化、細(xì)化[1]。辦公室管理對(duì)象涉及較廣，事務(wù)繁雜。大到制定規(guī)章制度，小到員工安全衛(wèi)生和福利保障等，在整體運(yùn)營(yíng)過(guò)程中起到承上啟下的作用，因此實(shí)行精細(xì)化管理是十分有必要的。

（一）明確各人員職責(zé)

一方面，實(shí)行精細(xì)化管理有利于明確各人員職責(zé)，分工明確，如進(jìn)一步確定“專人負(fù)責(zé)”以及“輪班制度”等，保證每一項(xiàng)辦公室事務(wù)有人管，在執(zhí)行事務(wù)過(guò)程中有效避免出現(xiàn)相互推諉情況。在此基礎(chǔ)上，精細(xì)化管理可以實(shí)現(xiàn)職責(zé)分工的細(xì)化，對(duì)于提高工作人員責(zé)任意識(shí)有重要作用；另一方面，實(shí)行精細(xì)化管理不僅利于提升整體管理水平，對(duì)促進(jìn)工作人員綜合能力的提升有重要現(xiàn)實(shí)意義，如辦公能力、服務(wù)能力、執(zhí)行能力等，利于推進(jìn)辦公室工作專業(yè)化發(fā)展。

（二）嚴(yán)格監(jiān)督與管理

管理制度在辦公室管理工作中占據(jù)重要地位。通過(guò)實(shí)施辦公室精細(xì)化管理，易于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)問(wèn)題，可為完善相關(guān)管理制度、條例、規(guī)定等提供有利條件，也對(duì)于人員起到有效的約束作用，發(fā)揮監(jiān)督職能。可以有效避免出現(xiàn)粗放式管理模式下，員工辦事“以經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，以制度規(guī)定為輔”的情況，導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量大打折扣。

（三）提高整體辦事效率

辦公室精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)了人員分工、管理制度等多方面的精細(xì)化建設(shè)，為辦公室各項(xiàng)工作的順利開展提供強(qiáng)有力的制度支撐以及人力支持。按照制度辦事，省略重復(fù)環(huán)節(jié)和程序，整體辦事效率和效果顯著提升，從某種程度上，利于營(yíng)造良好的工作環(huán)境以及人才隊(duì)伍建設(shè)。

三、辦公室精細(xì)化管理的實(shí)施策略

（一）正確認(rèn)知精細(xì)化管理

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，認(rèn)識(shí)不到位就難以實(shí)現(xiàn)行動(dòng)自覺[2]。基于部分高層領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員認(rèn)知上的缺陷，有必要加強(qiáng)全員對(duì)辦公室精細(xì)化管理認(rèn)知，彌補(bǔ)認(rèn)知缺陷，避免其阻礙辦公室管理水平的提升以及精細(xì)化管理模式的推行。辦公室工作對(duì)于企業(yè)以及政府機(jī)關(guān)等運(yùn)行的重要性不言而喻，是支撐“外部裝修”與“內(nèi)部陳設(shè)”的關(guān)鍵，是辦事方式、處事原則、整體形象的直接呈現(xiàn)。推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理，需要滿足高度思想認(rèn)知這一前提條件，在工作中始終堅(jiān)持發(fā)揮自身承上啟下、內(nèi)外連通的職能，為企事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的“軟實(shí)力”保障。對(duì)此，辦公室全員需明晰精細(xì)化管理理念和宗旨，認(rèn)真對(duì)待細(xì)節(jié)問(wèn)題，準(zhǔn)確把握每一項(xiàng)事物的細(xì)節(jié)，做事一絲不茍，不拖延任何一項(xiàng)工作。同時(shí)以良好的服務(wù)態(tài)度對(duì)待每一名辦事人員，提供相應(yīng)的咨詢和幫助服務(wù)，保障辦公室業(yè)務(wù)的有序性、細(xì)致性、合理性。

（二）健全辦公室管理制度

從細(xì)節(jié)入手，健全辦公室管理制度，一定程度上可以通過(guò)硬性制度要求，防止工作人員憑借經(jīng)驗(yàn)主義辦事而帶來(lái)的不利影響，有效提高工作效率和質(zhì)量。一方面，可以從健全獎(jiǎng)懲制度入手，約束人員行為的同時(shí)，刺激其工作積極性與自給性，營(yíng)造良好的工作氛圍，為精細(xì)化管理的實(shí)施創(chuàng)造有利條件。另一方面，建立規(guī)范化、系統(tǒng)化行政管理流程，保障辦公室工作有章可循，如形成“辦公室人員責(zé)任說(shuō)明書”。鼓勵(lì)全員參與制度完善工作中，群策群力，保證制度的合理性、可行性，以此明確各人員工作職責(zé)，避免相互推諉情況出現(xiàn)，拖延辦事進(jìn)度。嚴(yán)格按照“急事急辦、特事特辦、遇事速辦”原則，基于規(guī)范工作流程，細(xì)致開展辦公室工作，更快完成粗放式管理到精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變，提高工作效率和質(zhì)量。

（三）重視查驗(yàn)工作結(jié)果

存在辦公室排除在半年度、年度考核制度以外的情況，導(dǎo)致辦公室工作被邊緣化，制約辦公室精細(xì)化管理發(fā)展。對(duì)此，應(yīng)完善人員考核制度，并與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤。從人員辦事效率、辦公日志、年底工作總結(jié)等方面，對(duì)人員專崗辦事辦結(jié)率、檔案管理、工作執(zhí)行力等進(jìn)行細(xì)致化考核，給予合理化評(píng)估價(jià)。制定該指標(biāo)的過(guò)程中，可以借鑒原有制度，取其精華，在結(jié)合精細(xì)化發(fā)展實(shí)際需求以及崗位要求，進(jìn)一步優(yōu)化完善，以更好適應(yīng)辦公室管理工作的程序性、規(guī)范性，保證各項(xiàng)量化指標(biāo)設(shè)計(jì)的科學(xué)性，以及針對(duì)主觀性較強(qiáng)的工作評(píng)價(jià)的合理性等，可借助榜樣力量激發(fā)全員工作積極性，提高綜合素質(zhì)。

四、結(jié)論

有必要堅(jiān)持辦公室精細(xì)化管理的推進(jìn)，從提高全員精細(xì)化管理意識(shí)入手，重視健全辦公室管理制度以及查驗(yàn)人員工作結(jié)果，對(duì)于實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理、不斷提高工作效率與質(zhì)量有重要現(xiàn)實(shí)意義。