以某地方民族高校為例談財務信息化建設探究

高澤斌 劉鵬程 王琳霞 陳克麗 四川民族學院

隨著互聯網的發展、大數據的誕生，財務信息化的建設也愈發深入和全面，從最基本的網絡賬務處理到零星辦公用品采購一站式監督；從提高便利性到提升內部控制力度，財務信息化的發展碩果已經不斷給企事業單位帶來了紅利，正因如此，實行財務信息化是未來甚至是現在的大勢所趨，當然，高校也概莫能外。筆者在此選取中央民族大學、西南民族大學、西昌學院等眾多高校使用的神州浩天公司所開發的財務軟件平臺，以某地方民族院校為探討對象，探究財務信息化建設的相關問題。

一、該民族院校信息化建設現狀及存在問題

（一）財務信息化現狀

被調查學院現采用的是神州浩天公司所開發的財務軟件平臺，主要包括財務管理系統及網上查詢系統，工資管理系統，學生收費系統，網上繳費平臺，尚未引入預算管理系統、網絡報銷、銀校互聯等信息化模塊。現在校師生約11000人，近三年財務收支近15億元，近三年憑證數約23000份，月均639份。綜合以上數據比較，該所院校財務規模與同省其他高校相比體量不大，但也顯而易見，其財務信息化的建設也只是鳳毛麟角，僅僅建設了信息化的基礎部分，財務信息化整體建設相對落后。

（二）存在的問題

1.財務信息化方面的人才缺乏。財務信息化管理崗位要求既要懂財務管理，又要熟悉計算機操作和網絡技術，而在這方面的人才按目前市場情況引進很難，只能從現有財務人員進行重點培養，這就造成學校的財務信息化建設推進速度慢，財務處的軟件和硬件缺少專門人員進行維護和保養，存在安全隱患。

2.預算編制和管理還很粗放，沒有預算管理委員會，沒有專門的預算管理系統，預算編制主要還是由計劃財務處預算科根據四川省財政廳下達的控制數，組織歸口管理部門，編制年初預算，最終由預算科根據各部門上報的部門預算，匯總后報送校長辦公會議討論通過，缺少對需求計劃進行專家論證和預算審批制度，例如政府采購預算如果沒有進行認真審核，可能會影響到第二年政府采購項目的備案和實施，以及項目的預算執行進度，造成資金浪費。

3.年底集中報銷經濟業務情況較為突出：近三年來上下半年憑證量平均環比增加89%，在不包含假期的會計月度中，憑證數的最大差值達到了1225份，占當年憑證最多月份數的71.2%。其形成原因主要為內控措施不嚴厲、審批簽字流程繁雜、教職工自身較為拖沓等因素。

4.賬務處理繁雜：在2019年政府會計引入權責發生制后，財務分錄實行雙軌制，這一制度的引入需要明確自身款項的性質，進而判斷是否制作預算分錄；而本校因結算方式效率較低而導致存在較多往來款項，在制作諸如工資等涉及往來款項較多的憑證時難度陡增，在引入權責發生制前本就需要大量時間處理，現在更是需要花費數倍時間。

5.報銷進度不透明：該所院校采用預收單制度進行報銷審核，工作日一位前臺工作人員進行單據預審，而后其余工作人員進行二審和賬務處理。在未使用短信、app平臺推送消息的情況下該報銷模式不僅會導致報賬人在遞交手續后無法得知報賬進度，而且在無法做到無現金報賬的情況下還大大增加了出納人員的工作。

6.報銷人員財務學習強度不足：在日益嚴格的財務制度下，所需材料相較以前更加規范和健全，而在這一過程中財務人員和報銷人員存在脫節，而脫節所造成的直接沖突就直接匯聚到了財務前臺人員面前，解釋政策，尋求理解成了財務人員工作常態，報賬難這一思想則在報銷人員中難以根除。

二、該民族院校財務信息化前期建設方案

該院校信息化建設尚處于初步階段，而財務信息化技術已是包羅萬象，所以在財務信息化建設方面不能盲目追求最新、最好、最全，不論是財務工作人員還是教職工都需要在推進階段逐步適應，所以在此以前后兩個建設階段提出方案。

（一）引入網絡報銷平臺，報銷人僅需在網絡上進行一系列預約申請，在辦理完審批手續后直接裝入憑證投遞箱進行投遞即可完成初步報銷

減輕財務工作人員勞動強度：以神州浩天公司的網絡報銷模塊為對象，該模塊的引入將使辦公用品采購、差旅費報銷、教職工借款這三類業務實現網絡報銷，據統計，近三年該學院辦公用品采購、差旅費報銷、教職工借款三類業務占總體業務比例為15%、65%、7%。由此可見，引入該模塊可使近九成業務實現線上報銷，而財務人員僅在收單這一環節即可節省出大量的時間，在制單方面也可節省大量時間。對前臺財務工作人員勞動強度有所減輕。

網絡報銷的引入可倒逼報銷人員對財務規范的學習：網絡報銷可減少財務人員面對面告知所缺手續這一環節，通過流程設計使報賬人員對自身材料規范性有初步的了解，該過程可有效減少報賬過程中的退單率，且對報賬人員對財務規范的學習起到了促進作用。

提高報銷透明化：相較于預收單制的報銷方式，網絡報銷的優勢還在于可以在網絡上查詢自己的報賬業務進度，該功能可讓經辦人隨時掌控自己的報銷情況，在提高透明化的同時還能形成監督機制。

（二）引入電子審批系統

電子審批系統可利用網絡及手機實現無紙化審批流程處理，審批人根據系統提示可不受時間及地點的限制，通過平臺審簽電子單據和網報申請單進行電子簽名，該模式的引進將審批模式由線下轉為線上，更高效便捷[1]。

電子審批的引入可有效緩解集中報銷的情況，在高校教師工作繁雜、領導出差、校區分隔等情況下都能線上完成審批程序，該系統不僅有利于報賬的及時性，還提高了經辦人報賬的及時性，該系統與網絡報銷系統相輔相成能極大提高報賬效率。

（三）引入銀校互聯系統

引入銀校互聯系統有益于加強內控，提高資金支付安全性，在保證財務使用網絡的安全性的前提下，“銀校互聯”系統采用專線搭建，有效預防網絡攻擊。

實現財務無現金辦公，減少現金管理風險 采用“銀校互聯”系統支付，借助網絡技術和銀行服務器的支持，報銷款可以通過系統直接轉入收款方，實現了網銀對公付款、個人公務卡報銷、校外勞務費轉賬等。其一，財務部門無須留存備用金，實現無現金庫存，減少因保管大量現金而引起的資金安全風險。其二，減少現金在高校財務、報銷人、銀行之間的流動，出納和復核人員無須每天盤點現金、報銷人無須到現場領取現金，提高辦事效率，最大限度地降低因現金流轉而造成地風險。其三，可有效減少往來賬款，讓賬務處理更加簡潔，減少不必要的暫存款項，在對于制作工資一類的憑證時會有極大的效率提升[2]。

三、該民族院校財務信息化前期建設方案

1.預算管理系統。可以定制各項收入和支出項目，全面跟蹤預算執行，在深入分析高校“預算管理”實際情況和普遍要求的基礎上，建立包括預算申報、預算編制、撥款下達、預算執行、執行分析、預算考核在內的完整有效的全過程的預算管理系統。可制定各預算申報項目及申報模板等，按照業務性質和預算內容的不同，實現預算申報模板的細化管理，支持人員經費、公用經費、專項預算等明細申報，可以通過預算管理系統確定歸口部門權限，如讓資產管理處審核各部門項目中需要采購的貨物、工程、服務是否需要政府采購，由科研部門審核確定老師的科研項目，編好預算，使學校的預算管理及預算執行能夠滿足主管部門和學校管理的需要[3]。

2.學生酬金管理系統。目前對學生的發放種類多樣，主要包括一卡通退費，助學貸款退費，各類獎助學金，勤工助學，就業補貼等。而經調查，學校學生各類款項發放的實際流程，依然使用的是通過輔導員收集銀行卡號、線下匯總、線上制作excle發送至相關財務工作者這種近乎原始的方式和方法，這種方式不僅效率低，而且反復率極高。使用這種方法工作量非常大，卡號收集錯誤的，還要重匯，還可能存在舞弊風險。而引進學生酬金管理系統，由學生處提供資助學生名單，學號，補助金的標準，然后導入酬金系統，生成發放明細，并且系統可以連接學生收費系統，學生可以通過微信維護自己的銀行卡號，而且發放的數據可以隨時進行審核，可以防止出現舞弊現象。

四、推進財務信息化建設全過程的優化建議

引入會計信息化系統在一定程度上可以緩解當前使用傳統方式遇上的相關困難，但若要想完全解決問題，僅僅依賴系統，停止自己的思考必定會適得其反。所以在推進會計信息化時應有所準備。

（一）加強財務信息化應用的宣傳與培訓

對于財務人員應該學習如何使用及控制這些系統，雖然會計信息化減少了會計工作人員臺前的工作任務，但是其后臺的工作量及知識儲備是有所增加的，系統處理是否正確應有自己的判斷，不能一勞永逸式的依賴于系統。

為了更好地推廣會計信息化如網絡報銷，需要對教職員工進行宣傳培訓，因此，學校可以編寫系統各項功能的操作說明與指南，組織對相關系統使用的培訓，加強與各個部門交流新系統的功能與注意事項，一方面是宣傳如何使用網絡報銷，另一方面是宣傳報賬所需材料，因為采用投單方式，需要各部門經辦人對手續材料有初步判斷。

（二）內部制度的建立和健全

首先，在推進會計信息化的同時，學校應加快推進內部控制建設信息化，制定內部控制信息化建設方案，通過引入預算管理系統、合同管理系統等，針對自身存在問題從制度上進行完善，使預算編制有評估，預算執行有監管，預算完成有考評，對預算完成得好部門建立獎懲制度[4]。

其次，在會計信息化的推進中也應適應新變化，出臺新規定，如電子審批系統地運用，如果完全依照老規矩、老辦法一定無法適應新現象，在審核權限收緊還是放開，在審核額度上增加還是減少都需要更多地考量。

再次，應建立財務信息化管理制度，財務信息化建設涉及學生和教職員工的信息資料，應建立保密制度，由專人負責，防止涉密；財務人員應該有信息安全防范意識，應加強信息安全培訓。

（三）數據互通

當下高校財務信息化建設的目標最重要的就是實現財務系統的互聯互通、數據共享，實現與教務、人事、學生、科研等業務系統的互聯互通，打通、運轉全校龐大的資金流和信息流。而為了實現這一點更需要高校多個部門的合作和數據共享[5]。

其次，對接資產管理系統、教材庫等，財務會計不是一家之言，數據互通才能為學校發展提供及時準確的財務分析資料，提高整體工作效率、提高各項工作質量和服務水平，實現真正意義上的管理提升。

五、結語

在“互聯網+”的時代，有的高校實現了人工智能化，商品采購與商城直接對接，差旅服務平臺，可以和交通、酒店進行對接。地方高校財務信息化建設任重而道遠，困難重重。學校財務應乘著信息化這一巨大浪潮向前推進，在前進路上需要統籌兼顧，財務人員需要自我革新，財務管理制度需要不斷完善，相信在眾志成城的努力下，會計信息化的建設必定會一步一個腳印將藍圖變為現實。