財務(wù)信息化在費用報銷中的運用

王云 山西汾西礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司財務(wù)處

在財務(wù)信息化發(fā)展中，費用報銷是會計信息處理中煩瑣且重復(fù)的步驟，屬于獨立性突出的財務(wù)板塊。費用報銷系統(tǒng)全面建設(shè)能推動單位信息化建設(shè)，適應(yīng)財會行業(yè)發(fā)展要求，提高單位整體財務(wù)效率。費用報銷系統(tǒng)能將單位原始發(fā)票處理步驟進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)線上電子處理，全面降低費用報銷階段各項成本，降低人力資源成本投入。在費用報銷系統(tǒng)應(yīng)用中，相關(guān)管理人員要在網(wǎng)上申請，通過多層次審批完成網(wǎng)上報銷要求，簡化時間成本，對報銷行為集中規(guī)范。在財務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展中要注重將傳統(tǒng)費用報銷行為設(shè)定為固定模板，相關(guān)報銷人員要注重依照嚴(yán)格規(guī)定做好審批操作。之后通過系統(tǒng)自動計算能保障報銷金額生成對應(yīng)的賬單，對人工錯誤集中優(yōu)化，提高財務(wù)管理工作效率。

一、費用報銷中應(yīng)用財務(wù)信息化的作用探析

在費用報銷中全面實現(xiàn)財務(wù)信息化發(fā)展，能有效推動國當(dāng)前企業(yè)全面信息化發(fā)展，集中適應(yīng)社會發(fā)展新時期多項需求，從整體角度推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)前要注重保障企業(yè)在報銷中實現(xiàn)遠(yuǎn)程化發(fā)展，這樣能有效降低費用報銷環(huán)節(jié)產(chǎn)生的時間成本，有助于提高費用報銷整體效益。對網(wǎng)上信息報銷系統(tǒng)合理應(yīng)用，在規(guī)范化報銷中能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行申請，對等待審批集中報銷，提高各項工作整體效率。其次，在財務(wù)信息化應(yīng)用實踐中，能實現(xiàn)費用報銷相關(guān)流程固定化發(fā)展，報銷人員提交相關(guān)報銷申請以后，會自動跳轉(zhuǎn)到相關(guān)流程節(jié)點實施審批，這樣可以全面提升單據(jù)填報精確性。基于財務(wù)軟件接口對接應(yīng)用，保障系統(tǒng)能進(jìn)行自動化記賬，全面提升會計信息質(zhì)量，強(qiáng)化財務(wù)決策能力。

此外，費用報銷財務(wù)信息化發(fā)展中能實現(xiàn)精細(xì)化發(fā)展，在費用報銷系統(tǒng)建設(shè)中，通過財務(wù)信息化發(fā)展能對各項財務(wù)預(yù)算集中調(diào)整、預(yù)算補(bǔ)充、超支監(jiān)控等。通過系統(tǒng)應(yīng)用功能發(fā)揮，能全面實現(xiàn)財務(wù)信息動態(tài)化監(jiān)管控制，對人為預(yù)算控制相關(guān)問題集中控制，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，降低各項成本費用支出，獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益，為后續(xù)精細(xì)化管理發(fā)展奠定有效基礎(chǔ)。最后還要保障報銷信息公開化、透明化發(fā)展，在此系統(tǒng)中具備良好的信息查詢作用，相關(guān)報銷申請員工能在規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)實現(xiàn)多項信息有效查詢，掌握單據(jù)實際審批狀態(tài)。通過報銷系統(tǒng)能掌握不同費用預(yù)算余額，相關(guān)部門能查詢各項費用變動情況，便于對預(yù)算應(yīng)用計劃集中調(diào)控。企業(yè)要做好預(yù)算現(xiàn)狀分析，突出各項費用應(yīng)用透明性。相關(guān)管理人員要注重結(jié)合實際情況，對企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展情況集中分析，基于此基礎(chǔ)為企業(yè)各項發(fā)展策略擬定提供基礎(chǔ)依據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)全面穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、財務(wù)信息化在費用報銷中運用的注意事項

過去諸多傳統(tǒng)企業(yè)在發(fā)展中針對費用報銷業(yè)務(wù)主要是應(yīng)用紙質(zhì)賬單，通過將賬單逐層遞交申請簽字能完成各項報銷業(yè)務(wù)，之后通過財務(wù)管理人員集中計算結(jié)算，再進(jìn)行費用發(fā)放。完整的操作流程中整體消耗時間較長，各項操作流程較為煩瑣。通過電子信息化費用報銷系統(tǒng)應(yīng)用，要注重對電子控制界面各項信息集中補(bǔ)充，基于規(guī)定操作流程集中審批。財務(wù)信息化的費用報銷操作流程較為簡潔，也能有效轉(zhuǎn)變財務(wù)人員賬單核對方式，要求財務(wù)人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力。在全新的財務(wù)信息化發(fā)展環(huán)境中要注重強(qiáng)化個人業(yè)務(wù)能力，比如財務(wù)管理人員要注重對電子賬單進(jìn)行線上審核，對各類業(yè)務(wù)類型集中劃分。但是會計處理與傳統(tǒng)工作方式之間存有一定差異，所以要求財務(wù)管理人員個人具備較強(qiáng)的綜合能力，能全面提高工作效率。此外，財務(wù)信息化應(yīng)用軟件通過專業(yè)化軟件公司進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用維護(hù)，要求財務(wù)人員在應(yīng)用實踐中判定軟件系統(tǒng)應(yīng)用于操作處理業(yè)務(wù)是否順暢。相關(guān)財務(wù)人員要注重和軟件應(yīng)用單位保持有效溝通，相關(guān)財務(wù)管理人員在各項任務(wù)執(zhí)行中不能片面依賴于信息化系統(tǒng)，要注重提高個人思考能力與觀察能力，針對報銷系統(tǒng)優(yōu)化擬定針對性發(fā)展建議[2]。

當(dāng)前財務(wù)管理人員要注重強(qiáng)化個人專業(yè)知識積累，企業(yè)發(fā)展中要注重為財務(wù)管理人員提供更多信息化培訓(xùn)應(yīng)用平臺。比如整合系統(tǒng)化軟件應(yīng)用做好人員專業(yè)化培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)財務(wù)人員對軟件系統(tǒng)合理應(yīng)用。調(diào)用更多專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的人員做好財務(wù)系統(tǒng)處理要點培訓(xùn)講述，通過專業(yè)化培訓(xùn)能強(qiáng)化財務(wù)人員綜合素質(zhì)。費用報銷信息化發(fā)展與過去傳統(tǒng)紙質(zhì)審批之間存有較大差異，線上審批往往不能獲取諸多原始單據(jù)，但是對審批人員個人發(fā)展來說，要全面提高業(yè)務(wù)操作熟練度，針對數(shù)額較大的報銷業(yè)務(wù)，分析各項具體情況，對電子信息集中核對，能防止單據(jù)問題對單位發(fā)展產(chǎn)生較大損失，提高審批操作規(guī)范性[3]。

三、財務(wù)信息化在費用報銷中的運用實踐

（一）實現(xiàn)規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)信息初始化發(fā)展

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)全面實施應(yīng)用，能保障企業(yè)發(fā)展效率全面提升，適應(yīng)新時期社會發(fā)展需求，降低運營費用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)信息初始化發(fā)展中，要注重建立科學(xué)化、規(guī)范化的系統(tǒng)應(yīng)用框架，能對各個時期發(fā)展需求進(jìn)行分析。對企業(yè)發(fā)展規(guī)章流程合理設(shè)定，提高費用報銷活動開展系統(tǒng)性，能優(yōu)化各項制度，集中開發(fā)不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享功能。針對企業(yè)機(jī)構(gòu)管理、單據(jù)管理、用戶管理、標(biāo)準(zhǔn)管理、流程管理、字典管理等，注重充分優(yōu)化，能促進(jìn)后續(xù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。針對報銷階段各項操作流程要注重提前設(shè)定，提高流程運轉(zhuǎn)成效，確保運轉(zhuǎn)流程適應(yīng)各項制度要求。比如企業(yè)各部門信息流程、預(yù)算應(yīng)用信息、報銷人員流程、賬號信息、多項信息等均要提前設(shè)定，提高信息應(yīng)用精確性[4]。

（二）劃分網(wǎng)上報銷系統(tǒng)基本操作流程

首先在申請?zhí)峤恢耙⒅剡M(jìn)行線下單據(jù)整理，在整理中報銷人員要對單據(jù)性質(zhì)、發(fā)票面額以及費用類別合理整理。對單據(jù)有效歸類，將現(xiàn)有信息通過記錄方式在原始憑證整理單中進(jìn)行標(biāo)記，有助于促進(jìn)后續(xù)各項工作全面開展。在系統(tǒng)錄入中，在費用報銷階段，相關(guān)人員在系統(tǒng)登錄中，要注重對單據(jù)具體情況進(jìn)行分析，選取對應(yīng)單據(jù)報銷類別，在表單中還要逐步錄入費用類別、報銷人、涉及金額等各項信息。信息進(jìn)入到系統(tǒng)之后會判定信息完整性，確保資金應(yīng)用能控制在預(yù)算范圍內(nèi)。在實際工作中，系統(tǒng)要參照費用類別做好報銷單自動化編號，便于后續(xù)信息查詢[5]。

之后要展開合理的網(wǎng)上審批操作，管理層要注重在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)獲取審批提醒。通過多項信息有效關(guān)聯(lián)可以進(jìn)入到單據(jù)審批界面中，對各類單據(jù)集中審批。財務(wù)管理人員要注重基于原始單據(jù)，對票據(jù)真實性進(jìn)行判定，檢查與報銷單填寫是否一致。在各個環(huán)節(jié)操作中，當(dāng)出現(xiàn)單據(jù)修改意見以后，要注重退回單據(jù)，通過集中修改之后進(jìn)行審批。在此環(huán)節(jié)操作中，還能有效控制越權(quán)問題發(fā)生，防止出現(xiàn)越權(quán)審批問題。當(dāng)審批人員受到諸多要素影響難以有效開展審批活動。要注重對各項問題集中分析，進(jìn)行授權(quán)審批，委托相關(guān)管理人員執(zhí)行審批，保障各項活動穩(wěn)定進(jìn)行[6]。

財務(wù)處理流程至關(guān)重要，在財務(wù)審批完成之后，要注重與財務(wù)系統(tǒng)有效對接，財務(wù)系統(tǒng)能自動化生成相應(yīng)的記賬憑證。能有效優(yōu)化人員重復(fù)操作，保障財務(wù)工作從核算層面轉(zhuǎn)化到管理層面。基于報銷電子表單中補(bǔ)充付款賬號等財務(wù)信息，能為后續(xù)出納提供便利，保障各項工作穩(wěn)定進(jìn)行。出納要注重對賬務(wù)處理現(xiàn)狀與處理結(jié)果集中分析，之后進(jìn)行網(wǎng)上銀行集中錄入，通過規(guī)范化授權(quán)之后，能進(jìn)行支付，完成完整操作流程。

四、結(jié)語

在信息化快速發(fā)展環(huán)境中，企業(yè)費用報銷系統(tǒng)規(guī)范化應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合是重要發(fā)展趨勢。當(dāng)前要注重提高此環(huán)節(jié)工作效率，節(jié)約工作時間、提高工作精確性，降低成本支出。提高綜合財務(wù)管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，保障企業(yè)在發(fā)展中能創(chuàng)造較高的經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)時代發(fā)展需求。