人事檔案數字化在人事管理中的重要性

楊子鈺 伊金霍洛旗人力資源和社會保障局

一、人事檔案數字化管理的優勢

對事業單位的發展而言，人事檔案的數字化管理十分重要，其中包含個人經歷、綜合素養等多方面信息。人事機構可結合相關信息合理進行人才分配，從而確保企業內部人才的配置更加合理，實現提高企業工作效率的目標。傳統人事管理中，一般采用紙質檔案材料，工作效率偏低。在傳統紙質檔案的處理模式下，人事檔案的查詢工作需手動進行，檔案信息過多的情況下耗費時間較長。如果采用數字化管理，可借助計算機、手機等電子設備完成在線查閱，合理應用搜索引擎便可使得相關人員快速獲得所需信息。

二、人事檔案數字化管理的重要性分析

（一）科學規范人事檔案管理業務、強化檔案基礎支撐服務

人事檔案的數字化管理中，公司的人事管理一般在統一化管理平臺進行操作，可完成檔案信息資源的統一調度、多點利用、多維印證，明顯提高了擬選拔人員、新進人員等方面信息的查閱，且審核效率高。可為人事檔案管理工作提供較大便利性，如干部選拔聘用中、干部考核評價中等，確保了人力資源的合理配置，使得相關業務的發展更符合科學性、合理性需求。

（二）優化人事檔案管理機制、提高集約管控水平

數字化人事檔案建立后，部分人員的檔案管理機制可實現多維立體管理模式控制，如干部人事檔案的管理。其中充分明確了對應等級人員的檔案管理職責，可實現層級內、跨層級人事檔案的規范化管理，確保整個人事檔案數字化管理平臺的合理構建，實現一體融合的目標。對應平臺要堅持“縱向到底、橫向到邊”的原則，確保各個業務機構的協調配合等均滿足信息化檔案管理格局要求。

（三）提高人事檔案管理工作效率，發揮信息化管理的帶動作用

第一、日常管理模塊。首先，可設置代辦事宜提醒，包括查閱、借閱、傳遞檔案等提醒。其中還可包含退休、用戶注冊、用戶審核、檔案歸還等信息。整個系統借助引導式、穿透式設計完成相關處理，可快速引導用戶進行操作界面待辦事項的處理。借助科學縝密的功能完成整個系統界面的管理，保證檔案管理業務、檔案管理流程的連續化管理。快速解決了紙質人事檔案管理過程中出現的碎片化、離散化問題。其次，圖像區域授權。查閱或借閱過程中，可借助圖像矢量量化技術完成處理，保證對應人員在權限范圍內進行查找處理。還可考慮“預見性”措施，積極進行檔案管理安全堡壘的構建。及時引入身份認證、防火墻、病毒防護等技術，確保相關信息的安全性、合理性。再者，表單固化，對于檔案傳遞單、材料傳遞單、借閱審批記錄等信息，必須將其固化在系統內部，并促進其逐步形成自動生成、打印等記錄信息。第二、數字檔案。這一檔案體系下包括目錄信息、數字檔案、瀏覽記錄、檔案打印等功能。借助雙圖像展示模式便可完成全文網上閱讀。雙圖像展示模式可保證檔案信息資料的合理展示，確保年代久遠的材料仍然清晰可見。第三、庫房管理。該模塊下，可保證相關信息無縫接入庫房管理系統，借助“一鍵式”操作體系，可逐步形成回轉柜系統、環境信息監控系統、檔案柜自動開關處理等操作，可保證盤點、表格生成、溫濕度監控等都滿足實際需求，檔案查閱效率將會得到明顯提升。第四、查詢統計。該模塊包括庫存、業務信息、高級檢索等方面的統計功能。其中在檢索操作是常見功能模塊，其中可進行關鍵字、重大事件等信息進行檢索。

三、人事檔案數字化創建措施分析

（一）確保人事檔案管理團隊的合理化建設

為了強化人事檔案管理隊伍的建設，一是加強隊伍培訓工作的完善。確保人事檔案管理工作中，從業資格、年度培訓計劃等順利開展，力求逐步進行分層次、分類別的專業化培訓管理，逐步形成檔案管理培訓體系和機制，有效提高人事檔案管理隊伍的科學化水平。二是積極進行梯隊建設。借助遞承機制積極進行管理知識庫的構建，并及時進行知識庫的豐富化處理，保證人事檔案相關培訓教材的合理編制，分層次進行職責明確化處理，保證新入職、兼職人員等管理水平的穩定提升。要加強針對性的人才培養管理，積極進行層次清晰、數值優良管理團隊的建設。

（二）做好規章制度建設、強化人事檔案管理保障

積極從制度方面進行管理，結合實踐經驗進行相關規章制度工作的完善，包括《干部人事檔案改版操作指導意見》《干部人事檔案數字化創建實施項目指導手冊》等，積極進行職責任務方面的明確，明確管理流程，確保檔案管理工作的有章可循、有據可依。借助規章制度為載體進行建設管理，健全人事檔案管理體系的長效機制，確保人事檔案的數字化管理工作滿足實際發展需求。

四、結語

檔案管理工作實現數字化管理是時代發展必然趨勢，這對全面統一工作標準、切實規范操作流程等起到了積極影響。利于建立全生命周期的閉環管理體系，有效增進管理工作的規范性、高效性，確保整個管理團隊的綜合素養能不斷提升，實現審核、借閱等全過程的“無接縫”管理。實踐表明，集約高效的數字化管理平臺可為人事檔案信息的真實性、可靠性等奠定良好基礎，必須確保材料信息的完整性，并積極進行人事檔案工作公信力的全面維護，發揮人事檔案在管理工作中的重要價值。