推進事業單位檔案規范化管理探討

徐吉 吉林省長白山保護開發區水資源管理服務中心

隨著改革開放的不斷發展，我國事業單位的數量不斷增多，他們為我國的社會發展起到積極的推動作用，而作為他們工作的一部分，事業單位的檔案具有公共服務性和保密性，因此如果檔案管理沒有正規的規范化管理很容易影響后期的工作效率和質量，在新時代下，傳統的檔案管理面對的問題已經嚴重影響了工作的正常進行，對于檔案的管理高標準嚴要求已經是社會所需，所以如何推進事業單位檔案規范化管理是當前事業單位的焦點問題。

一、事業單位檔案規范化管理工作的重要性

事業單位的檔案管理具有公共性、服務性、非營利性，機密性，其中事業單位的檔案涵蓋了我國科學、教育、文化、衛生等各個方面，其中涉及的很多機密信息嚴重影響到每一個公民，如果事業單位的檔案一旦泄露將造成難以挽回的損失。同時事業單位的檔案管理是反映一個單位發展歷史的重要依據，是制定未來發展方向的第一手資料，因此事業單位的檔案是事業單位持續、健康發展的重要基礎。

事業單位的檔案管理也為民眾服務提供便捷，是相關法律部門檔案查詢服務的提供者，是判斷個人素質和個人能力的重要依據，因此檔案管理的規范化可以提高各行各業的辦事效率。

二、事業單位檔案規范化管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏正確的認識，對檔案管理不夠重視

無論是事業單位里面的領導還是負責檔案管理工作的工作人員對于檔案管理都缺乏正確的認識，沒有認識到檔案管理對于事業單位發展的重要性，本來檔案管理作為事業單位的核心工作，任職的門檻卻非常低，在招人的時候往往只是把檔案管理看成是一份普通的后勤工作，原本是可以突顯自己工作業績的工作卻被當成一份養老的工作對待，工作態度不積極，長此以往對于檔案管理的工作就會越來越不重視，在規范化建設上不會投入過多的人力、物力和財力。

（二）檔案管理制度不完善，管理方式陳舊

雖然現在事業單位的檔案管理有專業人員負責，但是在檔案管理制度上還是不完善。對檔案管理的建設明顯不足，事業單位的檔案管理規范化是需要大量財力、人力、物力支持，是單位領導和工作人員一起努力的成果，但是卻缺少一套系統的管理制度，有的事業單位就算是有自己的管理制度，但是工作人員信息錄入錯亂、不完整等現象還是會出現，難以保證后期檔案的正確性。

同時檔案管理方式過于陳舊，基礎設施薄弱，設備達不到標準，不論是從硬件上還是軟件上都起不到對于檔案管理的幫助作用，導致檔案管理工作人員缺少積極性。

（三）電子檔案規范化管理缺少有利條件

學習檔案管理的專業性人才很多，但是有計算機背景的工作人員卻很少，缺少現代高科技管理人才，對于電子檔案規范化、信息化管理造成障礙，隨著我國科技技術的不斷進步，人們已經進入了一個大數據時代，紙質化辦公逐漸被電子設備取代，但是事業單位很少具有現代化的電子檔案管理設備，同時也缺少專業計算機方面的人才，所以電子檔案規范化管理缺少有利條件。

三、推進事業單位檔案規范化管理工作的對策

（一）加強對事業單位檔案規范化管理工作的重視程度

不管是事業單位的領導還是檔案管理的工作人員，都要進行系統的培訓，提高他們對于事業單位檔案規范化管理工作的重視程度，不斷提高對于事業單位檔案管理的各方面投入，對于檔案管理工作者建立完善的福利待遇，充分調動檔案管理工作者的主動性和積極性。事業單位的領導對檔案管理提高監管效率，加強檔案管理的組織領導，共同推進事業單位檔案規范化管理工作的深化改革。

（二）完善檔案管理制度，升級檔案管理方式

在檔案管理工作中由于缺少監督制度，導致檔案管理缺少了積極性，因此應該加強監督制度，設立監督機構，組建一支專業的監督隊伍，對檔案的內容還是標準做到全方位的監督，同時將權利下發給人民群眾，從群眾中來到群眾中去，充分發揮人民群眾的監督作用，做到賞罰分明。加強檔案管理的基礎設施建設，對管理的檔案進行清查重組，分門別類進行細分篩查，保證檔案格式的統一性，高標準要求共同推進事業單位檔案規范化，可持續性發展。

（三）培養計算機人才，實現數字化辦公

重視高素質人才的培養，加強工作者對于計算機的學習，實現適應檔案信息化辦公，引進計算機專業人才，加強數字化、自動化的檔案管理手段，將數字化運用到事業單位檔案信息資料的更新、整合及補充等，建立檔案信息管理平臺，降低由于人工帶來的出錯率，提供檔案管理工作的工作效率。加大電子檔案管理軟件和硬件設施的投入，滿足現代社會對于事業單位檔案管理工作的需求，將電子檔案管理，數字化辦公作為一項特色的產業來發展，實現大數據、云數據的完美對接，全面實現檔案的規范化、信息化管理。

四、結語

為了推進事業單位檔案的規劃化管理，不管是國家還是地方各級政府和檔案管理部門都發布了促進檔案管理的文件，不管是檔案管理制度的完善，還是計算機人才的培養，都需要我們的共同努力才能加快事業單位檔案管理的進程，提供事業單位檔案管理工作的質量，適應網絡信息化社會數字化辦公的需要。

檔案管理工作的規范化已經成為事業單位重要的工作內容，提升檔案管理工作的規范化已經成為必然，在工作中積極提高檔案管理的水平，落實檔案管理制度，為全面促進事業單位檔案的規范化管理做貢獻。