大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略

申玲敏 華北軍區烈士陵園

大數據的發展離不開互聯網上的海量信息，這些信息的種類多、更新與傳播的速度快，給企業經營與社會發展提供了便利。大數據有著容量大（數據存儲量大）、多樣性（數據內容格式多樣）、速度快（數據產生與處理速度）以及真實性的特點。這一技術已經在多個行業領域內應用，成為社會發展的一大趨勢，對事業單位檔案管理而言也是良好的發展機遇。

一、大數據時代檔案管理

在大數據背景下事業單位的檔案管理工作也可以應用這一技術進行信息的收集與處理，促使檔案管理工作更加的專業與有效。一方面，大數據提升了事業單位檔案管理工作的信息化程度，既節約了人力資源的成本又給檔案信息的安全性提供了保證。另一方面，事業單位檔案采用了數字化的管理模式，可以在云端進行保存與管理，查閱方便且不易丟失。

二、當前事業單位檔案管理工作中的不足

（一）對檔案管理工作的認識不深刻

部分事業單位的工作效率之所以不高，是因為工作人員本身對檔案管理的認識不足，因此在工作中出現了懈怠的情況。部分工作人員認為，檔案管理的工作不會涉及經濟指標或單位效益，工作質量的好壞并不會對單位的發展有嚴重影響。缺乏一個積極正確的工作態度，并未意識到檔案管理對促進事業單位學習、科研的重要輔助作用，檔案管理意識不足。這一態度決定了其工作的質量，不但自身工作效率低，并且還未能發揮檔案應有的作用，檔案查閱工序煩瑣效率低。

（二）事業單位檔案信息的利用率較低

隨著經濟與網絡信息技術的發展，事業單位的辦公也實現了信息化，很多事業單位的檔案管理部門也應用了現代化的設備進行管理。但是從實際情況來看，部分事業單位的檔案管理工作還是比較滯后，并沒有充分發揮出大數據技術的優勢。一些事業單位僅僅是在檔案的查詢與檢索方面應用了信息技術，雖然可以在一定程度上提升工作效率，但是資源的整體利用率不足。雖然很多事業單位都應用了信息化檔案管理模式，但是其工作人員依然采用傳統的方式進行資料的搜集與檢索。并未通過云技術與大數據技術對相關信息進行篩選、查閱、分析，技術利用率不足影響導致了檔案管理工作的效率不高。

（三）事業單位檔案信息資源安全保護措施不足

事業單位的檔案管理中要嚴格遵循保密制度，防止出現信息的泄露，尤其是一些員工資料、單位機密資料，更要保證其安全。在紙質檔案向電子檔案轉變的過程中，一些事業單位放松了對紙質檔案管理的重視程度，而電子檔案的保密措施還不完善。部分事業單位電子檔案系統中的防護措施不足，系統容易遭到黑客的攻擊，造成信息資料的泄露或篡改，檔案的安全性無法保證。

三、大數據背景下如何提升事業單位檔案管理工作效率

（一）轉變對檔案管理工作的認識

事業單位的檔案管理工作不但是一項服務型工作，并且還具有一定的保密意識，想要提升這一工作的效率，首先要轉變工作人員的思想。要促使工作人員擺脫傳統的被動、消極的思想觀念，要意識到這一工作的重要性以及對單位發展的作用，用積極的態度來面對工作。檔案管理工作人員要深入實際，了解各個部門對檔案的需求，然后再有針對性的進行檔案資料的收集、整理檔案文獻的編纂以及保管等工作。要對本單位工作的每一個環節運作都十分熟悉，并且將需要歸檔的工作延伸到單位各個部門中，與事業單位發展步調一致。

（二）通過大數據技術對檔案管理的工作方式進行創新

事業單位檔案管理工作的信息化程度決定了工作效率，要在大數據背景下對檔案管理的方式進通過信息技術進行創新。第一，要設置檔案管理工作的長遠目標與階段性發展目標，保證每一個環節的檔案管理工作都能有序開展，這還能有效提升檔案工作的針對性。第二，工作人員要通過數字化的方式來分析與處理檔案信息，要將文字、圖片、視頻資源等進行有效整合。將傳統的紙質檔案轉變為數字檔案，且在這一過程中還要保證檔案的完整性與安全性，通過信息化手段實現資源共享，提升利用率。

（三）大數據背景下加強對信息檔案的保護

第一，制定完善的管理與使用制度。事業單位應當針對檔案的級別與種類進行分類，然后在對其按照相應的級別進行保管，這一工作中首先需要有完善的制度。有了制度才能保證工作人員的每一項工作有章可循，并且在工作中要嚴格的按照單位制度進行規范化操作，避免出現工作失誤。

第二，檔案管理工作人員要提升自身的能力與素質。尤其是在大數據背景下，檔案管理工作的信息化程度越來越深，工作人員的信息技術水平也要隨之提升，如此才能與崗位的要求相匹配。要加強對計算機系統的安全防護，提升其安全等級，采用防火墻技術避免不法分子的入侵，防止出現檔案信息泄露的問題。還可以對檔案信息采用數據庫加密的手段，以此來保證檔案信息的安全性，這是一種采用特殊計算方式來改變原有數據信息的方式。因此即便是不法分子獲得了加密信息，沒有對應的解決方式其也無法查閱最原始的檔案信息，保證了檔案安全。

此外，在工作的過程中由于網絡系統故障可能會出現數據丟失的問題，因此檔案工作人員需要進行數據備份。如此才可以在系統恢復之后在最短時間內實現檔案信息的恢復，保證檔案信息資源可以被正常應用。

四、結論

綜上所述，大數據時代事業單位的工作都在朝著數字化、信息化、智能化以及高效化的方向發展，檔案管理工作也應符合這一發展趨勢。要在大數據背景下提升檔案工作的效率，首先要轉變工作人員的思想觀念，正確認識檔案工作的價值；其次要通過大數據技術創新工作方式，加強對檔案信息資源的保護，提升資源的利用率，有序開展事業單位檔案管理工作。