基層勞動保障監察案卷檔案管理存在的問題及對策

武帥 山西呂梁臨縣勞動保障監察綜合行政執法隊

在具體進行勞動保障監察時，科學開展案卷檔案管理工作具有非常重要的價值，各級工作人員必須對其加強重視，確保能夠對其案卷檔案進行更為有效的管理，有效提升管理效率，為了對其各項工作具有更為深刻的認識，特此實施本次研究工作。

一、檔案管理現存問題

首先，在制作執法文件時，存在一定的問題，例如，在進行內容表述時，存在過于簡單或表述不準等問題，執法人員在敘述事實時存在表述不清，邏輯混亂等問題存在嚴重的涂改現象，導致檔案的可靠性和原始性不足，進而使其參考價值大大降低。與此同時，在進行勞動保障監察相關文書的填寫工作時，存在空項嚴重的問題。沒有準確填寫相關文件的行政機關名稱，經辦人簽字，負責人，簽發日期，對后期檔案整理工作造成一定的不利影響。除此之外，在卷宗內缺乏完善的執法文書，缺失結案報告，送達回執，立案登記表，投訴登記表等各項內容。例如在進行欠薪案件辦理時，相關單位在開展具體工作時，通常在勞資雙方達成一致之后了結案件，執法人員對完善案件文書缺乏重視，甚至出現部分人員不寫結案報告。最后，在裝訂文書時，缺乏統一的裝訂順序，進而導致文書裝訂過程具有較高的隨意性，無非保障裝訂效果。

其次，在對案件進行收集和歸檔時，規范性存在一定的不足，例如缺乏明確的歸檔范圍，沒有對其進行及時入檔和歸檔，在勞動監察工作長期發展過程中，對于案件歸檔，沒有提出明確的實效和范圍，而在具體進行案件處理時，通常是由承辦人完全掌握所有材料，不能對其進行及時整理歸檔，在完成案件處理之后，通常會出現材料丟失或漏報等問題，導致檔案材料的完善性不足，無法保障執法監督力度。與此同時，沒有對其證據材料進行全面搜集，無法保障檔案信息的真實性和可靠性[1]。除此之外，各級人員的專業技能存在一定的不足，監察機構對其檔案管理工作缺乏重視，在具體落實檔案管理工作時，沒有明確規定職責權限，日期各級人員在工作中不能全身心投入，在查閱，抄錄以及復制檔案等方面過于隨意，而且在辦理相關案件時，存在過程周期長，流程復雜等特點，需要保存大量的資料，相關人員在開展具體工作時，不可避免會出現錯誤漏洞或信息丟失等各種狀況，進而導致檔案資源管理過于混亂，不能對其各項信息進行有效挖掘與合理應用。

二、問題應對策略

（一）強化人員培訓

需要選擇具有較高政治素養，檔案管理工作經驗豐富，熟練掌握勞動保護相關法律規定，具有較強責任心，可以積極參與勞動保障監察的執法人員，進行檔案管理，團隊的科學設置，與此同時，還需要對其相關人員定期開展業務學習培訓和思想教育，確保檔案管理人員和執法人員能夠更為科學的制作文書，收集相關材料，完全掌握工作方法和工作技能，而確保及時收集相關資料，并對其進行定時移交，實現各項業務水平的不斷提升，對檔案管理人員進行更為有效的思想教育，使其對檔案管理工作具有更為深刻的認識，嚴格遵循相關法律制度，確保在開展檔案管理工作時，能夠有效避免對他人信息造成泄漏，偽造或涂改，進而保障信息安全。

（二）完善規章制度

在具體開展案卷檔案管理工作時，相關單位需要嚴格遵循國家相關法律規定同時，結合企業具體情況進行檔案管理制度，保管保密制度和崗位責任制等各項制度的科學制定。在收集整理，書寫，編目，查閱，裝訂等方面，科學制定詳細規定對其各項工作進行合理計劃，確保相關單位在具體進行檔案管工作中具有明確的管理依據，對其案卷檔案管理進行合理優化，確保能夠更為有效的保護各項檔案，對其進行更為合理的應用，使其檔案管理工作實現更高程度的規范化和標準化[2]。

（三）加大項目投入

加大項目投入，確保在具體落實勞動保障監察時，能夠對其相關檔案進行更為有效的管理，使其實現更高程度的信息化。針對勞動保障監察，科學開發相關計算機軟件，確保能夠對案卷檔案進行更為有效的管理，進而使其到案管理環境實現更高程度的信息化和數字化，科學引進現代科學技術記錄和管理相關檔案，使其檔案管理工作實現更高程度的現代化。在建立檔案，歸檔工作和調檔工作時，利用計算機設備進行信息錄入和查詢，能夠實現工作效率的有效降低，使其檔案管理工作逐步轉向數字化。尤其需要針對企業科學建設電子檔案，確保能夠對其相關企業進行實時監督，一時更新檔案內容，嚴格遵循兩網化的建設需求，對企業進行更為有效的電子化管理，確保能夠對勞動者狀況和企業用工信息進行及時匯總和科學分析，確保能夠實時明確企業用工動態，進而確保對企業用工進行更為有效的監督管理。

三、結束語

總而言之，對于勞動保障監察工作而言，通過強化人員培訓，完善規章制度，加大項目投入，能夠對其案卷檔案進行更為有效的管理，使其管理工作中存在的各項問題得到有效解決，保障整體工作質量，確保能夠有效提升檔案管理效果和管理效率。