淺談醫院行政檔案與行政部門管理職能

李正瑩

隨著時代向前不斷發展，我國正處于各行各業都高速發展的關鍵時期，同樣的醫療衛生行業也在發展進步。醫療服務如何保證跟上時代的腳步，充分發揮行政管理工作的職能，就成了當前醫療行業的重點關注內容。醫院行政管理中，檔案管理是非常重要的組成部分。醫院如果想要實現穩定的發展，那么檔案這類信息資源是不可或缺的，必須在實際工作中落實行政部門的管理職能，提升醫院的整體管理水平[1]。目前我國正在大力推進信息技術的發展進步，檔案管理正在逐漸實現信息化的管理方式，想保證檔案管理順利從實際文件管理轉變成電子管理方式，相關部門必須加強管理，尤其是醫院的檔案管理。醫院的檔案中包含著整個醫院發展過程中的所有資料，對于醫院的重要性不言而喻，必須加強重視。

1 醫院行政檔案管理的重要性和必要性

醫院的行政檔案包括多方面的內容，涉及范圍相對較廣，不僅僅記錄著醫療資料，同時也承載著醫院的文化[2]。醫院加強行政檔案管理能夠幫助醫院傳播文化，例如醫院中的病歷管理，能夠記錄所有的醫療數據，不僅僅能夠記錄醫院的信息，同時也能為科研工作提供參考借鑒。完整有效的病歷資料能夠幫助患者提供更科學的治療方案參考，醫生也能夠總結后續經驗，為日后的工作打下更牢固的基礎。

行政檔案管理對于醫院的日常工作開展是必須的，例如人事檔案就是人事隊伍的管理基礎，也是醫院調整人事工作的信息參考。如果人事檔案存在問題，那么醫院的人力資源會受到嚴重影響。

醫院的整個發展過程都會由行政檔案記錄下來，所以檔案的歷史價值也很高，負責著醫院傳承精神文化的任務。醫院發展過程中，檔案的數據還能夠幫助醫院作出發展的決策，提升社會效益，保證各項工作順利進行。

2 醫院行政檔案管理的原則

行政檔案，指的是醫院在進行行政或黨群活動中產生的具有保存價值的文字、視頻、音頻、圖像、表格等材料。行政檔案管理必須集中進行，確保其安全完整，能夠在日后調出使用，不能由個人自己保管，必須由醫院統一保管[3]。醫院應該安排專門的部門和人員負責行政檔案管理，醫院其他工作人員需要協助檔案管理部門工作，實現現代化的檔案管理。

3 醫院行政檔案與行政部門的管理職能

3.1 行政文件材料歸檔

形成和積累。醫院在年初的時候會對各個職能部門布置工作，同時布置行政文件材料的積累任務。專門負責檔案管理的部門和人員負責將積累到的文件材料整理起來[4]。歸檔的材料要保證完整性，如果有字跡模糊的情況必須重新復制。醫院各個部門產生的材料都需要自留一份，送到檔案部門一份。

整理。檔案部門接收到其他部門送來的文件材料以后，需要按照下列步驟進行整理：裝訂，按照文件的實際情況進行裝訂，正本、正文、原件、轉發文在前，定稿、附件、復制件、被轉發文在后，如果來文和復文是一個文件，需要將復文放在前方[5]；分類，歸檔文件分類需要按照保管的期限區分，每年分為一類，隨后再繼續分成黨群類或行政類；排列，文件排列應當參考分類方案進行排列，同時參考檔案的重要程度和時間；編號，歸檔的文件需要按照順序編號，文件首頁的空白位置填寫編號相關內容；編目，文件編號完成以后，根據文件的分類和科室情況進行目錄編制；裝盒，文件按照科室順序裝入到檔案盒中，填寫好封面和盒脊內容，統一使用省檔案局提供的紙盒；備考表，檔案盒中除了需要裝好文件以外，還需要填寫備考表裝入其中，說明文件的變化情況[6]。

歸檔時間。行政文件通常在次年的2 ～3 月進行初步整理后送到檔案部門，進行進一步的整理和歸檔。

歸檔范圍文件材料。能夠反映出醫院發展過程中的歷史記錄和黨政部門職能的材料。材料包括行政、團委、工會、黨務四個主要方面的內容。醫院的工作活動中，如果材料能夠證明國家、集體、公民個人權益，那么就是具有價值的材料，應當歸檔。醫院貫徹落實上級機關的文件材料，下級機關遞送的關鍵材料，具有參考價值的材料，同樣需要歸檔。

不屬于歸檔范圍文件材料。上級機關發布的僅供參閱類型的文件、未定稿文件，不需要歸檔處理；醫院已經備份的材料，沒有參考價值的材料，臨時性的材料，一般性的材料多次修改記錄，不需要特別保存的材料，不需要辦理的電話記錄和來信，不需要歸檔處理；下級機關參閱的文件，抄報文件，同級機關不需辦理的文件材料等也不需要歸檔處理。

歸檔制度。文件歸檔要求日常工作中必須嚴格進行文件和材料的分發，處理結束以后立刻歸檔。需要歸檔的文件要仔細檢查，確定清晰無誤以后收集起來，如果發現有圓珠筆字跡、字跡不清等情況，應該重新抄寫。各個科室進行培訓、體檢、醫療服務等業務活動中的材料都是需要歸檔處理的，必須安排科室中的檔案負責人員進行嚴格收集整理，及時上交。醫院的檔案管理負責人需要按照規范要求進行管理，保管期限一般設定為永久和定期兩種形式，定期時間可以設定為10 年和30 年[7]。

3.2 行政檔案保密和保管制定

檔案需要保證保密，參考國家制定的保密條例，醫院可以制定檔案保密制度。負責檔案的工作人員不能將檔案相關的信息隨意泄露，不能將檔案相關的內容記錄在其他工具上。任何人都不能未經允許將檔案從檔案室中調出，如果需要查閱檔案或是調整檔案留存方式，必須嚴格遵照相關的規定和制度操作。檔案復制、銷毀、轉移都必須嚴格遵照規定進行，領導人批準以后才能執行任務。如果檔案管理員需要調職，那么必須將交接手續認真辦理。

檔案庫的檔案管理需要保證安全、科學、完整，排列盡量整齊，編碼盡量醒目。庫房需要注意防火防盜、防水防潮、防光防塵，嚴禁煙火，負責人員下班的時候要保證門窗關閉。為了保證檔案庫的空氣流通，需要定期通風去濕。除了管理人員以外，其他人員不能擅入檔案室[8]。每年對檔案庫中的材料進行一次清點，一旦發現丟失或是蟲蛀之類的問題，要馬上上報處理。

4 醫院行政檔案管理的改進策略

4.1 健全管理制度

醫院的行政檔案管理需要建立起完善的管理制度，醫院的日常工作中，醫療服務對于檔案管理有著重要的影響[9]，所以檔案管理過程中需要對醫療服務相關的內容持續關注，進行適時整理和記錄。醫院應當參考本單位的實際情況以及國家規定規范制定符合實際情況的檔案管理制度，將負責人員集中到一起進行培訓。檔案管理人員日常工作中必須隨時了解實時動態，掌握其他科室的工作流程，尤其是突發醫療事件，更要及時了解和記錄。

4.2 創新管理模式

目前我國的醫院進行行政檔案管理，重心主要是在人力資源管理方面，但是在實際工作中，通常會產生大量的資源消耗，尤其是紙[10]。隨著科技的不斷發展進步，我國多個領域都在引進先進的信息技術，檔案管理同樣如此。醫院應當順應時代的發展需求引進先進的管理技術和設備，推廣信息化行政檔案管理。檔案管理信息化要求醫院必須對電子文件的收集和整理嚴加關注，保證電子文件真實有效，對比紙質文件的不同之處，采取合適的保管方式進行保管。

4.3 強化服務意識

醫院的作用就是為整個社會提供醫療服務，行政檔案管理是醫院的重要工作，也是為醫院提供的服務[11]。醫院方面需要對服務意識加深關注，定期組織思想政治教育，對整個醫療工作群體成員進行檔案管理相關知識的教育，提升檔案管理人員的工作水平。檔案管理人員需要提升自身的管理意識，實現自己崗位價值的最大化，統一管理檔案，提升管理效率。

4.4 加強人員培養

行政檔案管理的負責人員是最終落實工作的關鍵，因為管理方面不可能完美無缺，所以工作人員面臨著較嚴峻的挑戰，必須提升自身的專業能力和綜合素質。所以，醫院方面一方面需要聘請具有較高水平的管理人才，另一方面則要對現有的管理人員進行培訓，鼓勵其積極參與活動，完善職業道德，提升業務水平。此外，醫院的檔案管理需要堅持以人為本的管理觀念[12]，對于管理人員的想法多加關注，若是發現工作人員工作不積極，應該及時找出存在的問題并解決。最后，醫院方面可以針對檔案管理召開會議，吸收多個領域的寶貴意見，完善管理制度，提升工作人員的工作主動性。醫院方面同時可以為檔案管理人員提供適當的工資福利，提升工作人員的工作積極性，保證檔案管理工作順利開展。

綜上所述，行政檔案在一家醫院中有著非常重要的意義，本單位應該針對檔案的開發利用、編輯檢索加強管理，行政人員要不斷學習先進的專業知識，提升自身的綜合素質，最后落實信息化的檔案管理，進而為醫院的發展提供確實可靠的參考依據，提升醫院的綜合水平。