事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決辦法

成偲單

摘要：為了使事業(yè)單位的發(fā)展過程更完整更有依據(jù)，應該對檔案資料進行收集整理。通過完善檔案管理工作的步驟過程，提高相關工作人員的能力水平，對檔案資料進行管理，為以后事業(yè)單位開展各項工作提供參考。但是，目前的事業(yè)單位在整理檔案資料的過程中存在著一些問題，這將會對事業(yè)單位的發(fā)展前景造成一定影響。為了改善這些問題，本文對事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入探究，并給出了相應的解決方案。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;原因分析;解決方案

一、分析事業(yè)單位對檔案管理工作造成困難的原因

（一）檔案管理工作人員相關能力不足

就目前事業(yè)單位對于人員檔案的管理而言，檔案管理人員的整體管理水平較低。主要是因為檔案管理人員所學專業(yè)不是檔案管理，導致不了解有關檔案管理的知識和制度。對檔案進行管理只是依據(jù)相關流程進行檔案管理工作。檔案管理人員一直采用傳統(tǒng)的管理方式對檔案進行管理，缺乏準確的管理知識和正確的管理意識，也會影響檔案管理工作。除此之外，事業(yè)單位沒有對檔案管理人員進行培訓，或者培訓內(nèi)容不涉及到新型知識，都不能夠提升檔案管理人員的能力。

（二）檔案管理較少運用信息技術及設備

在信息技術發(fā)展的時代，事業(yè)單位應該順應時代的發(fā)展。在進行檔案管理工作時，應該采用信息技術及設備，將事業(yè)單位的檔案管理工作變的更加信息化現(xiàn)代化。通過使用信息技術設備可以有效地幫助檔案管理人員，使檔案管理人員更方便更快捷的管理檔案。就目前事業(yè)單位發(fā)展情況而言，還有一些事業(yè)單位沒有使用信息技術進行檔案管理，還有一些事業(yè)單位的檔案管理人員不知道如何更好的使用信息技術設備。

（三）事業(yè)單位缺少檔案管理基礎硬件和軟件設施

事業(yè)單位的進行檔案管理時，也應該配備充足的硬件和軟件設施。這樣才能夠正常進行檔案管理工作。不過現(xiàn)在一些事業(yè)單位對于檔案管理工作的資金投入較少，造成檔案管理的軟件和硬件設施配置較低，甚至出現(xiàn)缺乏監(jiān)控設備和缺少檔案存放柜等情況。這些問題會嚴重影響到檔案管理工作的進行，導致檔案管理工作沒有邏輯順序，對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成消極影響。

（四）檔案管理工作的制度存在不完善不合理的現(xiàn)象

事業(yè)單位當中的檔案管理制度不僅僅是管理檔案，還涉及到人員考核制度以及相關的管理等諸多內(nèi)容。通過對檔案管理制度進行完善，能夠促使檔案管理工作準確迅速的完成。將檔案管理制度中不夠合理不夠科學的內(nèi)容進行改正，為檔案管理工作提供支持。但是現(xiàn)階段的事業(yè)單位制度內(nèi)容及管理流程存在著一些問題，造成了檔案管理制度不夠科學嚴謹。導致檔案管理人員在進行實際工作時，出現(xiàn)檔案材料遺失缺少的狀況。

二、針對事業(yè)單位檔案管理工作的原因給出相應的解決方案

（一）加大對檔案管理工作人員相關能力的培養(yǎng)

要想順利開展檔案管理工作，就應該加強檔案管理人員相關能力的培養(yǎng)。各方面素質(zhì)比較強的檔案管理人員，進行檔案管理工作時，能夠依據(jù)相關制度要求進行嚴格的自我要求，做好檔案管理的各項工作。因此，事業(yè)單位必須重視檔案管理人員的各方面能力。事業(yè)單位應該意識到檔案管理的重要性，結(jié)合檔案管理的實際需求以及工作內(nèi)容，擬定相關的培訓方案。事業(yè)單位通過聘用專業(yè)人員進行檔案管理培訓工作，促使檔案管理人員全方面了解相關知識，幫助檔案管理人員形成良好的工作意識。此外，還應該培養(yǎng)管理人員的網(wǎng)絡信息操作能力，讓檔案管理人員能夠熟練使用相關軟件，方便檔案管理工作順利開展，奠定了檔案信息化發(fā)展的基礎。

（二）加大檔案管理中運用信息技術及設備的力度

基于信息技術迅速發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，應該加大使用信息技術的力度，了解采用互聯(lián)網(wǎng)技術的意義。依據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的目標和內(nèi)容，借助互聯(lián)網(wǎng)建立信息化檔案管理系統(tǒng)，將檔案資料進行數(shù)據(jù)化，并且安裝配備打印機等設備。這樣可以將紙質(zhì)檔案與電子檔案互相融合，進行備份以及分類整理。通過信息設備構(gòu)建出檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案保存更完整，不會發(fā)生丟失缺失的現(xiàn)象。

（三）事業(yè)單位投入資金購買檔案管理的基礎設備

事業(yè)單位應該投入資金，完善檔案管理工作所需要的設施，購進檔案管理工作應用的基礎設備。事業(yè)單位應該準備出單獨的檔案資料存放室，購買防潮資料儲存柜及安裝配備監(jiān)控設備等工作，加強檔案資料存放室的防火防盜等。除此之外，還應該定期對檔案資料存放室的計算機和互聯(lián)網(wǎng)線路等進行檢查維護保養(yǎng)。比如應該檢查網(wǎng)線是否發(fā)生老化，對計算機進行更換，升級檔案管理所用到的相關軟件等等。通過種種手段方案，強化事業(yè)單位對檔案進行信息化的管理。

（四）制定科學合理的檔案管理制度

事業(yè)單位當中的檔案管理工作，主要就是對檔案資料進行收集和整理，然后建立檔案并保存。想要提高事業(yè)單位檔案管理工作效益降低所需成本，就應該制定科學合理的工作制度，對檔案管理權(quán)限進行合理分配，使用一致的管理制度進行管理。因此，事業(yè)單位應該依據(jù)實際情況，不斷對檔案管理制度進行調(diào)整，完善相關制度，保證各項工作在掌控之中。為了能夠使檔案管理工作符合單位的發(fā)展要求，單位應該依據(jù)單位內(nèi)部制定的科學用人制度聘用員工。此外，事業(yè)單位還應該制定明確的獎賞懲罰制度。通過將工作情況與員工利益相聯(lián)系，促使員工積極工作，進而提高檔案管理工作的效益。

三、結(jié)束語

結(jié)合本文所述，事業(yè)單位當中的檔案管理工作主要是，對單位各項工作和活動的開展狀況進行記錄存檔。事業(yè)單位整理相關檔案資料，對單位日后開展各方面工作起著指導作用，為以后人們了解事業(yè)單位及相關情況留下了客觀證據(jù)。因此，事業(yè)單位必須做好檔案管理工作。在進行檔案管理工作中，通過對檔案管理相關工作人員進行能力培養(yǎng)，購買檔案管理的基礎設備，加強運用信息技術及設備的力度等方式方法，提高檔案管理的工作質(zhì)量以及工作效率，可以讓檔案資料能夠發(fā)揮它最大的用途。

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