試論信息時代高職院校檔案管理策略

王琤

摘要：在信息時代背景下，互聯網技術日益發展并得到了較為廣泛的應用，大數據運算方式是時代發展的大勢所趨，在傳統高校檔案管理主要以紙質文件作為數據存儲途徑，隨著信息技術的不斷發展，這種落后的方式已經無法適應信息時代發展的需求。特別是，近年來，隨著高校的不斷擴招，學生數量增長，加劇了高職院校檔案工作的復雜性。文章從信息時代加強檔案管理的重要性為切入點，論述了加強高職院校檔案管理工作的有效策略，以期從整體上提高檔案管理質效，為學校的穩健長遠發展提供強有力的參考依據。

關鍵詞：高職院校;信息時代;檔案管理

檔案管理工作作為高職院校基礎工作中不可或缺的重要部分，是其穩健長遠發展的基礎和前提。在互聯網信息技術高速發展同時，高職院校緊隨時代發展步伐，革故鼎新、守正創新，進行優化改革，充分利用各種先進技術，做好檔案管理工作，提高檔案管理質效，為全校師生提供優質、高效的服務。

一、信息時代加強高職院校檔案管理的重要性

一是夯實提高檔案管理質量的前提和基礎。檔案具有較高的歷史發展記錄價值和決策指導價值，高職院校檔案管理信息化，有助于優化檔案管理工作，比如，檔案的信息檢索、分類管理、材料歸檔等，促進檔案管理工作質效的提升，滿足學校的發展和改革的需求[1]。所以，高職院校要緊隨時代發展步伐，梳理相關業務關系，對檔案管理工作流程進行重構;二是提高檔案管理質量關鍵手段，高職院校檔案管理信息化，有助于規范檔案管理的流程，把控檔案管理的各個環節，切實做好檔案管理工作，同時還可以為最大限度地開發和實現檔案的內在價值，為學校領導者的科學決策提供重要參考依據，助力學校的穩健長遠發展;三是提供個性化服務的要求，對于高職院校充分利用信息技術，可以開發出符合自身需求的檔案管理軟件，依托軟件系統分析、收集、整理、存儲檔案數據信息，在內部構建檔案信息資源體系，為服務對象和不同管理部門的需求提供針對性的服務。

二、信息時代加強高職院校檔案管理的策略

（一）革故鼎新更新觀念，提高管理人員素養

在信息時代下，高職院校檔案管理人員要想提高檔案管理的質效，一是要堅持與時俱進，“沖破瓶頸廣開新思路，認識到做好檔案管理工作的重要性，因勢而立，因勢而為 ，以學促知、以知促行，補齊短板、強筋壯骨，把穩“思想之舵”，校準“政治堅定、為民辦事”的航線，劃好“實干之槳”，以過硬的政治素養，高度的責任心，嚴格遵循檔案管理準則，規章制度，做好檔案管理工作，同時還要嚴守紀律，嚴守“規矩之線”，追本溯源主要是因為檔案管理工作具有較強的保密性、政治性，因此檔案管理人員在工作中要守牢新思想“主陣地”和“規矩之線” 乘風破浪在工作初心更紅，使命愈堅，切實做好檔案管理工作。二是檔案管理部門要定期加強培訓教育，通過“引進來、走出去”的模式，不斷深化檔案管理人員的管理意識，更新其知識體系，管理思路，從整體上提升檔案管理人員的綜合素質，夯實檔案管理的基礎;三是構建一支復合型、高素質的檔案管理隊伍，從整體上促進檔案管理工作隊伍道德素養、綜合能力的提升，提高檔案管理質效。

（二）加大資金支持力度，夯實信息化建設基礎

對于高職院校而言，加強信息化建設工作離不開充足的資金作為物質保障。一是學校領導者重點加強資金投入力度，支持檔案信息化建設的基礎，穩步推進檔案管理信息化建設工作。同時還要配置高性能的計算機，最大限度地確保計算機的處理、運算速度，讓檔案信息檢索和檔案材料及時更新的需求得以滿足[2];二是要構建信息化辦公環境，營造良好的工作環境，順利有序的開展工作，確保檔案信息的安全;三是做好檔案數字化工作，對此高職院校檔案管理部門要不斷深化自身風險防范意識，購買金山、360等付費殺毒或是防火墻軟件，通過這樣的舉措，避免接入互聯網時檔案資源的損毀、遺失等，促進檔案管理安全性的提升。

（三）完善檔案管理體系，拓展檔案利用范圍

常言道：無規矩不成方圓，完善的檔案制度是推進檔案管理的信息化建設強有力的保障、一是高職院校立足于當前檔案管理實際情況，對現有檔案管理體系進行改進和完善，依托制度，確保檔案管理的制度化、科學化、規范化、標準化，切實提高檔案管理質效;二是對檔案管理體系實施統一領導，分級管理，確保檔案管理工作能夠落實到具體人頭上，做到有責可循，有據可依，并基于此，全面推進檔案管理信息化建設;三是通過多措并舉，擴展檔案利用范圍，最大限度地利用檔案，便于相關使用人員的瀏覽查閱，利用并使用檔案資料，提高檔案管理效率。

（四）提升信息技術水平，開發管理信息平臺

在信息時代，高職院校要想實現檔案管理信息化、數字化，需要一個完善的信息化檔案管理平臺為支撐。基于此，一是要求高職院校加強與相關企業的合作，特別是計算機企業的合作，并結合自身需求，投入人力、物力，開發檔案管理信息化平臺，打造操作方便、功能全面、完善的檔案管理軟件，依托其有序管理各類檔案;二是高職院校要構建檔案信息搜索引擎，如此一來，檔案管理人員就可以充分利用信息搜索引擎，查找所需的檔案資料，利用檔案資料，發揮檔案的價值;三是高職院校檔案管理部門還要加強高校檔案資源共建，各個學校之間的交流溝通，相互協作構建檔案數據平臺，從而實現檔案資源的共享， 通過這樣的舉措，真正意義上的實現高職院校檔案管理工作的共建。檔案管理者還要熟練掌握平臺使用方法，在檔案管理工作中依托平臺，提高檔案管理質效。

結語：綜上所述，作為高職院校檔案管理的不可或缺的重要載體，信息技術有助于實現檔案管理的系統化、輕盈化、便捷化，改變檔案管理的收集、存儲方式，助力檔案管理工作數字化、信息化的速度。基于此，高職院校要結合實際，從革故鼎新更新觀念，提高管理人員素養、加大資金支持力度，夯實信息化建設基礎、完善檔案管理體系，拓展檔案利用范圍、提升信息技術水平，開發管理信息平臺等方面入手，加強檔案管理工作，提高檔案管理質效，助推高職院校檔案信息化工作的穩健長遠發展。

參考文獻

[1]趙陽.信息時代高職院校檔案管理策略思考[J].經營管理者，2015（29）：289.

[2]張雪花.高職院校檔案管理工作的優化策略研究[J].湖北成人教育學院學報，2019，025（006）：90-92.