農村基層學校檔案工作發展策略探究

胡敏霞

學校檔案是學校教育教學活動的成果和產物，是學校歷史的真實反映，也是學校發展的“文化財富”，具有重要的現實意義和長遠價值。做好學校檔案管理工作，可以說“利在一時，功在千秋”。當前基層學校檔案工作面臨諸多困局，迫切需要區域教育主管部門不斷完善頂層設計，通過強有力的組織推進，全面提升基層學校檔案工作水平。本文以如東縣為例，探究農村基層學校檔案工作桎梏與破解策略。

一、農村基層學校檔案管理工作現狀和面臨的問題

隨著學校自身不斷發展和檔案工作逐步深入，近年來，如東縣學校檔案工作有了長足進步，對學校工作發展起到了促進作用。但筆者在近幾年的現場督查和問卷調查中發現，當地各學校對檔案工作重視程度不一，部分農村基層學校的檔案管理不盡如人意，尤其是少數學校檔案意識淡薄，檔案工作已經成為學校發展的短板，如東全縣130所學校，農村學校98家。只有26所學校的檔案工作達省一星級及以上標準，其中三星級2家，二星級24家，大多數學校缺乏創建意識，檔案工作存在著許多不容忽視的問題。出現這些現象，筆者認為主要有以下原因：

1.意識缺乏敏感性。農村基層學校檔案工作的地位和作用還未得到應有的重視，檔案工作在少數學校員工的觀念中是一項無足輕重的工作，個別學校甚至未設置獨立庫房及專兼職檔案員，僅用幾個柜子就解決了檔案的存放問題，學校珍貴的歷史資料得不到妥善保管，正在慢慢散失。一些農村學校領導對《檔案法》不甚了解，檔案管理意識淡薄，忽視對日常管理中形成的文件材料的收集歸檔，常常是“說起來重要，用起來需要，忙起來不要”，雖然部分學校將檔案工作列入年度工作計劃，但真正能把檔案工作作為單位長效工作來抓的少之又少。

2.保管缺乏集中性。一些農村基層學校檔案分散保管現象嚴重，校內一些部門和個人為了方便自己查閱利用，不愿配合檔案部門做好文件材料的移交歸檔工作，經常將文件材料等占為己有，致使許多有價值的檔案資料長期分散在各職能部門或個人手中。這種各自為政的“零散狀態”，嚴重影響了檔案的安全保管，加之有的人員工作調動時不能嚴格履行移交手續，導致未及時歸檔的有價值檔案材料散失，嚴重影響了檔案的完整性和準確性，給學校檔案管理造成了不可彌補的損失。

3.制度缺乏嚴肅性。一些農村基層學校檔案管理制度不健全，落實不到位，主要表現在：①管理不規范。存在部門管理檔案的現象，比如教學處、政教處產生的檔案由其自身保管，其他諸如總務處、保衛處等部門也都各自保存了部分檔案，嚴重影響了檔案收集的完整性。②整理不規范。有些檔案員在檔案整理過程中鑒定不夠細致，部分材料歸檔范圍模棱兩可，卷內目錄與實際文件不相符，還有材料漏缺等現象。③利用不規范。檔案員對檔案的查借閱制度執行不力，借出的檔案有時懶于登記，沒有及時辦理歸還，時間長了，造成文件的丟失。很多學校雖然制定了一系列制度，但在實際工作中無法落實，形同虛設，嚴重影響檔案管理工作的規范化開展。

4.人員缺乏穩定性。學校檔案工作人員隊伍不穩定，人員老齡化，素質不高。不少學校的檔案員身兼數職，更換頻繁，有個別學校甚至出現空缺現象。有時檔案員剛剛熟悉業務就又換崗，新任檔案員又要開始新一輪熟悉業務的過程。這些因素造成了形成的檔案材料普遍存在質量不高、規范化程度偏低等問題。特別是由于檔案員非專業出身的居多，專業知識不夠扎實，僅靠培訓往往在業務上很難有所突破與創新。

5.管理缺乏現代性。在對農村基層學校檔案的檢查中發現，檔案信息化管理程度不高，有部分農村學校，檔案管理現代化技術硬件設施和軟件設施長期沒有投入，檔案用房狹小偏僻，與“十防”要求相差甚遠，檔案安全受到嚴重威脅。檔案管理必備的電子設備陳舊，只有少數學校使用了檔案管理專用軟件系統，大多數學校都未能實現檔案資料查詢網絡化，還停留在紙質檔案層面，檔案信息化工作斷檔現象比較嚴重。這種情況除了受經濟條件的制約外，也與學校決策者的重視程度有關，有的學校甚至沒有制定檔案信息化具體的發展規劃，即便是經濟條件相對寬裕的學校，在學校檔案信息化管理設施的投入上，也過于保守。

二、當前農村基層學校檔案工作困局的應對策略

如東縣教育主管部門充分認識到基層中小學校檔案管理工作存在的問題，本著對“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”高度負責的態度，制訂了規劃方案，強化管理，完善舉措，推動學校檔案管理工作邁上健康發展的軌道。

1.加強組織領導，加大宣傳力度。一方面，教育體育局聯合檔案部門開展了一系列檔案宣傳活動，組織學校分管領導及檔案工作人員學習《檔案法》，進一步增強檔案法治意識，以“6·9”國際檔案日為契機，通過張貼標語、發放檔案宣傳單、進行檔案知識競賽、宣講檔案小故事等，讓學校師生尤其是校長了解檔案工作在學校教育事業中的地位和作用，從而將檔案管理作為一項重要基礎工作提上學校工作的議事日程，納入相關部門和人員的職責范圍，使學校檔案工作積極主動地服務于教育事業。另一方面，推進縣級檔案星級測評，實現以創促建。如東縣教育體育局從2015年開始，對還未創星級的學校啟動創建工作，通過幾年的努力，目前已有72所學校通過了縣教育系統一星級檔案測評。爭取2021年檔案管理規范達標率達到100%，實現全縣中小學檔案規范管理全覆蓋。

2.強化歸檔意識，實行規范管理。一方面，根據目前的學校檔案管理情況，先后制定了《如東縣教育體育局關于進一步加強學校檔案管理工作的意見》《如東縣教育系統學校檔案工作規范測評細則》《如東縣教育體育局關于學校檔案管理星級創建工作意見》等，要求學校查找問題，制定出對應的改正措施。另一方面，教育體育局聯合檔案局業務人員，定期到基層學校進行宣傳，教育和引導學校員工強化歸檔意識，進一步明確檔案工作的生命力在于利用，不能因為個別人的隨意和歸檔意識模糊而影響檔案應有作用的發揮。對業務不熟的檔案員進行現場培訓，悉心指導，確保檔案資料收集的及時性、準確性、規范性。除此之外，教育體育局還嘗試采用結對幫扶的方法，讓檔案已達星級標準的學校與還未創建星級的學校結對，隨時提供人力和業務上的幫助。

3.完善管理制度，嚴把關鍵環節。①幫助學校建立檔案工作管理網絡，分管校長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管、各科室齊抓共管，切實加強對檔案工作的領導，明確檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員提出歸檔的內容和時限要求。在接收、補充整理檔案時，發現缺少材料的應及時索要。②教育體育局以國家檔案局8號令為基礎，結合《江蘇省中小學校檔案管理暫行辦法》，根據學校實際情況認真核實、科學鑒別，制定了《如東縣學校檔案分類方案》供基層學校參考，明確收集范圍，健全檔案門類。③進一步細化檔案管理工作制度，對收集、整理、歸檔、保管、保密、安全、查借、統計、移交等一系列環節做出明確而嚴格的規定，重要制度要上墻、收集材料要齊全、歸檔要及時、立卷要標準、借閱要有規矩、庫房管理要有措施等，確保檔案管理工作有章可循、有據可依。同時要求檔案管理人員嚴格按規章制度執行，規范管理。

4.穩定人員隊伍，提升業務素質。①教育體育局在引進人才時注重引進具有檔案管理教育背景和具有檔案工作經驗、熟悉檔案業務知識的專職檔案人才，從源頭上提高檔案人員的綜合素質。基于農村基層學校的實際情況，在沒有專業人員配備的情況下，學校在配備檔案員時應挑選思想政治素質好、甘于寂寞、有強烈事業心和責任感的同志。另外要保持檔案管理人員的相對穩定，檔案管理是一項專業性很強的工作，檔案管理人員業務的熟練來自于長期的經驗積累，人員變動頻繁不利于檔案工作的順利開展。學校領導要多關心和鼓勵檔案工作者，適當減輕他們在其他兼職工作上的負擔，建立檔案管理人員獎懲考核機制，定期進行考核，做到獎懲分明。②注重檔案工作人員教育培訓，教育主管部門定期開展遠程教育、業務培訓、學術交流、專題講座等，時刻掌握檔案工作新動態，不斷提升檔案人員素養，提高檔案管理水平。③建立教育系統檔案工作QQ、微信群，教育體育局檔案工作領導小組聯合檔案局業務指導人員全天候對學校檔案工作進行答疑解惑，為大家提供一個可以即時交流學習的平臺，各學校互相幫助、共同進步。

5.加快信息化建設，推進數字化服務。一方面，作為教育主管部門適當支持對檔案事業建設的投入，加大檔案硬件設施投入，配備電腦、打印機、復印機等，逐步完善了部分學校的檔案設施設備，力爭在今后的幾年中，確保每所學校都擁有達省最低星級標準的檔案室硬件配置。另一方面，在軟件設施上教育主管部門為部分學校配備了統一的檔案管理系統，將各類檔案和資料全面納入系統管理，并派專業人員對管理系統進行技術支持，組織專場培訓指導，讓檔案管理人員盡快適應新形勢下的現代化檔案工作，同時積極創造條件，鼓勵幫助部分條件成熟的已達省星級標準的學校爭創數字檔案室，采用數字化服務手段，從“管理檔案”向“管理數據”拓展，進行數據分析和深度挖掘，提高檔案利用效率。

通過努力，如東縣農村基層學校檔案管理工作取得了一些成績，但這僅僅是向檔案管理科學化、精細化、數據化邁出的第一步。我們將進一步統籌規劃，多管齊下，與時偕行，逐步推進，以新思想、新方法推動檔案工作不斷邁出新步伐，登上新臺階。