圖書館業務外包中的風險和防范對策

王嘉麗

摘 要：隨著數字化服務的不斷升級及創新，圖書館為降低服務成本以及提高服務效率，以業務外包的方式減輕自身的工作負擔，但是，圖書館業務外包的過程中，承包商與圖書館之間的溝通、配合、服務流程化管理等因素仍然會降低圖書館業務服務質量。基于此，以重慶合川區圖書館為研究對象，分析圖書館業務外包后的溝通風險、流程風險、監管風險等，并提出優化服務流程、建立外包監管體系等策略，旨在實現圖書館業務外包的服務質量及應用效果提升。

關鍵詞：圖書館 業務外包 風險

中圖分類號：G25文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-02

引言

業務外包以資源外取的方式進行經營及管理，在實際執行及操作的過程中，以外加工的方式承包給專業、高效的服務提供商，實現專業化資源的應用。業務外包有助于降低圖書館的經營成本，提高服務質量，增強圖書館的整體競爭力。在對重慶合川區圖書館業務外包的落實進行研究的過程中，分析圖書館業務外包需求，并針對業務外包進行針對管理，進而實現圖書館業務服務質量效果的綜合提升[1]。

一、圖書館業務外包現狀及存在的風險分析

1.圖書館業務外包現狀

圖書館外包業務工作的開展，其前期加工技術含量相對比較低 ，在射頻標識技術的應用下，條形碼、編制等工作效率相對提升。但是，隨著圖書館的圖書數量不斷增多，圖書相關任務量也在不斷提升，因此，圖書館利用業務外包的方式降低自身的工作量。圖書館業務外包中包含采編業務外包、流通業務外包、技術業務外包等[2]。首先，采編業務外包是從圖書文獻前期加工開始，要求編目人員可以熟練的操縱電腦，并將圖書館相關編目編輯到系統中。在采編的過程中，要求編目準確，在實際操作的過程中，大多是采用CALIS系統實現編目數據源共享及應用。在圖書電子化管理與加工的基礎上，其中包含圖書加工系統、版權及加工設備等，所以，為降低圖書館的運營成本，圖書館采用外包的方式實現編目操作。其次，圖書館流通業務外包則是從圖書借閱、維護閱覽等方面進行外包，一方面，圖書館文獻數量在不斷增多，所以，在實現圖書館外包及管理的過程中，基于圖書借閱、辦理借閱手續、圖書上架以及排架、維護閱覽環境以及秩序等工作的難度相對較低，所以，在實際經營及管理的過程中，采用外包管理的方式進行落實。再次，技術業務外包則是從電子資源數量的角度，針對信息技術的應用進行外包管理。圖書館的數據庫資源其中包含電子數據庫、萬方數據庫、讀秀數據庫等，在實現數據管理的過程中，則需要將數據庫數據的建設、維護、IP管理等外包出去，進而保證數據庫平臺的運行及搭建應用。數據庫外包的業務主要針對軟件開發、電子技術應用等方面進行管理，在實現數據技術平臺搭建及維護的前提下，實現數據信息共享及管理。最后，圖書館文獻數量的不斷提升，其中包含信息共享空間、創新空間、多媒體制作等工作，但是，一般工作人員在對上述空間進行管理的過程中，線路以及數據等難題直接影響圖書館的實際應用效果。因此，圖書館針對基礎設施方面也采用外包或部分外包的方式進行處理，進而保證相關設施的正常運行及落實。

2.圖書館業務外包中存在的風險分析

圖書館業務外包雖然可以提高管理效率，降低經營成本，但是，在過度強調成本控制的狀態下，影響業務外包的整體質量，而且，極容易出現業務外包管理混亂、利益格局被破壞等問題，進而影響圖書館業務外包的實際應用效果。首先，在業務外包的過程中，無法對外包部分的業務進行有效的質量監控，例如，在電子技術以及數據業務方面過度依賴外包企業，這會導致圖書館的經營受制于外包單位[3]。其次，圖書的加工中包含查重、訂購、驗收以及錄入、貼書標以及條形碼等流水作業過程，但是，在實際實施的過程中，外包后整個程序被打亂，進而出現環節銜接混亂，圖書編排效率及質量受到影響，圖書館業務外包過程中，還存在承包商與圖書館之間的協商問題，在業務外包中極容易出現溝通矛盾、業務流程混亂的情況，進而影響圖書編目、設施應用、圖書借閱等工作的有序落實。最后，圖書館在落實外包服務的過程中，內部職工的壓力相對降低，這對內部職工的學習動力以及自身的創新能力等方面都會產生直接的影響。

二、圖書館業務外包風險的防范措施

1.合理規劃外包工作

重慶合川區圖書館在對業務外包風險進行控制的過程中，需要從圖書館業務規模、服務質量、技術實力、市場信譽等多角度進行分析，在慎重選擇承包商的基礎上，對承包商的技術能力、服務方式、業務服務質量等方面進行綜合評估，進而實現外包業務管理效果的綜合提升。重慶合川區圖書館在實現業務外包的過程中，可以采用公開招標的方式，對承包商方面進行評估及合理選擇，提高外包業務的規范性及有效性。隨著圖書館業務外包的不斷深入及落實，在實際管理及監控的過程中，需要建立溝協調以及監管機制，保證圖書館業務外包工作的正常運行及落實。圖書館在業務外包的過程中，需要從館內設施運行、外包業務監管等角度進行完善，在實際協調過程中，以溝通技巧為基礎，并按照規章制度以及合同條款等進行約束，避免矛盾激化，進而實現業務外包監管效果的綜合提升。例如，針對采編、編目數據規則以及圖書館的業務處理等方面進行控制，在優化業務外包流程及監管的基礎上，保證圖書館業務的有序開展。重慶合川區圖書館在對業務外包進行規劃及完善的過程中，需要從信息共享、數字化創新以及計算機技術管理等角度進行完善，在選擇外包或部分外包控制的前提下，實現圖書館圖書管理、圖書借閱、圖書數據統計、技術設施管理等相關業務外包的合理性及應用效果提升。

2.優化圖書服務流程

在業務外包及操作的過程中，結合圖書館的實際情況，調整圖書館的組織結構、人員配置、運作流程，并完善圖書館的管理規范性及數字化程序。業務外包服務以及數字化創新，則需要以提高圖書館技術服務能力為基礎，進而實現圖書館服務管理效果的綜合提升。外包業務在實際執行的過程中，需要降低業務外包對圖書館業務的工作流程、利益格局等方面的影響。在優化業務服務流程的過程中，需要從圖書館自身技術服務能力、外包業務管理等角度進行完善，在大數據、移動設備以及云計算、關聯數據技術的創新應用，在實際操作及優化服務流程的過程中，需要以協調外包工作與內部原有工作為中心，在避免工作沖突的基礎上，從圖書館編目、編排、數據管理等角度進行綜合管理，進而實現圖書館業務的升級及優化。圖書館在擴大外包范圍的過程中，需要注意擴張速度的控制，在拓展服務方式以及實現服務創新的過程中，實現圖書館的整體服務效率提升。在實現重慶合川區圖書館服務流程優化及管理的過程中，可以從服務開通時間、故障排除時間、付款管理、圖書服務管理等角度進行完善，在優化圖書館業務流程的前提下，進而實現業務外包管理效果的綜合提升。重慶合川區圖書館在優化服務流程的過程中，則需要以信息技術的創新應用為基礎，利用關聯數據技術以及信息化服務，針對借閱服務、訂閱管理等方面進行優化，在提高服務效率的前提下，實現業務外包的服務效果提升。

3.強化風險管理

圖書館的業務外包風險管理，則需要從業務外包風險識別、風險預測、過程監控、信息反饋等角度進行完善，在擬定風險控制措施的前提下，針對業務外包的全過程進行監控，避免業務外包的異常情況以及業務服務效果等方面受到影響。圖書館在對業務外包進行風險防控的過程中，則需要擬定事前、事中、事后的風險防范機制，在對業務外包進行監控及執行控制的基礎上，實現業務外包服務質量的綜合效果提升。在大數據以及互聯網技術的應用下，需要從業務外包、數據挖掘、跟蹤學習以及技術服務能力等角度進行完善，在結合圖書館自身業務工作的前提下，針對業務外包、信息數據技術應用等方面進行綜合控制，進而實現業務外包風險的有效控制。業務外包控制過程中，還需要關注數據技術應用、電子服務管理以及風險管理，例如，通過組織館內講座、外派學習等方式，提高內部管理層的風險防范意識，在此基礎上，還需要針對圖書館現有的服務方式、信息技術應用、業務外包管理、大數據應用等角度進行完善，在實現圖書館業務創新管理及控制的前提系啊，實現業務外包風險的有效防控。一旦出現流程混亂、圖書編目不準確、溝通協調不到位等情況，直接影響圖書館服務管理效果，所以，已經出現業務外包的風險問題，則需要結合圖書館現有的業務服務機制，針對采編、數據管理、借閱等各個環節進行針對性管理，在優化服務體系的基礎上，實現圖書館的服務管理效果提升。重慶合川區圖書館在實現業務外包風險防控的過程中，還需要考慮云計算、大數據、移動圖書館、微信等新技術的應用，在信息技術應用以及內部培訓管理控制的前提下，以合同為標準，針對履行地點、旅行方式、編目數據規則、數字化服務等方面進行優化，進而實現業務外包服務質量的綜合提升。

結語

綜上所述，在對圖書館業務外包中存在的風險以及防范策略等方面進行研究的過程中，需要從業務外包以及外包監管、風險防范及控制等角度進行完善，在實現圖書館業務服務創新的基礎上，拓展數字化服務方式，進而實現圖書館整體的服務效率提升。風范防范還需要針對業務外包形式、業務外包管理以及業務外包數據分析等方面進行綜合研究，在充分利用數字技術、數據挽救以及關聯數據技術的前提下，實現圖書館業務流程的優化及創新。

參考文獻

[1]易斌.公共圖書館整體外包模式的現實困境與策略選擇[J].國家圖書館學刊，2017（4）：44-50.

[2]李 紅.實行整體外包服務的三個公共圖書館的建設[J].圖書館雜志，2017，36（1）：33-37.

[3]李宏秋，張立.圖書館業務外包發展的再探討[J].農業圖書情報學刊，2017（10）：121-125.