數(shù)字檔案資源建設(shè)研究

王愛華

摘 要：隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的傳播下數(shù)字檔案資源的建設(shè)已經(jīng)改變了原始記錄的方式，現(xiàn)代化的技術(shù)被運(yùn)用到了高校檔案資源管理之中。數(shù)字檔案建設(shè)是高校檔案建設(shè)中的重要一個(gè)任務(wù)。數(shù)字檔案的建設(shè)可以為高校的教學(xué)以及科研工作提供有效的數(shù)據(jù)資料，有助于高校日常教學(xué)活動的開展。目前高校的數(shù)字檔案建設(shè)雖然取得了一定的成效，但也存在了很多問題和困境，制約了高校數(shù)字檔案發(fā)展和建設(shè)的進(jìn)程。因此本文針對高校數(shù)字檔案建設(shè)中存在的問題，提出解決問題的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 資源建設(shè) 研究

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)的意義

學(xué)校的教育工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是教學(xué)和科研，這兩個(gè)工作環(huán)節(jié)正常有序開展離不開檔案管理工作的落實(shí)。高校管理工作中會提供豐富的資源，目前社會科學(xué)的發(fā)展日新月異，高校將這些科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案資料管理中，可以不斷的完善資源的獲取方式，促使資源多元化的發(fā)展。同時(shí)也可以強(qiáng)化數(shù)字檔案的建設(shè)，老師和同學(xué)可以通過相關(guān)的數(shù)字檔案管理資料，就可以獲得相應(yīng)的知識，享受學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)，搜索需要的專業(yè)化理論，滿足高校教師和學(xué)生對文獻(xiàn)資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)資料的獲取。[1]

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要內(nèi)容

1.館藏檔案的數(shù)字化成果

館藏檔案的數(shù)字化成果主要是對于相關(guān)資料的接收進(jìn)行數(shù)字化的整理，通過二次的加工發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)中重要的數(shù)字資源。檔案館中的數(shù)字資源建設(shè)主要是對于檔案館所保存的大量歸檔資料進(jìn)行電子文件的整理，是為了幫助館藏資源的有效保存而提供的數(shù)字化處理方式。

2.歸檔部門提交的電子文檔

高校各個(gè)高校的電子文檔既包括電子文件、圖片式的光盤和相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。由于高校自身的建校以來歷史悠久，檔案資料也是較為豐富的，而每一個(gè)檔案資料都具有一定的原始性，當(dāng)歸檔之后就不能進(jìn)行資料的更改，需要及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理?，F(xiàn)階段材料數(shù)據(jù)包括信息處理和數(shù)據(jù)信息的處理。

3.檔案館專門的數(shù)據(jù)庫

高校檔案館形成了專門的數(shù)據(jù)庫，需要定期的對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，這些數(shù)據(jù)庫中包含著建校以來的教學(xué)學(xué)籍管理以及多項(xiàng)科研項(xiàng)目和科研處理文件及學(xué)校建設(shè)和學(xué)?；üこ痰耐晟频墓芾?。高校的學(xué)生每一屆都有上千人，甚至上萬人，科研項(xiàng)目更是數(shù)不勝數(shù)。因此在高校資源檔案管理中，檔案館所存在的數(shù)據(jù)資源存在著大量的管理文件和相關(guān)的文檔資料都是具有保管意義和價(jià)值的。

三、數(shù)字檔案資源建設(shè)中存在的主要問題

1.數(shù)字化制約因素多

目前我國高校數(shù)字檔案管理建設(shè)中最主要的問題就是數(shù)字化制約的因素較多，在高校資源檔案管理建設(shè)過程中，數(shù)字加工是高校檔案資源管理的重要內(nèi)容，由于受到各種因素的制約，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理過程中的工作效率低下，影響了正常工作的開展。由于高校的數(shù)字檔案管理人員較少、資金運(yùn)作較為有限、缺乏配套的技術(shù)支持，就會導(dǎo)致高校檔案管理過程中數(shù)字化加工工作相對來說較為滯后。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

目前國家科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案管理工作的開展也在日新月異?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展下，數(shù)字檔案管理工作的開展與落實(shí)需要聯(lián)系當(dāng)今的信息技術(shù)，來適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。但是從目前高校的數(shù)字檔案管理工作開展以來，檔案管理工作雖然管理技術(shù)在不斷的更新，但是卻沒有跟得上時(shí)代的步伐，更新的管理技術(shù)沒有與時(shí)俱進(jìn)。高校長期的歸檔制度下，很多檔案管理人員在檔案管理時(shí)，管理工作的開展是以被動的思想來進(jìn)行的，缺乏對于檔案資料的主動管理，也缺乏對紙質(zhì)資料進(jìn)行長期保存的理念，這就使得檔案資源的管理不到位。

四、關(guān)于高校數(shù)字檔案資源建設(shè)的建議

1.科學(xué)的規(guī)劃數(shù)字檔案資源的建設(shè)

對于高校來說，首先需要科學(xué)的對于自己的館藏檔案資料的特點(diǎn)進(jìn)行分析。高校目前存在的檔案資源，包括教學(xué)類的科研資料、教育學(xué)科方面的相關(guān)資料、以及建校以來學(xué)校重大的活動和事件中所保留的相關(guān)錄像、資料圖片等等。因此高校的數(shù)字檔案工作的開展，需要首先對于資源進(jìn)行有效的整合，要結(jié)合相關(guān)資源的數(shù)字化建設(shè)信息進(jìn)行及時(shí)的整理，有針對性的開展必要的數(shù)字化管理工作。數(shù)字檔案資源管理過程中，不僅僅需要爭取專項(xiàng)性的資金考核，同時(shí)還要建立起專門都有勤工助學(xué)崗位，讓教師帶領(lǐng)學(xué)生參與到相應(yīng)的工作中，不斷的提高自身的工作效率。[2]

2.優(yōu)化電子檔案的接受途徑

高校需要不斷的完善數(shù)字檔案的系統(tǒng)建設(shè)，不斷強(qiáng)化各個(gè)學(xué)院之間系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)聯(lián)性.電子檔案建設(shè)的過程中，為了確保資源的有效流通，要強(qiáng)化各個(gè)部門各個(gè)學(xué)院師生之間的關(guān)聯(lián)性。在數(shù)字檔案管理時(shí)要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)同性強(qiáng)，化數(shù)字檔案管理工作的建設(shè)，尤其是在電子檔案管理資源的收集過程中，為了防止資源的流失，要注重對于軟件的定期升級。對于電子檔案信息和系統(tǒng)軟件要不斷的更新，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展創(chuàng)新硬件和軟件的設(shè)施。另外高校要建立全面有效的電子檔案管理體系，有助于檔案管理工作的開展，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的軟件系統(tǒng)，有助于檔案工作人員還需要對于電子文件進(jìn)行及時(shí)的追蹤，有效的接收。

3.加強(qiáng)各個(gè)部門各個(gè)學(xué)院之間的協(xié)同合作

高校的數(shù)字檔案建設(shè)和管理并不僅僅只是高校檔案資源管理工作人員的職責(zé)和任務(wù)，同時(shí)也是高校各個(gè)學(xué)院、各個(gè)部門相關(guān)人員的工作和任務(wù)，需要各相關(guān)部門的人員相應(yīng)的配合。在數(shù)字檔案管理過程中，要不斷的強(qiáng)化對各部門和人員之間協(xié)同合作的意識。工作中對于新建的電子檔案資料要及時(shí)的傳遞給檔案系統(tǒng)，讓各部門充分發(fā)揮自己的信息源，不斷的強(qiáng)化各個(gè)部門之間的協(xié)同意識。

4.強(qiáng)化管理隊(duì)伍的建設(shè)

高校的管理工作開展以來，要不斷的加強(qiáng)對人才引進(jìn)模式的建設(shè)，拓寬建設(shè)隊(duì)伍和建設(shè)發(fā)展的途徑，要不斷的提高建設(shè)水平。為了推進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)效率和檔案管理工作的落實(shí)，需要對于管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，同時(shí)要加強(qiáng)和各高校管理人員之間的交流與合作，了解當(dāng)下先進(jìn)的管理理念和數(shù)字檔案管理技術(shù)，并且定期的開展相關(guān)的教育講座，不斷的提高管理工作人員的專業(yè)化水準(zhǔn)和水平，提升管理能力和責(zé)任感，才能夠強(qiáng)化數(shù)字化等管理資源的質(zhì)量。

結(jié)語

高校數(shù)字檔案管理建設(shè)可以有效的針對高校的建校以來的資源進(jìn)行整理，擴(kuò)大資源整合的范疇。數(shù)字檔案資源管理和建設(shè)過程中需要及時(shí)的收藏相關(guān)的信息，確保自己的信息價(jià)值不斷的擴(kuò)展。高校數(shù)字檔案館建設(shè)中為了提高公眾的滿意度，需要不斷的完善檔案管理建設(shè)中的紕漏之處，檔案管理建設(shè)對于公眾最直接意義就是可以有效的對資源進(jìn)行獲取，可以獲取充足和高質(zhì)量的資源，將檔案資料充分的聚集有效的傳承和開發(fā)資源，推動高校工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]軒紅.數(shù)字檔案資源建設(shè)研究[J].檔案管理，2016.

[2]張玉慧.檔案信息資源建設(shè)研究[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2012.