強化合同履約管理提高物資供應保障能力

劉生虎

【摘要】合同履約是企業經濟活動中的關鍵組成要素，對于物資供應服務質量具有直接影響。本文從分析合同履約管理的基本流程入手，圍繞構建全流程管理體系、健全ERP履約管控平臺、明確合同履約管理細則、完善全鏈條責任機制四個層面，探討了依托合同履約管理提高物資供應保障能力的具體策略，以供參考。

【關鍵詞】合同履約;物資供應保障;履約事件處理

現代企業在物資采購環節主要采用集中采購、分散履約、統一評價模式，其物資采購合同具有項目多、金額大、履約周期長等特點，一定程度上增大了合同履約管理的難度與風險。對此需基于集約化管理原則，強化合同履約關鍵環節與流程要點的把控，提升合同履約管理效率，為物資供應提供完備保障。

一、合同履約管理的基本流程分析

（一）合同履約管理流程

當前企業在物資合同履約層面主要實行分層管理、分級實施模式，保障實現管理權責與管理流程明確，依托電子商務平臺與信息管理平臺完成物資采購，實現對物資合同履行情況的管理。

具體來說，其合同履約管理流程大體分為以下五個環節：首先，企業與供貨商完成物資合同的簽訂，待合同生效后，由簽約人員利用物資管理系統完成合同移交，使合同信息同步至資產管理系統及電子商務平臺中，進入待執行狀態;其次，由履約管理人員完成合同關聯事項的設置，落實具體責任人;再次，由履約負責人基于資產管理系統中的合同信息創建合同履約情況表與檔案，圍繞重點物資實現對其生產、運輸等關鍵環節的動態管理;接下來，由履約負責人完成交貨日期的接收或變更，協同供貨商核實具體的交貨日期等信息，由質檢人員針對物資質量進行反饋;最后，由履約負責人、供應商及監造人員聯合完成物資生產、供應要求的確定，并協同倉儲管理人員確認具體收貨信息。

（二）履約事件處理流程

假使在物資合同履約過程中出現未依照合同約定的履約事件，應基于分級實施原則進行履約事件的處理。其具體流程為：在相關人員上報履約事件信息后，由本級履約管理部門的負責人接收并核實履約事件信息，判斷是否為物資產品質量問題。倘若是產品質量問題，則執行相應缺陷處理流程;倘若非產品質量問題，則判斷是否需要上級履約管理部門協調，結合上級部門指導意見或直接依照物資合同進行履約后期處理。

二、依托合同履約管理提高物資供應保障能力的具體策略探討

（一）構建全流程管理體系，細化履約管理階段

基于全流程管理模式實行物資履約管理，主要圍繞以下五個環節入手：

其一是物資生產環節，以采購訂單作為參考信息完成物資供應計劃的編制，并創設物資設計需求判斷機制。針對包含設計需求的物資，需協調設計單位、供貨商做好設計圖紙交付、排產計劃與生產進度的報送，結合到貨需求協調處理物資交貨時間;針對需經由上級協調處理的物資，應在履行物資合同的基礎上，結合項目現場的收貨條件完成物資供應計劃的變更與調整。在遵循物資合同規定的基礎上，針對拒絕執行協調處理結果的供貨商，可結合法律規定取消物資供應合同，重新調整物資供應計劃。

其二是物資配送環節，基于電子商務平臺、ERP管理系統實現信息化管理，在ERP系統中結合物資供應計劃發出發貨通知、生成聯系人信息，由供貨商基于電子商務平臺確認發貨通知、生成聯系人與預計發/到貨期信息，遵循配送計劃安排送貨。

其三是物資到達現場環節，由倉庫管理人員基于貨物交接單完成物資開箱驗收，對照到貨驗收單檢查物資質量。針對質量不合格物資，應聯系供貨商開展消缺工作;針對質量合格物資，則由項目單位負責人完成到貨驗收評價，將評價信息上傳至ERP系統中，結合物資領料單完成物資的出庫、安裝、調試與投運處理，在ERP系統中生成投運單評價信息。

其四是物資結算與質保環節，核實物資領/退料信息，完成物資結算工作，結合物資實際情況在ERP系統中上傳質保評價信息，以此作為考核評價依據。

其五是供應商違約處罰環節，由上級履約管理部門整合各履約環節存在的供應商違約信息，生成處罰澄清單并發送至供應商處，結合供應商違約澄清情況生成違約處罰清單，經由物資部審批通過后生成違約處罰通知單，并針對其違約行為落實處罰措施。

（二）健全ERP履約管控平臺，明確履約管理內容

“互聯網+”模式為企業物資合同履約精細化管理的實現提供了平臺與技術支持，對此管理人員需結合合同約定與運營要求健全ERP履約管控平臺，基于集約化管理模式實現對物資供應業務的協調統一處理，對內及時處理物資到貨需求，對外實現對供應商資源的整合，利用ERP管理系統發揮資源統籌、日常調度、監控預警等功能，為物資供應效率與服務水平的提升奠定良好基礎。與此同時，需針對合同履約管理的內容要點進行明確把控：一方面針對物資質量實行嚴格管理，強化對物資生產工藝實行質量監督，嚴防安全問題與信任危機的出現;另一方面加強物資運輸進度管理，保障物資物流速度符合合同規定，圍繞物資生產、發貨、運輸、交貨等全過程落實合同管理，明確具體交貨期限，防止因物流進度受限而產生物資供應中斷的風險。

（三）明確合同履約管理細則，強化物資供應保障

1.落實月度供應計劃

將月度供應計劃納入到電子商務平臺中，結合計劃信息確定具體的物資需求與供應情況，完善業務流程管理。具體來說，每月應結合接收到的物資合同中的具體項目類別完成月度供應計劃的編制工作，將其發送至項目單位處，由其確定具體交貨期、提供接貨聯系人信息;由履約責任人在每月25日前完成月度供應計劃表向省級物資公司的報送，結合其批復情況實現對物資供應狀態的實時跟蹤，在出現交貨期變更需求的情況下，應提前30日完成相應業務的變更處理，保障實現物資的有序供應;在履約負責人接收到物資合同后，需第一時間與供貨商確認具體的物資類別、交貨期等信息，掌握排產計劃、運輸計劃等信息，并聯合物資需求部門完成需求時間確認，避免因物資供貨期延遲而影響到具體生產進度，結合雙方協調交貨期提前20日將發貨通知單發送至供應商處，保障項目單位如期接收物資、完成貨物驗收，以此強化物資供應的可靠性保障。

2.強化監控預警處理

在ERP平臺中建立合同履約跟蹤模塊，實現對物資到貨信息、資金支付情況的全過程跟蹤。具體來說，應以合同管理臺賬作為參考，針對接收到的物資合同進行及時核對，確定物資合同簽訂與物資流轉情況，針對已創建訂單、未接收到合同的情況，則應協同上級單位做好合同執行進展、交貨期的溝通，防范產生無法及時交貨的問題。同時，由專人負責實行對ERP平臺的日常登錄管理，確認具體的物資供應情況信息，完善監控預警機制建設，并結合物資供應問題及時發布預警信息，由履約負責人在1個工作日內核對到貨情況、報告預警信息處理結果，以此實現監控預警目標，降低物資履約風險。

3.完善資金結算機制

資金支付作為合同履約中的關鍵環節，將直接影響到企業資金的正常運轉。對此需確保在接收到物資采購合同時，強化與供貨商的溝通聯系，開具物資發票;結合合同臺賬信息在每月18日前提交ERP資金支付申請，在每月30日結合省物資部門下發的資金支付明細完成資金支付信息的核對記錄，并在當日提交回復單;在每年12月，以物資合同臺賬資金支付信息為依據，整理年末款項來往明細，向供應商發出征詢函，督促其在3日內提交反饋結果，以此保障往來賬目清楚，提高資金支付的準確率。

（四）完善全鏈條責任機制，提高合同管理水平

一方面，基于合同管理責任推進全鏈條責任管理機制的建設，保障將合同管理責任落實到具體崗位、人員身上，并強化對合同管理執行情況的把關，結合具體物資項目實施進展進行跟蹤監督，保障物資供應符合合同標準。同時，由物資管理人員加強對合同履行進度的跟蹤管理，協同業務部門采取有效舉措處理合同履行過程的偏差，實現履約管理的全過程覆蓋。另一方面，加強對合同履約管理人員的培訓教育工作，保障關鍵崗位工作人員樹立依法經營、依法管理理念，針對物資管理部門實行1～2期合同履約管理培訓，引導其樹立法律意識、提高風險管理水平、強化責任意識，以此進一步提升合同履約管理水平，為物資供應提供堅實保障。

三、結論

現代企業管理體系與“互聯網+”模式的融合推動了合同履約工作的電子化發展，物資供應、交付與驗收、結算管理等合同履約內容被逐漸納入到同業對標與績效考核模式中，合同履約管理的重要性日漸突出。對此應基于體系、平臺、內容、保障等層面強化合同履約管理工作，助推物資供應保障能力的系統提升。

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