事業單位改革背景下的人事檔案管理探析

西華大學黨政辦公室 吳 迪

作為提供社會服務為目的的社會組織，事業單位在完善社會服務體系、增進社會福利，滿足社會文化、教育、科學、衛生方面發揮著重要作用。但是隨著我國事業單位體制改革的不斷深入，其傳統的人事檔案管理弊端日益顯現。對我國事業單位改革后的人事檔案管理相關問題進行探討，提出改革后人事檔案管理的路徑選擇，是新時期推進事業單位改革的必然要求。

一、事業單位改革與人事檔案管理的理論關聯

隨著事業單位改革的不斷推進，我國事業單位改革也取得了一系列成就，改革逐漸由點向面鋪開。事業單位改革總體目標是逐步建立起功能明確、治理完善、運行高效、監管有力的管理體制和運行機制，形成基本服務優先、供給水平適度、布局結構合理、服務公平公正的中國特色公益服務體系。具體到行政管理方面，要做到按照政事分開、事企分開和管辦分離的要求，以促進公益事業發展為目的，以科學分類為基礎，以深化機制體制改革為核心。因此，如何打破傳統的行政管理模式，建立起以聘用制為基礎的用人制度，實行分類指導，是當前事業單位改革的重點內容之一。 而要在事業單位體制內建立聘用制度，這無疑對事業單位的人事檔案管理提出了更高之要求。作為事業單位改革的重要支撐，人事檔案是記錄個人經歷、知識背景、品德狀況等綜合情況的重要材料，是事業單位選拔人才的重要參考依據，它與個人工資待遇、社會保障、組織關系等密切相連，影響著事業單位人才隊伍的建設，進而影響著事業單位改革深入進行。因此，在事業單位改革步伐不斷加快的形勢下，提高人事檔案管理水平，完善人事檔案管理服務體系勢在必行。

二、事業單位改革后人事檔案管理的現實困境

（一）人事檔案管理的觀念滯后

在當前事業單位人事檔案管理中，觀念較為落后，很多事業單位的領導認為檔案管理的作用就在于方便部門內部查閱，方便單位職員參與政審、黨建等工作，而沒有將人事檔案管理放到促進職員工作能力提高的戰略高度，沒有認識到人事檔案在現代人力資源管理中作用。事業單位改革之后，仍然難以擺脫傳統體制下遺留的管理模式，單位領導不重視人事檔案管理工作，那必然難以投入更多資金到人事檔案管理體制建設之中。因此，如何轉變事業單位領導之陳舊觀念，是擺在事業單位檔案管理面前的一道難題。

（二）人事檔案管理的內容單一

事業單位改革后，事業單位的行政色彩將逐漸褪去，取而代之的是市場化特征日益明顯。此過程中，原有人事檔案管理內容的單一性缺陷逐漸顯露。一旦事業單位改制成企業，就要求人事檔案管理的內容必須涉及工作人員的方方面面，如個人能力、專業素質和業務水平等。而傳統的事業單位檔案管理內容中，對工作人員的政治素養關注較多，而對于工作人員的基本技能，關注較少。因此，隨著事業單位改革步伐的加快，其人事檔案內容也開始朝著多樣化、市場化方向發展，與個人工作能力、工作績效密切相關的檔案信息成為備受關注的內容，以此作為事業單位轉制后考察員工綜合素質的重要參考。

（三）人事檔案管理體制落后

當前的事業單位人事檔案管理方式大多比較落后，檔案管理比較偏重其管理性，而忽視檔案的服務性，在手工操作過程中，因其程序復雜，反應較慢，使得檔案管理無法與人事制度改革相協調，長期發展下去會阻礙事業單位的改革進程。事業單位的改革必然使得人員的流動性增強，人事流動關系不斷增多。用人單位在聘用新員工和考核干部工作上就只能更多的利用人事檔案信息作參考，這不僅增加了使用檔案的頻率，而且在使用過程中要求其信息要及時、準確。而傳統的事業單位檔案中，由于利用程度低，在管理操作上基本上是手工進行，管理效率低下。特別在現代計算機技術高速發展的情況下，如果不打破事業單位傳統的檔案管理體制，引入現代化的計算機系統自動化管理方式，必然會使得事業單位改革后員工檔案與當前企業員工檔案管理的脫節，從而不利于市場統一配置人力資源。現代競爭越來越多地專注于人才競爭，對人力資源管理要求越來越高，人事檔案作為人力資源配置的重要工具，必須提高其開發利用率。由此，對人事檔案管理體制的創新提出了更高要求。

（四）人事檔案管理人員素質有待提高

事業單位改革的一項重要內容就是精簡機構，壓縮人員編制。隨著事業單位內部一些崗位被撤銷，人事檔案管理工作也將隨之受到影響：一方面，檔案管理人員被壓縮或減少；另一方面，人事工作依然存在，且隨著人員流動性的增加而顯得更加繁重，任務量更多。因此，如何分配好管理職責，提高管理效率和水平，對改革后的事業單位檔案管理人員來說是一項嚴峻的挑戰。而當前的事業單位檔案管理工作人員，無論管理知識還是管理技巧，都有待進一步更新。因此，這就要求檔案管理人員不斷提升自己的專業素質和業務能力，以應對事業單位改革后的人事檔案工作之變化。

三、事業單位改革后人事檔案管理的路徑選擇

（一）提高認識，健全人事檔案管理制度

健全和完善人事檔案管理制度，使檔案工作人員在有章可循的制度下，做到事業單位檔案管理的一致性、系統性。基于此，事業單位領導要發揮帶頭作用，參與到人事檔案管理工作中，給予檔案管理工作充分的鼓勵和支持。與此同時，事業單位要轉變傳統的人事檔案管理觀念，逐步向現代人力資源管理靠近，堅持以人為本，注重科學發展。除此之外，普及人事檔案管理教育，提高事業單位員工對檔案的認識程度，強化員工的人事檔案管理意識。最后，要完善相關的法規與行政規定體系，確保人事檔案管理內容向深層次拓展，促進人事檔案管理工作規范化運行，使之更好地服務于社會經濟發展。

（二）完善人事檔案管理體制，促進人事檔案管理規范化

事業單位改革后，為建立起聘用制為基礎的用人制度，完善人才聘用社會化管理，事業單位要逐漸規范雙重條件下檔案管理程序，滿足事業單位改革之需求。因此，政府人事部門以及相關的人才服務中心，要嚴格執行國家政府在人事檔案管理方面的規定，并適應新時期事業單位用人要求，結合檔案管理工作的實際情況，進一步完善各項檔案管理制度，對其實行統一集中管理，打破事業單位人事檔案與人才中心檔案管理相脫離的局面，促進人事檔案管理規范化。同時，事業單位要加強對人事檔案管理機構的定期審查和考核，人事檔案管理人員要貫徹相關管理規定，依照法律準則辦事，以謹慎負責的態度管理人事檔案，特別是在收集歸檔材料，以及整理檔案文件時，要嚴格按照程序，步步到位，防止出現他人私自涂改、偽造檔案的漏洞。 除此之外，還要注重事業單位本身人事檔案管理的規范化。這就要求人事檔案管理人員在收集材料和歸檔記錄時以個人生活經歷，專業技能、業務績效、工作表現、誠信品質等內容為主，強調人事檔案的個性化，為用人單位提供全方位的準確檔案信息。同時要轉變其傳統的管理方法，以科學發展觀來引導管理，促進檔案材料收集歸檔和鑒別的規范化、系統化。檔案管理人員要與時俱進，時刻保持管理檔案工作與人事工作的一致性，提高檔案管理的效率和效益。

（三）加強信息化建設，實現人事檔案管理創新

隨著現代信息管理技術的不斷發展，傳統的手工操作檔案管理模式逐漸被打破。因此，在事業單位改革過程中，必須加強人事檔案管理的信息化建設，從而不斷滿足事業單位改革過程中對檔案信息的實際需求。計算機作為現代化信息技術的代表者，在社會建設的方方面面發揮著重要作用，特別是其運算速度快、精確度高、儲存信息量大以及邏輯計算力強等特性十分有利于人事檔案管理效率的提高。由此，實現檔案管理的現代化，必須利用當今先進的電子計算機技術，通過建立人事檔案數據庫系統，將檔案的收集、整理、歸檔、鑒別、檢索以及查閱等工作進行數字化管理，推進電子檔案建設。除此之外，還要積極構建信息資源管理通道，在人事制度改革的新形勢下，為滿足當前用人單位考核人才需求，檔案管理工作要以服務人才為出發點，突破傳統管理思路，在實踐中探索新規律，勇于創新，開拓進取，實現管理工作的科學化，使人事檔案能夠及時提供真實可靠的人才信息，促進社會主義人才隊伍建設，確保人事檔案工作向更高層次發展。

（四）注重培訓與交流，提高人事檔案管理者的業務素質

檔案管理人員是管理人事檔案的主體，其專業素質和業務水平決定著人事檔案管理現代化程度。伴隨著知識經濟時代的到來，現代化的管理手段在各種領域中得到深入運用。事業單位改革后，崗位聘任制的推行，推動了檔案事業的發展，這對人事檔案管理工作來說既是挑戰也是機遇。為此，培養一批高素質的檔案管理人才迫在眉睫。在這種背景下，檔案管理人員一方面要加強理論培訓和學習，通過各種方式參與檔案管理的各種培訓，在學習中拓展知識層面，逐漸提高人事檔案工作的業務技能。另一方面，事業單位應為檔案管理工作者提供交流平臺，通過與企業、人才中心檔案管理者工作經驗之交流，逐步提高事業單位檔案管理工作者的市場化意識，了解當前整個社會人事檔案管理的模式，打破過去事業單位人事檔案管理封閉的局面，以提高人事檔案工作者的業務水平。