工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)和對策

（成都建筑材料工業(yè)設(shè)計研究院有限公司，四川 成都 610051）

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理就是指建筑工程在項目申請、立項審批、現(xiàn)場勘查、圖紙設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)管等環(huán)節(jié)所形成的文字、表格、影像、圖紙等文件檔案進(jìn)行歸檔管理，為企業(yè)項目績效考評和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理工作具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性等特征，建筑企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理一方面能夠為工程改建或擴(kuò)建提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程項目是城市發(fā)展的重要組成部分，工程檔案管理能夠為相關(guān)領(lǐng)域提供資料支持。

2 現(xiàn)階段工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

建筑工程檔案在管理過程中存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象，例如：資料的采集與編制需要聯(lián)系工程施工進(jìn)度，同步更新資料數(shù)據(jù)。但從目前情況來看，企業(yè)施工資料采集往往滯后于工程實際施工進(jìn)度，這種數(shù)據(jù)采集方式可能會影響到工程竣工驗收效率，也無法保證資料數(shù)據(jù)的全面性和真實性；企業(yè)在檔案編制方面缺乏主動性，檔案資料分類再裝和整理修訂等工作落實不到位，無法保證檔案資料系統(tǒng)性建設(shè)。此外，由于檔案資料管理過程中，企業(yè)尚未針對歸檔工作設(shè)置統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和基本流程，在很大程度上降低了檔案資料的使用價值。

2.2 檔案管理保障措施不健全

部分建設(shè)機(jī)構(gòu)尚未針對檔案資料管理設(shè)置專業(yè)的部門和崗位，檔案資料管理工作往往由項目部其他非專業(yè)人員代為管理，這使得施工檔案在管理和交接方面不符合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)文件，甚至可能會造成重要信息遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中普遍存在的問題。另一方面，檔案管理以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案容易受溫濕度、地形地勢等因素的影響，電子檔案也可能因設(shè)備存儲功能沒有加密處理而潛在一定的管理風(fēng)險。如果企業(yè)在檔案管理保障措施方面存在資金投入不足、設(shè)備管理不嚴(yán)等問題，可能會給檔案管理帶來安全隱患[1]。

2.3 歸檔及時性有待提升

施工檔案管理過程中，數(shù)據(jù)采集和檔案歸檔不及時問題較為普遍。在部分施工項目當(dāng)中，由于檔案管理人員沒有深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進(jìn)度差異較大，無法保證工程前期資料收集的完整性和及時性；同時，部分項目工程負(fù)責(zé)人是檔案資料管理的第一主體，但檔案資料收集完成以后，沒有主動將檔案轉(zhuǎn)交給檔案管理人員。檔案資料在項目建設(shè)人員手中滯留時間過長，檔案管理風(fēng)險也隨之增大。

2.4 檔案管理信息應(yīng)用程度不足

從目前情況來看，近幾年市場上大部分建設(shè)施工企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到信息化應(yīng)用的重要性，也實現(xiàn)了基礎(chǔ)的檔案信息化管理。檔案信息管理不同于其他管理領(lǐng)域，需要企業(yè)投入大規(guī)模的人力、物力和財力搭建管理系統(tǒng)。但信息化建設(shè)可能會給企業(yè)帶來資金壓力，也需要耗費一定的時間，部分企業(yè)目前尚未實現(xiàn)重要文件原件直接掃描入庫，檔案信息化建設(shè)相對滯后的問題，將會給檔案信息查詢利用、檔案數(shù)據(jù)儲存以及檔案價值發(fā)揮等帶來了負(fù)面影響，也無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的發(fā)展要求。

3 優(yōu)化工程檔案管理的對策分析

3.1 實現(xiàn)檔案管理工作有序性開展

首先，在合同簽訂環(huán)節(jié)，建設(shè)單位與施工單位必須要保證合同內(nèi)容中檔案資料交付相關(guān)條例，對檔案交付的時間、責(zé)任人等進(jìn)行明確規(guī)定，要求施工方必須要嚴(yán)格遵循合同內(nèi)容。其次，由于施工材料進(jìn)場報驗、施工項目質(zhì)量檢驗、隱蔽工程檢測等是檔案資料數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，這就需要企業(yè)加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。以材料入場環(huán)節(jié)為例，材料入場之前需要相關(guān)部門提供質(zhì)檢合格證，經(jīng)施工單位驗收以后方可進(jìn)場；材料經(jīng)過取樣、送檢等環(huán)節(jié)，且送檢之前要填寫取樣委托單，填制取樣材料的批號、規(guī)格、用途等信息，以質(zhì)量檢測報告為基準(zhǔn)，并將質(zhì)檢報告納入檔案管理范疇之中。最后，在工程項目完工以后，項目責(zé)任人要依據(jù)合同規(guī)定和當(dāng)?shù)匾?guī)范要求，對各項檔案資料進(jìn)行整理、分類和歸檔，并在約定時間內(nèi)提交給相關(guān)部門。此外，企業(yè)還要健全檔案管理自渡，從檔案收集、組卷、分類、整理、管理、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)入手，完善管理制度與行為規(guī)范，并落實崗位責(zé)任制，提升檔案管理工作的法制化和嚴(yán)肅性[2]。

3.2 完善檔案管理保障機(jī)制

為了確保檔案管理工作能夠規(guī)范開展，設(shè)置專門的管理部門和責(zé)任體系尤為重要。在這一過程中，施工單位需要設(shè)置資料管理崗位，該崗位要常駐一線施工現(xiàn)場，依據(jù)施工進(jìn)度及時收集和整理相關(guān)資料，并定期對資料進(jìn)行檢查和整理，在確保資料內(nèi)容完整的情況下，確保資料能夠全面反映施工實際情況。另一方面，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理安全場所建設(shè)，并提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，避免檔案管理風(fēng)險。具體來說，紙質(zhì)檔案管理場所選擇要注意避開地勢位置過高或過低的地方，選擇溫度與濕度適宜的場所；而電子檔案管理則需要企業(yè)投入充足的資金和人力，定期做好系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)工作，尤其要注意系統(tǒng)安全防護(hù)，減少信息盜取或信息篡改等風(fēng)險。此外，企業(yè)也可以建設(shè)庫房管理體系，利用信息技術(shù)功能實現(xiàn)對各項檔案數(shù)據(jù)的盤查，及時發(fā)現(xiàn)受損文檔，并做好更替、維護(hù)及備份工作，為檔案資料管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。

3.3 確保檔案完整性與歸檔及時性

要想強(qiáng)化對工程檔案全過程的監(jiān)管，并提升歸檔及時性，企業(yè)可以從項目驗收、工程督查、檔案入庫這三個環(huán)節(jié)開展管理活動。具體來說，首先，企業(yè)需要將工程項目驗收階段作為檔案管理的重點環(huán)節(jié)，在每一次階段性驗收環(huán)節(jié)都要充分把握機(jī)會，對檔案內(nèi)容進(jìn)行重復(fù)檢閱，做好查缺補(bǔ)漏工作，為工程檔案轉(zhuǎn)向驗收做好準(zhǔn)備。其次，工程監(jiān)督檢查也是檔案資料監(jiān)管的重要契機(jī)，在這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員也可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補(bǔ)充資料內(nèi)容，確保檔案信息的完整性。最后，在檔案歸檔之前，由項目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員切實履行資料審核智能，強(qiáng)化對資料質(zhì)量的審計與監(jiān)督，并嚴(yán)格按照《建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》及時做好檔案歸檔[3]。對于歸檔不及時、歸檔程序不規(guī)范的部門和個人，依據(jù)制度追究相關(guān)責(zé)任，有效提升檔案歸檔的及時性和準(zhǔn)確率。

3.4 推進(jìn)工程檔案信息化管理

對于建設(shè)企業(yè)來說，伴隨著建設(shè)項目數(shù)量與規(guī)模逐步擴(kuò)增，加快檔案信息化建設(shè)工作是當(dāng)務(wù)之急。通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案管理的效率和質(zhì)量，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。目前，智慧檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案信息化管理中的重要組成部分，企業(yè)需要加強(qiáng)與外部軟件公司的聯(lián)系，開發(fā)與企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)相匹配的智慧檔案管理系統(tǒng)，研發(fā)數(shù)據(jù)采集、應(yīng)用檢索、信息查閱、文件下載以及管理統(tǒng)計功能為一體的功能系統(tǒng)，并同步研發(fā)移動端APP，便于檔案查閱與實時監(jiān)督；同時，智慧檔案管理系統(tǒng)的普及與推廣過程中，還需要行政主管部門和技術(shù)部門同時做好系統(tǒng)軟件的優(yōu)化升級工作，并加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用安全排查，真正實現(xiàn)工程檔案信息化與智慧化。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息資源關(guān)乎建筑領(lǐng)域經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定性，也影響著城市的規(guī)劃與發(fā)展。因此，企業(yè)要加強(qiáng)與施工單位之間的聯(lián)系，從項目建設(shè)全過程入手，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性；同時，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，除了智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)以外，企業(yè)還可以發(fā)揮信息技術(shù)在縮短空間距離方面的作用，通過搭建信息共享平臺等方式實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部門的監(jiān)督管理，這也是提升檔案資料管理質(zhì)的有效途徑。