新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

肖宗蓮

（甘肅省民航機場集團有限公司， 甘肅 蘭州 730030）

1 基建工程檔案管理的重要性

依照國家相關(guān)規(guī)定，從基建工程立項開始到后期的設(shè)計以及施工竣工驗收形成的文件，都需要依照一定的規(guī)范要求進行分類和裝訂，加強基建工程檔案管理顯得非常重要，在一批材料進場之后需要仔細對材料是否符合國家要求進行查驗，并且收集國家規(guī)范所規(guī)定的合格證，將這些合格證歸檔之后進行后期操作，如果一支施工團隊進場時需要依照規(guī)定對是否有上崗證進行檢查，另外還需要判斷是否購買保險的憑證，需要依照這些資料進行歸納整理。在項目開工時也需要進行開工申請，竣工時需要通過這些資料進行竣工驗收，因此檔案是基建工程項目管理過程中的重要資產(chǎn)，也是保證施工質(zhì)量的重要依據(jù)。一般而言一個基建項目的工期相對較長，尤其是房建工程往往需要3～5年之久。在此過程中會出現(xiàn)大量的資料，需要妥善對這些資料進行管理，這也是建設(shè)主體單位需要重點思考的問題。

2 新時期企業(yè)基建工程檔案管理特點

2.1 檔案真實性、實時性

在進行檔案管理的過程中，需要嚴格依照同步原則與工程進度相結(jié)合進行檔案的同步管理，及時對檔案資料進行更新，快速的對檔案的記錄內(nèi)容進行完善，有效的將工程的真實情況反映出來，另外需要保證檔案與建設(shè)施工的內(nèi)容相互吻合，避免出現(xiàn)管理不符合實際施工等情況。

2.2 實用性

需要保證檔案的內(nèi)容具有較強的實用性、準確性，在施工時，如果施工細節(jié)缺乏明確性，對保證施工的規(guī)范是非常不利的，甚至還會對施工進度產(chǎn)生影響，因此一定要重視加強檔案的實用性和準確性。

2.3 整體性

基建檔案管理過程中還需要注意確保完整性，需要依照實際要求進行實施，檔案內(nèi)容需要將施工的整體過程充分的體現(xiàn)出來，可以對施工環(huán)節(jié)的各個細節(jié)進行指導，有效的展開施工工作。

3 基建工程檔案管理工作中存在的不足與問題

3.1 基建工程檔案管理工作尚未得到足夠重視

當前很多企業(yè)在進行基建檔案管理方面出現(xiàn)的主要問題在于重建設(shè)、輕檔案，沒有對基建檔案的建設(shè)進行重視，造成檔案管理過程中從理念到模式都處于滯后的狀態(tài)，沒有有效的對檔案信息進行收集，整理的效率不高，對檔案的查閱和利用產(chǎn)生了一定的影響，導致基建工程檔案管理的水平無法有效提升。與此同時，相關(guān)檔案管理人員思想工作不到位，缺乏工作的主動性和積極性，無法對工作進行有效落實，也對檔案處理的準確性和及時性產(chǎn)生了一定的影響。檔案管理人員出現(xiàn)流動性較大而且不穩(wěn)定的問題、無法對管理職責進行有效落實也對檔案管理人員與參建主體之間的交流產(chǎn)生了較大影響。檔案收集時，無法保證檔案的清晰流向，整理效率不高，檔案的整理工作往往滯后于工程實踐，導致檔案開發(fā)和利用的有序展開產(chǎn)生了影響。

3.2 基建工程檔案管理機構(gòu)不健全，專業(yè)能力與綜合素質(zhì)亟待提升

從當前基建檔案管理的角度出發(fā)，很多企業(yè)沒有對檔案管理工作進行重視，沒有成立相應的檔案管理部門，對檔案的處理和安置產(chǎn)生了一定的影響。與此同時缺乏專業(yè)性的人才，在教育和培養(yǎng)方面不到位，沒有認識到基建檔案建設(shè)和管理的重要性，在管理過程中出現(xiàn)了建設(shè)與管理脫節(jié)等情況，無法將檔案資源的作用發(fā)揮出來。

3.3 基建工程檔案編制工作被忽視，制約檔案查閱與使用

在基建檔案管理的過程中，檔案編制是確保檔案管理的重要基礎(chǔ)，然而當前很多企業(yè)在編制檔案方面缺乏積極性和主動性，沒有科學的對檔案進行分類再裝訂和整理方面隨意性較大，對檔案的查閱和使用也是較為不利的，無法保證檔案的成套性和系統(tǒng)性建設(shè)，導致檔案編制水平被拉低。

3.4 基建工程檔案尚未構(gòu)建完善的管理制度與體系

從基建工程檔案管理的角度出發(fā)需要對管理體系進行完善，這也是確保檔案管理是有效展開的基礎(chǔ)。盡管基建工程檔案管理工作逐步開始展開，然而沒有有效的構(gòu)建起完善的規(guī)章制度和系統(tǒng)，尤其是檔案管理是無法有效的對各個細節(jié)進行規(guī)范，導致檔案材料不完整、歸檔不及時，阻礙了檔案材料價值的發(fā)揮。

4 新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

4.1 構(gòu)建健全的檔案管理制度和體系

在新時期在進行檔案管理過程中需要重視加強現(xiàn)代化建設(shè)，需要對檔案管理制度進行不斷優(yōu)化和健全，幫助管理人員逐步增強意識，有機的將檔案管理的思維與項目的規(guī)劃相結(jié)合，全面的對檔案材料的整理、收集、歸納的工作進行落實，強化檔案管理工作，有效的建立起一套從下而上的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各員工的職責，這樣才能有效的幫助檔案管理工作的展開。

4.2 在基建工程全過程貫徹檔案管理工作

從檔案管理的角度出發(fā)，需要注意加強工程項目的建設(shè)和檔案管理工作，全方位的對檔案管理項目進行落實。在項目立項初期需要對檔案管理工作進行認真考慮，尤其是在前期需要注意認真對審查資料進行整理和收集，在竣工時需要重視檔案的驗收和歸檔，這也是加強檔案管理的基礎(chǔ)。

4.3 強化人才培養(yǎng)

檔案管理人員的整體素質(zhì)高低，對檔案管理的效率有著直接影響，需要重視加強對檔案管理人員的培訓工作，強化學習理論，樹立終身學習的理念。在學習的過程中逐步強化紀律意識、法律意識、檔案管理意識，還需要有機的融入自身的想法，將工作經(jīng)驗與工作技能相融合，以實際要求為基礎(chǔ)，不斷提升自身的工作能力和綜合素養(yǎng)，需要重視加強管檔案管理人才的儲備工作，通過培訓和進修深造等方式，逐步提高人才的業(yè)務素質(zhì)和管理能力，建立起人才團隊，不斷充實擴大管理隊伍，形成人才管理體系，為檔案管理事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

4.4 強化檔案資料質(zhì)量管理

基建管理檔案往往在檔案室當中保存，如果原件丟失需要馬上復原，在入檔前需要依照實際情況進行核查，如果檔案文件在格式和內(nèi)容上出現(xiàn)錯誤，需要立刻修正，需要注意針對一些手寫的檔案資料進行質(zhì)量管控，比如說書寫時需要使用碳素墨水等耐久材料，如果手寫部分出現(xiàn)褪色等情況需要馬上填寫，防止由于自己模糊不清，而對檔案的實用性產(chǎn)生影響，資料用紙一定要保持清潔，確保涂裝完整，加強基建檔案管理工作與檔案內(nèi)容本身的有效性實用性息息相關(guān)，需要加強質(zhì)量管控工作，保證檔案的質(zhì)量合理，最大限度的確保工程質(zhì)量，對工程進度進行強化。

4.5 積極的開展檔案管理信息化建設(shè)工作

當前經(jīng)濟快速發(fā)展，我國信息化建設(shè)水平逐步提高，加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化具有非常重要的意義。21世紀以來，信息技術(shù)逐步融入到人們生產(chǎn)生活的各個環(huán)節(jié)，需要逐步進行信息化與檔案管理的結(jié)合，轉(zhuǎn)變原有檔案管理的思路，引入信息化機制，加強信息化建設(shè)，首先需要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行強化，建立起完善的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案管理系統(tǒng)引入操作系統(tǒng)，并且進行數(shù)據(jù)的更新，及時進行軟硬件的完善，逐一解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，加強網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，與此同時還需要積極組織隊伍加強檔案管理信息化的培訓工作，保證它們能夠有效的使用檔案信息系統(tǒng)。

4.5 重視合理的對檔案管理模式和手段進行應用

為了加強檔案管理工作，還需要重視合理的對檔案管理模式和手段進行應用，與基建工程項目的具體情況吻合，遵守管理要求，確保按部就班的進行檔案管理工作，具體分析基建工程各個環(huán)節(jié)的特點。如果某一環(huán)節(jié)收集資料方面產(chǎn)生問題，可能會對檔案的完整性產(chǎn)生影響，因此檔案管理部門需要全方位的進行檔案的收集工作，加強監(jiān)督和跟蹤，特別需要做好一些培訓工作，加強檔案歸檔的有效性，重視加強檔案管理的質(zhì)量，依照檔案管理流程合理的進行檔案的分類、編號、保管等工作，遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，并且注意加強檔案資料的信息化建設(shè)，將一些圖像文字等錄入電子系統(tǒng)，以電子檔案的形式進行保存，這樣可以有效的保證檔案的可靠性。

5 結(jié)束語

在新時期一定要重視加強基層文件檔案的管理工作，重視檔案管理的專業(yè)化和信息化，合理的使用先進的科學技術(shù)，讓檔案管理水平提高，并且加強檔案管理人員的培訓，提升他們的素養(yǎng)和技能，這樣才能保證基建工程的檔案管理。