新時代背景下大型企業檔案管理水平提升點的探討

陳嘉慎

上海煙草集團有限責任公司 上海 200082

近年來，隨著我國經濟和政治體制改革的不斷深入，大型企業集團也在不斷壯大發展，這給檔案管理的方式、方法帶來了新的需求與挑戰。如何使落后的檔案管理模式以適應新時代發展的要求，從而提升檔案管理水平，是當前大型企業檔案管理工作者迫切需要解決的問題[1-3]。

1 案例公司檔案概況

上海煙草集團有限責任公司（下簡稱集團公司）現擁有14間檔案庫房與1間檔案調閱室，存放著超過11萬卷（件）檔案。隨著檔案工作的不斷深入與發展，集團公司每年檔案的增量都維持在一定的水平。

2 公司檔案管理現狀

2.1 規章制度覆蓋率存在不足

檔案工作的規章制度一般包括工作規章、管理制度、業務規范三大方面。集團公司在檔案制度標準建設方面起步較早，覆蓋范圍較廣，建立了一系列制度標準。但隨著當下社會改革的不斷深化和創新，檔案管理的工作內容不斷增加，檔案管理的工作要求也不斷提高，集團公司現有的制度規章仍存在管理盲區，其覆蓋率有待進一步提升。

2.2 整體管理水平有待提升

多年來，集團公司檔案組通過行業檔案工作指導、行業檔案達標驗收等方式方法，一步步幫助企業下屬各單位建立檔案管理工作、提升檔案管理水平。但由于檔案組自身基礎工作量大、行業各單位起點不一、辦公地點分布較廣等原因，行業管理現在只能作為一個階段性工作開展，無法通過有效手段對下屬各單位進行常態化、跟蹤式管理。此外，下屬各單位的檔案工作還存在著管理水平參差不齊、差距較大等問題，如何幫助管理水平靠后的單位盡快提升檔案管理水平，這也是目前面臨的一大問題。

2.3 信息化建設較為遲緩

集團公司現在使用的檔案管理軟件較為落后，且下屬各單位的檔案管理軟件使用率不到10%。借助目前的軟件，集團公司雖然可以達到自身檔案信息化管理的目的，但是由于技術架構等方面的原因，此軟件的功能無法進一步提升，也無法達到企業全覆蓋、統一使用管理的要求。因此，開發上線一款更符合現代檔案管理要求、功能更為豐富的檔案管理軟件勢在必行。

隨著時代、技術的發展，電子閱檔由于其便捷性、科學性而逐漸為大眾所接受與推崇。但想要實現這一功能，首先要做到實體檔案電子化。針對這一情況，集團公司對自身已有檔案進行了梳理和分析，對可電子化的檔案進行了排摸。經過幾年的努力與探索，文書檔案電子化覆蓋率已達到70%～80%。但下屬各單位檔案實體借閱為主要查閱方式，限制了工作效率的提升。

3 檔案管理的優化策略

3.1 與時俱進，不斷優化檔案制度與標準

隨著社會、經濟、人們工作方式的不斷變化，國家新標準、新規范的出臺以及檔案行政規范性文件有效期屆滿修訂等工作的開展，檔案管理工作也在悄然發生著改變，新知識、新技術、新方法不斷涌現，因此，檔案管理工作制度也必須適應新形勢的要求。企業應時刻關注國家、上級單位出臺的各類檔案相關政策、制度、標準，及時研究、落實轉化，并結合企業實際情況不斷健全企業的檔案管理體制，在企業發展進程中不斷完善自我，從而保證檔案管理的目標與企業目標相一致，與企業發展相適應。

3.2 “人才強檔”，著力加強隊伍建設與培訓

伴隨著國家經濟社會的快速發展，各行各業對檔案專業人才的需求也不斷變化，主要表現為對高層次、綜合性、復合型人才需求日益增長。對檔案管理人員的需求不能僅滿足于具有專業基礎知識和方法，更加需要能夠解決實際工作問題，這部分人需要具有創造性思維，能夠獨立、自主地發現問題、分析問題、解決問題，提出新的思路與觀點。因此，要堅持以“人才強檔”戰略為指導，進一步加強檔案教育培訓與交流工作，學習引進新思路、新方法，提升檔案人才培養力度，打通檔案人員成長途徑，解放思想、開闊視野、創新理念，著力建設一支高素質的檔案人才隊伍。

3.3 信息升級，盡快推進集團檔案管理平臺上線運行

隨著電子檔案數量的日益增多，集團檔案網絡化、資源共享化的模式是未來檔案發展的必由之路，升級優化檔案管理軟件迫在眉睫。開發、使用滿足現代化使用需要的檔案管理系統，不僅可使集團各公司基于同一個檔案信息化平臺進行檔案資料的整理、錄入及借閱利用，而且能達到操作簡捷、查閱快速、數據共享、存用安全和免安裝維護的效果，從而在檔案管理信息化建設過程中，實現紙質檔案數字化以及電子檔案的規范存儲管理。通過各類網絡實現檔案的在線查詢利用，還能實現以下三方面效益：

1）節省時間和人力。集團公司下屬各單位現檔案管理人員除檔案管理外，還承擔著其他工作職責。同時，多數單位對于檔案的整理主要依靠手工收集、整編、管理及提供利用，工作量大，效率不高。而使用檔案管理軟件后，檔案管理更多體現的是自動化、實時化、網絡化，可以為日常檔案工作有效地節省出一部分工作時間和人力。

2）提高公司各部門檔案利用的效率。紙質的實體不能形成信息網絡，這給檔案管理、統計及對外交流等帶來了很大的不便，大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網絡。檔案管理實現信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽均可以在內部網絡上完成，減少了不必要的事務性工作，從而提高員工的工作效率。而實體檔案、紙質檔案等的使用，也可以在內部網絡實現先申請、再調檔的流程，經過嚴格的審批流程控制，避免反復申請、核實，無目的性查閱等無效操作。

3）降低企業重要資產管控的風險。通過檔案信息化建設，將各類檔案資料納入科學管理體系，通過合理的查閱授權、使用控制，明確借閱責任人和查閱范圍，降低檔案實體外借可能導致的丟失、損壞、外流等種種風險。

3.4 依托平臺，建立企業各單位檔案常態化管理手段

建立統一的檔案信息管理平臺后，改變了以往集團公司與下屬單位檔案工作交流的方式，使集團公司與下屬各單位間的檔案互通成為了可能。依托這個優勢，挖掘平臺潛力，建立起下屬各單位檔案常態化管理手段，保證檔案工作持續推進提升，成為了行業管理的一個新的潛力點。

3.5 融會貫通，打通企業檔案流轉的技術壁壘

隨著信息化的不斷發展、電子信息技術的不斷進步，企業各個業務系統的運行必然會產生各類具有價值的檔案材料。在實際工作中，特別是審計、規范等環節，采購環節所產生的采購材料、財務系統所產生的財務材料等檔案材料具有非常高的利用頻率與利用價值，但往往因為系統開發的獨立性，此類系統在企業內很少與檔案系統進行互通，造成了后期許多人力、物力的重復及浪費。因此，在檔案信息系統建立后，檔案管理人員還應結合實際，不斷升級優化檔案系統，打通企業內部電子檔案流轉的技術壁壘，真正有效地從源頭上收集、規范、歸檔企業檔案，形成良性流轉機制。

4 結語

隨著時代進步，企業發展，大型企業的檔案管理工作也面臨著新的困難與挑戰，一些舊有的管理模式已無法適應新形勢下的要求。因此，探索新時代背景下大型多地化辦公企業的檔案管理方式就顯得尤為重要。本文主要從制度建設、人才培養以及信息化平臺建立等方面出發，探索并提出了大型企業提升檔案管理水平的相關優化策略，可為類似的大型集團公司檔案管理工作提供一些參考思路。