信息時代企業(yè)檔案管理模式的變革

邱 天

（山東省冶金設(shè)計院股份有限公司，山東 濟南250101）

1 前言

檔案是一個企業(yè)非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。隨著改革開放以來中國社會取得的巨大進步和飛速發(fā)展，各類大中小企業(yè)遍地開花，企業(yè)規(guī)模也越做越大，隨之而來企業(yè)檔案也會逐漸增加。而隨著企業(yè)制度的不斷健全，要求歸檔的檔案不斷增加，為企業(yè)進行檔案管理工作制造了越來越多的困難。隨著信息時代的急速發(fā)展，企業(yè)檔案管理可以充分利用信息技術(shù)，更加高效快捷地實現(xiàn)檔案管理工作，更有利于對檔案進行高效利用，更能體現(xiàn)檔案在企業(yè)中的價值。

企業(yè)檔案是一個企業(yè)貫穿其整個生命周期全部活動中形成的所有檔案的總和。企業(yè)檔案包括計劃、統(tǒng)計、決議、記錄、報告、市場信息、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購、物資供應、財務(wù)管理、勞動工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實反映企業(yè)的整個發(fā)展歷程［1］。在信息時代背景下，企業(yè)檔案管理不應該再完全依靠人工紙質(zhì)歸檔，存檔文件、圖片等需要歸檔的內(nèi)容也不再僅僅是紙質(zhì)照片等實體內(nèi)容，利用電腦軟件等信息時代產(chǎn)生的新技術(shù)對檔案進行方便錄入、查找和核對，高效管理和利用企業(yè)檔案，在企業(yè)管理中起著愈發(fā)重要的作用。

2 信息時代下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在信息時代下，人與人之間的信息交流呈現(xiàn)爆炸式增長，企業(yè)中產(chǎn)生的各類信息數(shù)據(jù)也隨之高速增長，產(chǎn)生的各類企業(yè)檔案內(nèi)容也急速增添，僅僅依靠檔案管理人員進行人工工作已經(jīng)越來越難以完成檔案管理工作，減輕管理工作人員工作的方案亟待提出采納。信息時代科學技術(shù)給企業(yè)的生產(chǎn)工作帶來了便利，但企業(yè)檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導對于檔案管理缺乏重視

當前，許多企業(yè)對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有認識到企業(yè)檔案所蘊藏的價值［2］。錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來切實的效益，更何況企業(yè)把大量的經(jīng)費、資源投入檔案管理實在得不償失；一些領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視程度不高，甚至忽視檔案管理，不管不顧，僅僅把檔案部門作為企業(yè)必須要成立的掛牌部門。

2.2 檔案管理信息化水平落后

現(xiàn)如今，我國網(wǎng)民人數(shù)和手機用戶數(shù)量已經(jīng)高居世界第一，企業(yè)更應順應信息化時代潮流，加強檔案信息化建設(shè)，利用電子檔案提升效率，適應快速發(fā)展的節(jié)奏。但如今仍有不少檔案管理信息化水平非常落后的企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)、照片等實體檔案，仍需借助大量的人工進行檔案的收集、整理、查閱等工作，效率低下，錯誤率較高，質(zhì)量難以保證。還有一些企業(yè)雖然采用計算機管理檔案，但只是把紙質(zhì)檔案整理內(nèi)容復制轉(zhuǎn)移到計算機上，并沒有真正提高檔案管理工作的效率，檔案管理思想水平仍然十分老舊落后。

2.3 企業(yè)檔案管理人員無法適應信息技術(shù)

信息時代下，企業(yè)檔案管理人員中有不少對信息技術(shù)不夠了解，不能夠熟練運用信息技術(shù)，沒有專業(yè)人員的幫助無法適應新的技術(shù)，且引進與企業(yè)相適應的檔案管理軟件和設(shè)備也需要信息技術(shù)人員和公司上層的支持。倘若檔案管理人員對信息技術(shù)沒有深入了解，對于信息技術(shù)在檔案管理中的重要性沒有深刻意識，就無法很好地利用信息技術(shù)服務(wù)于企業(yè)檔案管理。要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效性，就需要充分認識到信息管理系統(tǒng)的重要性，把檔案數(shù)據(jù)的管理水平提升到新的高度，對企業(yè)檔案進行信息化、數(shù)字化動態(tài)管理。企業(yè)亟需優(yōu)化這些不足，尋找適合企業(yè)的軟件和設(shè)備，充分培養(yǎng)管理人員專業(yè)的知識儲備和技能水平，實現(xiàn)信息時代下的企業(yè)檔案管理效率和水平的提升，用專業(yè)的信息化管理實現(xiàn)企業(yè)檔案管理和應用的高效性。

2.4 檔案信息的安全性缺乏重視

信息化檔案不同于實體檔案，雖不像實體檔案易于丟失和遺漏，但也更易于傳播，且由于信息載體更加單一和集中，更需要保證存放信息的服務(wù)器保持穩(wěn)定和正常。所以企業(yè)的信息檔案需要在保持正常利用的同時，更需要重視檔案信息的安全性。對外要做到信息系統(tǒng)的有效防護，防止他人輕易入侵和拷貝數(shù)據(jù)。對內(nèi)要做到信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，信息載體的防護安全。按照信息化系統(tǒng)的相關(guān)要求合理配置軟件系統(tǒng)環(huán)境，保障服務(wù)器機房的溫度等環(huán)境要求，做好數(shù)據(jù)備份等。只有內(nèi)外兼顧，才能使企業(yè)檔案信息得到真正安全的保護。

3 企業(yè)檔案管理模式在信息時代下的變革

3.1 企業(yè)檔案管理需轉(zhuǎn)變思想觀念

在信息時代背景下，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式對于時代的發(fā)展已經(jīng)遠遠落后，遵循傳統(tǒng)檔案管理模式的企業(yè)需要盡快從中轉(zhuǎn)換到信息時代下的新模式、新方法，跟上信息化時代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變思想觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的制約。企業(yè)領(lǐng)導層須以身作則，對檔案管理工作帶頭重視，主動配合協(xié)同檔案管理人員研究檔案建設(shè)，發(fā)揮企業(yè)各相關(guān)部門、各個不同環(huán)節(jié)的作用，調(diào)動全體員工的積極性來參與檔案的管理和利用，嚴格規(guī)范施行相關(guān)管理制度。

3.2 提升檔案管理人員的工作水平

企業(yè)檔案管理人員應該加強檔案信息化技術(shù)學習和培訓，熟練掌握檔案信息化技術(shù)的應用，充分利用好信息化技術(shù)。同時企業(yè)檔案管理人員也應該順應信息時代發(fā)展，不僅僅只在工作中按部就班地運用檔案信息技術(shù)，只把信息化技術(shù)作為固定工作中的一項工具，更應該思考如何更加高效地運用現(xiàn)有信息化技術(shù)手段，改良工作流程，擴大應用范圍，發(fā)揮信息技術(shù)的長處，提升自身工作水平。

3.3 加大檔案管理人員信息化培養(yǎng)力度

由于檔案管理人員可以直接接觸所有檔案信息，對檔案的管理成效有著直接影響，企業(yè)不僅應保障檔案管理人員綜合素質(zhì)能力和專業(yè)性，同時還應加大人員的信息化培養(yǎng)力度。檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要企業(yè)強烈重視，提高員工信息化技術(shù)水平，利用外部培訓等手段，加強企業(yè)整體信息化水平。信息化迅速發(fā)展的背景下，企業(yè)更加依托于無紙化辦公改善效率，檔案管理人員更應加強信息化管理意識，明確信息技術(shù)中自身職責和義務(wù)，使企業(yè)檔案管理工作更加高效、安全、便捷。

3.4 完善檔案信息化管理體系

在企業(yè)的實際檔案管理過程中，具備完善的檔案管理體系是必須的，如此才能夠保證企業(yè)檔案充分發(fā)揮自身的價值和作用。信息時代背景下，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)首先要以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，不斷加快檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺的銜接建設(shè)［3］，有效互聯(lián)互通，使二者形成統(tǒng)一體系，也更加便于企業(yè)統(tǒng)一管理，從而促進檔案管理體系在信息化系統(tǒng)方面更加完善。

4 結(jié)語

隨著信息時代的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息檔案資源不斷增加，企業(yè)檔案管理工作更應該順應時代潮流進行變革。為此，企業(yè)應該重視檔案信息化管理，提升檔案信息化管理水平，企業(yè)檔案管理人員的思想觀念也需加快轉(zhuǎn)變，拋棄傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足、落后之處，改善工作方法，加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，重視檔案信息的安全性，進一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式。做好企業(yè)檔案的信息化管理，對于一個現(xiàn)代化企業(yè)來說，已經(jīng)日益成為一項不可或缺的要求。