體制改革背景下高校檔案管理措施探討

徐小莉

摘 要：作為高校管理的重要部分，檔案管理直接關系到學校的學生和教師的個人信息安全，是保證高校良好管理的基礎.隨著互聯網信息技術的出現，傳統的檔案管理體制已經無法適應當下快速發展的社會.因此對其進行深化改革和創新是非常必要的.本文從管理體制的落后性、缺陷和合理性三個方面，探討了當下高校檔案管理體制存在的一些問題，并根據實際的情況提出了有效的解決措施.期望通過這些措施的實施，可以給我國高校在檔案管理方面提供一些實質性的借鑒，提高高校在這方面的工作效率，制定出一個良好的管理體制.

關鍵詞：高校;檔案管理;管理體制;規范

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2020）01-0094-02

相對其他的事業單位，高校在檔案管理方面隨著學生的招收和畢業，以及學校教師的變動，需要及時地更新和變化.因此在這方面，高校將會面臨更多的挑戰，而且隨著網絡技術的快速發展，如果沿用傳統的管理體制，將會降低管理工作的效率，影響管理工作的進度.所以深化內部管理體制的改革將勢在必行，高校應該充分認識這一點，根據當下體制存在的一些問題進行改革和創新，促進管理工作效率的提升，實現其良好的管理.

1 檔案管理的基本內涵與特點

在高校里，所謂的檔案管理就是對學生和教師的個人信息，以及其他的工作和學歷信息進行管理，并對其加以應用，使其能夠提供更好的服務和便利，實現高校良好的管理.相對其他企業單位，高校檔案管理具有三個鮮明的特點.

第一，在種類方面，高校檔案會涉及更多方面，如行政、科技和教學教務等方面.而在這些種類中又可以對其進行細分，如在一些行政性質的檔案管理的文件中，又涉及了財務、招生檔案等，在教學教務檔案方面包括了國內和國外的檔案信息，國內檔案信息包括了當下招收的學生和招聘教師的信息，國外檔案則包括了國外教師和留學生的一些信息.因此在檔案種類方面，高校則會變得更多樣和復雜.

第二，在有關個人隱私信息文件方面，高校檔案則會更多.因為高校檔案自身的性質特點，其檔案信息很多都是有關個人隱私信息的，其中最具代表性的就是學生檔案.

第三，在信息保存方面，高校相對其他單位也會更多樣，比如面對實物、紙質、電子版等不同形式的文件，高校在進行信息保存的過程中，也應該根據其形式選擇不同的保存方式.這樣才能夠確保信息不會丟失，使信息能夠得到更好的應用.

2 高校檔案管理的現狀

當下由于管理體制等原因，高校在檔案管理方面出現了許多問題，其中具體的有以下幾個方面.首先是管理工作效率低下，因為當下管理人員的素質水平等問題，使得檔案管理比較單一，沒有進行多元化的開發和運用，嚴重降低了檔案信息的應用價值.在管理人員選用方面，也更多地偏向退休教師或者不宜教學的教師，他們新事物接受方面和學習能力方面會相對較弱，從而使得高校無法及時進行新技術的使用，嚴重降低了檔案管理的效率.同時在信息記錄方面，部分高校還采用人工手寫記錄的方式.這種方式的使用就增大了人工錯誤情況出現的概率，而且對于檔案存放方面也無法做到集中統一、條款清晰.這也使得后期會出現檔案丟失、檔案錯放等現象的發生.

其次是對于檔案信息的管理，保密措施做得不夠到位.出現了很多信息泄露的情況，給學校管理工作帶來很大的困難.比如學生檔案信息的泄露，使得一些社會詐騙事件的發生，給學生家庭帶來經濟損失或社會傷害等.雖然現在很多高效都應用了計算機網絡技術，并建立相應的信息管理方式，但是在安全功能方面則相對較弱.在當下網絡快速發展的時代，存在著許多病毒、木馬等程序，使得高校檔案信息很容易出現被篡改或被盜取的情況.

最后就是對于檔案信息的保存和維護的不到位，很多高校檔案管理人員沒有足夠的時間，對檔案信息進行6s管理，經常會出現一些檔案損壞等情況，而且對于一些較老的檔案信息，無法做到定期翻新.在這種情況下就使得檔案信息出現被蟲咬掉的情況.部分高校在管理設施方面也比較簡陋，一些防護措施也沒有進行設置，如防火、防潮等.這也使得檔案在后期會出現數據丟失或者意外事故引發檔案損壞的情況，不利于高效在檔案管理方面的發展.

3 導致高校檔案管理體制出現問題的原因

3.1 管理體制落后

在當下很多高校中，對于檔案信息的管理，很多還是沿用傳統的管理體系，沒有根據人們實際情況進行相應的優化和改變，從而導致檔案信息管理工作無法良好地進行，出現落后的情況.在實際中，要保證管理工作正常進行，管理人員要確保體系的合理性，并決定要采用怎樣的技術進行管理，但是現在很多高校并沒有對當下檔案館的一些權限和職責進行明確，出現職權混亂的情況，同時對于各個團體之間的利益關系也沒有進行合理的劃分.在這種落后的體制下，高校檔案的管理已經無法滿足當下快速發展的社會需求，因此對當下管理體制進行優化和調整已經成了勢在必行之舉，高校管理部門應該加以重視.

3.2 安全管理體系設置不合理

除了管理體系落后外，高校在這方面進行管理時，還出現體制不合理的情況，其中最明顯的就是在管理機構設置方面.當下很多高校對檔案信息管理重視和應用的重視程度不高，沒有設置專門的管理機構或者沒有進行專門的監督.這樣就嚴重影響管理人員的工作積極性，使得管理效率變低，而且在這種情況下，對于檔案信息的應用和開發也帶來很大的影響，無法充分發揮其價值.此外，在檔案信息化管理方面，沒有對計算機網絡系統進行及時的升級和更新，對于一些高危漏洞也沒有及時進行修補.高校在這方面安全管理技術能力也相對較弱，缺乏一定的專業技術人才，也沒有相匹配的人才培養機制.

3.3 管理體制存在缺陷

體制不健全也是當下很多高校在進行檔案信息管理時經常碰到的問題，在實際中，管理機制作為管理人員的行為準則，對于人員的行為具有很強的約束作用，保證管理工作正常的進行.但是有些高校在這方面存在一定的缺陷，使得管理人員在工作時出現無章可循的情況，比如在對實物檔案、聲像檔案等缺乏具體的管理制度，使得管理人員在進行管理時，無法進行有效的分類和整理.同時在檔案管理人才機制方面，高校也沒有制定有效的培訓和獎懲機制，沒有對員工進行定期的技能培訓，這就給檔案信息管理工作帶來很大的阻礙.此外，缺乏相應的獎懲和考核制度，也使得管理人員學習的積極性受到嚴重影響，出現工作懈怠，自身專業技能水平提升緩慢的情況.

4 深化高校檔案內部管理體制改革創新的措施

4.1 管理體制制定過程的規范化

為了保證檔案管理工作良好進行，高校在體制制定的過程中，應該確保制定過程的規范化.在實際制定過程中，制定人員應該多與管理人員進行溝通和交流，了解其對工作的看法和意見，盡量讓其參與其中.這樣不僅能夠提高員工工作的積極性，讓其遵循相關規章制度.同時對于檔案信息的整理、分類以及編研等各個階段，制定相應的管理機制，對其中的細節進行明確.在這個過程中，各高校應嚴格遵循《檔案館建設標準》《高等學校檔案管理辦法》等相關條例進行建設，確保體制的規劃化.另一方面，制定相應的移交計劃，通過合理的計劃來確保文件信息整理的及時.此外，對各類檔案的歸檔進行合理的規定，確定其范圍，并對其質量進行嚴格的要求.

4.2 根據實際情況進行制定

根據實際情況進行機制制定可以保證機制的實用性，避免出現工作無法落實的情況.在實際中，高校需要根據自身的情況進行檔案信息管理機制制定，比如醫學院校就需要增加相應的醫學檔案信息，對其進行詳細的分類和管理，而對于一些軍事院校就需要根據其特有的性質進行制定.所以高校在進行檔案信息機制制定時，就需要從自身的實際情況出發，確保管理工作正常進行.另一方面，要遵循以人為本的原則，多聽取管理人員的意見，分析整理其中遇到的問題，然后根據這些問題進行機制的優化，確保機制的實用性.此外，在信息編研方面，高校應該充分結合當下的實際，引入信息化管理的方式，對信息進行分類、歸納處理，確保信息清晰明了，符合當下人們的需求，實現信息價值利用的最大化.

4.3 建立健全的規章制度

除了以上兩個方面，高校還應該對當下檔案管理的相關規章制度進行優化，在實際中建立一個健全的規章制度，其中具體的操作可以從以下幾個方面進行.首先，強化高校檔案信息安全管理，制定安全管理機制，要求相關人員對檔案信息安全系統進行及時檢查和更新.其次，對人員考核體系進行優化，將崗位責任這一重要內容納入考核的指標，從根本上提高管理人員的素質水平，并且建立相應計算機專業人才培養機制，提高高校在檔案安全管理方面的能力.[4]再次，建立一個合理的獎懲機制，對于管理良好的員工要進行相應的獎勵，而對于一些工作懈怠，疏于管理的則需要給予重要的懲罰.通過這種方式來充分調動管理人員的積極性，確保管理工作的良好進行.最后就是完善監督管理機制，建立專門的監督機構和體系，可以運用網絡技術，對整個工作形成一個有力的監督，確保管理工作的有效落實.

5 結論

綜上所述，要想保證檔案信息管理工作的良好進行，高校管理人員應該提高自身在這方面的重視程度，為檔案管理工作的每個階段制定一個標準的管理機制，并對其進行嚴格的監督，確保機制制定的規范化.同時管理人員在進行內部管理深化改革的過程中，需要根據學校自身的性質和管理人員的實際想法進行制定.通過這種方式可以提高機制的實用性，避免了工作無法有效落實的情況發生.最后就是高校需要建立一個健全的管理機制，可以從信息整理歸納、人員考核、獎懲機制等幾個方面進行優化，如將崗位責任列入人才評價的內容里面，提高人才培養的質量.此外，改變當下管理方式，積極推行信息化管理，提高整體管理工作的效率，實現管理工作良好地進行.

參考文獻：

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