對基層檔案管理工作的思考及建議

（廣西河池市人民醫(yī)院，河池市，547000） 陸 明 唐柳青

1 檔案室存在的問題

1.1 不利于檔案介質(zhì)安全保管

檔案庫房、檔案柜架和裝具等不利于檔案介質(zhì)安全保管。近年來，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門抓住國家支持中西部地區(qū)縣級檔案館建設(shè)的契機(jī)，爭取國家資金，在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)新建了檔案館（室），并開展檔案工作等級評定，使基層的檔案安全管理水平總體上了一個新臺階。但是，沒有建檔案室的單位和唯數(shù)不少的機(jī)關(guān)部門受場所等條件限制，檔案室硬件條件還比較差。有的將檔案庫房設(shè)置在不當(dāng)?shù)奶幩瑯O易漏水受潮；有的庫房電源線路老化，沒有遮光窗簾和應(yīng)有的設(shè)施，光照不能達(dá)標(biāo)；有的沒有配備專門的防磁柜，導(dǎo)致磁盤、移動硬盤等磁介質(zhì)檔案數(shù)據(jù)丟失；有的沒有安裝空調(diào)、滅火器、吸塵器、溫濕度計、防盜門窗和防火防盜報警裝置等必要設(shè)施，檔案庫房達(dá)不到“十防”要求（防水、防火、防盜、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防蟲、防塵、防鼠、防有害氣體）；有的滅火器沒有按期年檢，成了擺設(shè)，一旦發(fā)生火災(zāi)后果不堪設(shè)想。有的檔案庫房物品雜亂，沒有達(dá)到“嚴(yán)”“細(xì)”要求。

1.2 必要設(shè)備配置欠缺

檔案信息系統(tǒng)軟、硬件配置不到位。檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息安全兩個內(nèi)容。有的單位檔案管理計算機(jī)不能做到專機(jī)專用，又沒有必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，一旦感染病毒，除威脅檔案信息安全外，還會導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)被破壞和丟失，造成無法估量的損失。有的單位沒有配備電子檔案數(shù)據(jù)備份設(shè)備；有的檔案數(shù)據(jù)備份長期使用U盤，U盤是一種容易損壞的存儲設(shè)備，不宜為檔案數(shù)據(jù)長期備份；有的配備有符合技術(shù)要求的存儲設(shè)備，但不是備份專用，時常用來拷貝很多無關(guān)的數(shù)據(jù)。部分單位沒有配備防磁柜，把磁性介質(zhì)的存儲設(shè)備隨便放置在檔案柜中。相當(dāng)一部分基層檔案室還沒有檔案數(shù)字化設(shè)備，檔案數(shù)字化還無法實現(xiàn)。

1.3 專業(yè)的檔案管理人員不穩(wěn)定

近年來，各基層檔案室專兼職檔案人員變動較多，相當(dāng)一部分新上崗的檔案員業(yè)務(wù)不熟，安全意識不強(qiáng)，監(jiān)管措施不力，交接手續(xù)流于形式；檔案室可以隨便出入，檔案查閱利用不在指定地點；有的檔案借閱時不登記，借出庫房后又不及時收回，甚至造成檔案遺失；有的保管安全意識較弱，對于還回的檔案不認(rèn)真檢查就做入庫；有的檔案已經(jīng)破損，但未能及時修復(fù)；有的在使用檔案軟件時疏于管理，密碼或密鑰過于簡單，甚至長年不換；有的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫文件既無備份，也無過硬的保護(hù)措施，重要文件異質(zhì)異地備份管理制度沒有得到落實；有的電子檔案管理措施不健全，電子檔案信息在形成過程中缺乏安全監(jiān)控手段，電子檔案在傳輸過程中造成信息泄露且找不到任何痕跡。

2 主要原因分析

2.1 對檔案的安全性認(rèn)識不足

首先是檔案安全問題根本沒有列入單位工作議事日程。有的單位，檔案員多次請求調(diào)整檔案庫房、更新設(shè)備，但遲遲得不到落實。據(jù)了解，這些單位并非無房可調(diào)，也并非無錢買設(shè)備，主要是檔案工作在基層單位不是重要部門，把其他部門用過的設(shè)備淘汰給檔案室。其次是檔案人員認(rèn)識不深刻。檔案人員變動較大、兼職較多，檔案工作常常作為輔助行業(yè)，個別檔案員存在“臨時”思想，不認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，對檔案安全管理的要求了解的不全面、工作動力不足。

2.2 未能認(rèn)真落實檔案管理制度

有些長期的檔案管理人員談到基層檔案管理制度，其中談到基層檔案室存在制度不落實或者落實不到位的問題，同行們都有同感。在檔案安全問題上，很多單位都或多或少存在制度落實不到位的問題。如有的單位就沒有檔案安全定期檢查、電子文件定期異地備份、檔案利用登記、借閱催還等制度，或者制度只在應(yīng)付檢查時拿出來看看，沒有真正起到作用。有的單位制度是健全的，也是可行的，操作性也比較強(qiáng)，但是檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，也不能完全落實。

3 在基層檔案工作實踐經(jīng)驗與建議

3.1 充分認(rèn)識檔案安全的重要意義

檔案工作是國家不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。要站在推動經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平高度，充分認(rèn)識保障檔案安全的重要意義。要把檔案安全工作列入領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的議事日程，認(rèn)真查找檔案安全方面存在的具體問題，分輕重緩急列出解決問題的時間表和路線圖，以科學(xué)、負(fù)責(zé)的精神把檔案安全工作抓實抓好。

3.2 落實好檔案管理制度并納入績效考核

健全完善檔案安全風(fēng)險評估機(jī)制、專兼職檔案員檔案安全崗位責(zé)任制、檔案庫房環(huán)境衛(wèi)生等制度，特別是要完善檔案損壞、丟失處罰細(xì)則，完善檔案安全責(zé)任追究制，把制度建設(shè)貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個安全環(huán)節(jié)。把檔案安全管理制度落實情況納入單位綜合檢查重要內(nèi)容當(dāng)中，督促各單位加強(qiáng)檔案室安全工作的日常巡查、建立相關(guān)記錄，積極開展放置防蟲防鼠藥物，定期檢查消防器材、溫濕度控制設(shè)備和供水、供電線路的安全狀況等工作，堅持安全隱患排查，真正做到防患于未然。可以適時組織基層檔案管理人員應(yīng)急演練，模擬出現(xiàn)火災(zāi)、地震等災(zāi)害情況下，檔案管理人員如何應(yīng)急處置，演練以上級檔案館為主，抽調(diào)各基層檔案員參加，切實提升大家的安全意識和應(yīng)急處置能力。

把檔案安全管理納入基層單位績效考核之中，每年對各單位檔案安全情況進(jìn)行抽查，形成人人維護(hù)檔案安全的良好氛圍。各單位應(yīng)相對穩(wěn)定專、兼職檔案人員（最少2 至3 年不變），強(qiáng)化檔案專業(yè)培訓(xùn)，每年定期選派檔案人員參加上級有關(guān)檔案系統(tǒng)知識培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)能力，特別是保障檔案實體安全和信息安全的能力，提高檔案業(yè)務(wù)水平就有了人力資源基礎(chǔ)，才能真正管好檔案。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的應(yīng)用

提高檔案數(shù)字化應(yīng)用水平，保障利用過程中檔案實體安全。充分利用有關(guān)上級部門建立的檔案管理平臺，及時把日常收集的文件進(jìn)行全文掃描，把檔案庫房中的檔案能夠進(jìn)行數(shù)字化的全部數(shù)字化。檔案的數(shù)字化工作是十分單調(diào)、枯燥的，需要基層檔案員發(fā)揚(yáng)釘釘子的精神，一份一份的掃描、拍照，把紙質(zhì)的檔案變成相對不可改變的數(shù)字形式（如PDF 文檔等），上傳到有關(guān)數(shù)據(jù)庫中，既能提高檔案的查找、利用效率，更能減少對檔案原件的查閱次數(shù)，為檔案安全提供技術(shù)保障。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段，基層檔案管理工作關(guān)系著基層單位的切身利益和可持續(xù)發(fā)展，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，不斷創(chuàng)新管理理念和管理模式，借助形式多樣的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對檔案管理工作予以不斷創(chuàng)新和改進(jìn)。針對當(dāng)前科技檔案管理工作中存在的問題，檔案管理部門充分認(rèn)識檔案安全的重要意義，完善制度，改善管理手段，提高工作能力，保證在新形勢下科技檔案管理工作的順利開展。