淺談機(jī)關(guān)文書檔案管理的信息化建設(shè)

文/陳實(shí)

機(jī)關(guān)文書檔案是機(jī)關(guān)人事、政策法規(guī)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)的真實(shí)記錄，是機(jī)關(guān)治理的工具，是協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各項(xiàng)事務(wù)和各方面利益的憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查證、績(jī)效考核、單位和職工維權(quán)的依據(jù)，是國(guó)家檔案資源體系建設(shè)的主體內(nèi)容之一。

新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作處在新的重要節(jié)點(diǎn)，隨著管理工作中新理念、新技術(shù)的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將進(jìn)一步發(fā)生變化。因此，在實(shí)際工作中，要嚴(yán)格實(shí)行公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為當(dāng)前服務(wù)、替未來(lái)著想”的檔案意識(shí)，尤其是要推動(dòng)文書檔案工作的電子化進(jìn)程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

文書檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

單位重視程度不夠。當(dāng)前的文書檔案管理工作因?yàn)椴荒芙o事業(yè)單位帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)效益，就導(dǎo)致了很多事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。

一方面是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作沒(méi)有足夠的關(guān)注，認(rèn)為文書檔案的管理工作只要保存和分類文件資料就可以了，也沒(méi)有制定本單位正規(guī)的管理及改進(jìn)計(jì)劃。另一方面是單位的員工不夠重視，個(gè)別檔案管理員認(rèn)為文書檔案管理工作沒(méi)有什么技術(shù)含量，而且工作枯燥乏味，沒(méi)有什么樂(lè)趣，導(dǎo)致了文書檔案的工作效率緩慢和工作質(zhì)量偏低。

檔案管理人員水平參差不齊。檔案綜合管理人員對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案的管理，絕不是僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的，這就對(duì)文書檔案管理人員的技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。

但在實(shí)際工作中，從目前人員現(xiàn)狀來(lái)看，一是許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書檔案管理人員大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒(méi)有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。二是檔案管理人員配備比例不夠，有的甚至沒(méi)有明確的文書檔案管理人員，或者有的人身兼數(shù)職，這就會(huì)導(dǎo)致兼職人員的主要精力不在檔案管理上，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

文書檔案形成不規(guī)范。在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；不經(jīng)過(guò)復(fù)印就直接用原件歸檔，導(dǎo)致字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；文件偶爾用鉛筆撰寫或標(biāo)注；紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)；文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)等問(wèn)題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。還有文件歸檔不及時(shí)、棄檔問(wèn)題也相對(duì)嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合沒(méi)有順序也是一大問(wèn)題。

文書檔案歸檔技術(shù)陳舊。隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，辦公設(shè)備在不斷更新提高，辦公的自動(dòng)化水平也在不斷提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在一定程度上提高了文件檔案管理人員的工作效率。但是手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且有一套完善的制度和方法，加之很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件沒(méi)有電子版的備份，存在計(jì)算機(jī)中的文件資料沒(méi)有打印出來(lái)就進(jìn)行整理和保存，就導(dǎo)致了檔案的保存不完整、不規(guī)范、不統(tǒng)一，給后面檔案工作的調(diào)用、查找?guī)?lái)了不便。

文書檔案工作的改進(jìn)措施

構(gòu)建檔案管理信息化，這讓文書檔案的管理將面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，文書檔案工作也將從傳統(tǒng)時(shí)代逐步過(guò)渡到一個(gè)信息時(shí)代。推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，勢(shì)在必行。所以，要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

提高文書檔案管理意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作不夠重視，絕大部分是因?yàn)槿狈n案管理意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到其重要性，對(duì)文書管理工作缺乏關(guān)注，而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)。因此，要采取積極有效的措施，通過(guò)各種宣傳方式大力宣傳文書檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念。文書檔案工作人員要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，從而給予更多的經(jīng)費(fèi)投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

積極引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)性人才，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員不但要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、踏實(shí)認(rèn)真的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，還要有豐富的專業(yè)理論知識(shí)，尤其是要有現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法。所以，要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。

在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定文書檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與單位要求相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專門文書檔案管理人員的單位來(lái)講，要通過(guò)定期培訓(xùn)和考核制度來(lái)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。同時(shí)，還應(yīng)要求本單位文書檔案管理工作者要嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，對(duì)文件資料要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化流程處理。只有這樣，才能做好新時(shí)期的文件檔案管理工作。

規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保檔案的美觀性和完整性。在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要對(duì)文件資料的美觀性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照國(guó)標(biāo)，規(guī)范文件資料檔案的收集和整理。同時(shí)，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，做到具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度卷，提高檔案利用的效率和效果。

在歸檔工作中，既要注意掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)守全卷宗的關(guān)口，不該歸檔的文件不能混入；又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，特別是在立卷中，要把同類并具有聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。

促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率。紙質(zhì)檔案的分類和整理工作繁瑣、強(qiáng)度大，如果利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。

檔案管理數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也要積極促進(jìn)文書檔案信息化的建設(shè)，將文書檔案通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化操作融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。曾經(jīng)查閱檔案必須到檔案室，而檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)完成后，就可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽和訪問(wèn)，將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用的服務(wù)質(zhì)量。

如今，新的文書檔案數(shù)量快速增多，檔案信息化管理迫在眉睫，所以應(yīng)該抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作；在人員管理上，要積極提高檔案管理人員的檔案信息化素質(zhì)和檔案管理工作者的知識(shí)水平，文書檔案管理人員要結(jié)合本職崗位，邊學(xué)習(xí)邊操作，努力使自己成為綜合型文書檔案管理人才。

文書檔案管理是衡量單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響檔案的真實(shí)性與完整性。所以還要積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高工作的技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)文件檔案資料的自動(dòng)管理，提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。