知識經濟下高校綜合檔案管理問題淺析

江西旅游商貿職業學院 米 丹

知識經濟時代科學知識就是生產力，數據就是新時代的石油，隨著社會經濟的日益繁榮以及信息化進程的推進，各個領域都積累了大量檔案和數據資源，這些資源雖然是一筆財富，但需要通過挖掘、分析和處理才能發揮其應有的價值。在知識化、信息化大背景下，知識就是財富，而高校是中國科研的重要渠道，是知識研究、儲備、傳播的重要機構，高校的檔案管理是科研管理重要保障。因此，研究高校綜合檔案管理具有長期價值和意義。

一、傳統的綜合檔案管理模式的缺陷分析

傳統綜合檔案管理模式最主要的還是存檔管理，保證高校如教育、科研等重要事項的文件資料有檔案備份。在傳統管理模式中，對檔案的管理最注重的是保密而不是利用，這使得綜合檔案管理存在諸多問題。尤其是在高校綜合檔案價值不斷增加的背景下，傳統綜合檔案管理的問題也不斷暴露，其問題主要有：

（一）檔案利用效率低下，資源共享存在困難

由于檔案屬于高校機密或者秘密，如科研檔案資料一般也只有一份紙質存檔，這些檔案很多都無法對外借閱，即使查看也只能在檔案室內。而一項科研成果的內涵可能涉及大量的計算公式、程序等，這些內容并不能夠在檔案室就全部了解，借閱的研究者可能需要長期反復來往檔案室和辦公場所，這不僅給檔案的利用帶來了困難，也使得檔案遺失的風險增加。

（二）檔案查閱的手續繁瑣

由于檔案對于一個學校而言比較敏感，高校工作人員要想查閱檔案內容也需要經過繁瑣的申請授信，需要所在單位或者部門開身份證明，每次查閱都要有專人陪同監督，并且需要進行多次登記，使得檔案查閱管理流程十分復雜，浪費了科研人員和檔案管理人員的大量時間。

（三）檔案的分類系統不明確，造成檔案的歸檔重復、混亂

檔案館存放的檔案大多僅進行了初步分類，很多檔案雖然會按照時間和類型進行歸檔，但檔案分類有一定的人為性。在第一次歸檔之后，年終檔案整理中還會進行一次歸檔。由于檔案存放系統的差異性使得兩次歸檔可能將同一檔案分開存放或者重復歸檔，導致查閱者查閱得到的信息混亂且有缺陷。

二、知識經濟背景下綜合檔案管理的基本要求

綜合檔案中囊括包括教學、管理、科研等各種資料，其中的科研檔案更是受到嚴格保護，具有一定保密要求。因此如何解決檔案保密性與可利用性的平衡問題，如何通過網絡平臺增加綜合檔案的開放性和利用效率是檔案管理的一個難題。高校綜合檔案管理中務必遵守以下幾點要求，如此才能保證檔案管理不會出現太大的問題。

（一）檔案的完整性要求

完整性是檔案管理的基本要求，完整的檔案才能還原存檔內容與現實的真實關聯，才具有檔案的價值，才不會給檔案查閱人員帶來太大困難。因此，在檔案存放過程中應盡可能將檔案數量和成分的完整，保證集中存放的檔案不會因為多次歸檔而遺失，盡可能通過保證檔案的完整性來提高檔案的內在價值。

（二）檔案的安全性要求

綜合檔案作為高校教育、管理、科研等活動的歷史記錄，很多檔案往往只有一份，且檔案的價值往往隨著檔案存放的時間而不斷增加，如30年后某歷史名人來自該高校，而高校卻遺失了該名人的檔案，則很可能造成很大的損失。因此檔案管理首先要保證檔案的安全性，保證檔案材料不會因為人為因素或非人為因素遺失，在保存過程中還要盡可能保證檔案中的秘密不會被其他無關人士接觸，保護檔案在有限范圍內查閱，保證檔案的安全性就十分重要。

（三）檔案的科學性要求

隨著信息化技術在檔案管理中的應用，檔案管理對于檔案工作的科學性要求也有所提高。檔案管理工作的科學性要求主要是兩個方面，一方面是檔案管理要在保證檔案完整性、安全性的前提下使用新技術；另一方面則是檔案管理工作要符合檔案管理的管理科學規律，在滿足檔案管理完整性、安全性的情況下，一定程度地提高檔案管理工作的靈活性，降低檔案資源開發的難度。

（四）檔案的規范性要求

檔案的規范性要求指的是存檔內容和管理模式的標準化，從而使各個檔案管理系統、文獻管理系統盡可能使用同樣的分類歸檔標準，規范化標準化的檔案更易于通過網絡查詢，更容易讓查閱者發現檔案之間的連續。另外，規范性還要求查詢流程規范，要求查閱者需要通過標準的流程化的方式獲得查閱許可后才能查閱相應的檔案。

（五）檔案的經濟性要求

高校在檔案管理往往并不會有太多的投入，因此檔案管理方案必須是具有經濟性的，如要求檔案館自身建立獨立的服務器，建立獨立的安防系統可能并不十分經濟。也因此，全國高校檔案管理系統的升級總是慢于圖書館等其他高校機構。由于檔案館和圖書館具有類似的性質，在系統升級時高校可以從經濟性出發，讓高校圖書館和檔案館在校園網范圍內共用同一套檔案管理系統，從而降低檔案管理系統信息化的成本。

（六）檔案的現代化要求

信息化已經成為現代檔案管理的重要工具，雖然很多檔案依然保留了紙質檔案，但以信息化手段對檔案進行數字化備份是大勢所趨，檔案館開業結合計算機技術等多種技術對檔案進行數字化備份，在使用較高安全性加密算法的情況下保留檔案，從而提高檔案的現代化管理水平。

三、知識經濟背景下高校綜合檔案管理的具體策略

（一）綜合檔案信息化

綜合檔案信息化指的是通過掃描儀等工具將各種紙質檔案進行數字化電子化，該項告知主要針對高校存檔超過10年以上的綜合檔案。這些檔案在最初存儲時多以紙質檔案的形式進行，使得他們具有一定的損毀風險，而將他們進行數字化電子化之后，不僅方便檔案資源的網絡化查詢，也有助于后續的檔案資源開發和利用。同時，對于現在高校留下的其他綜合檔案也應采取類似的方式進行數字化備份。

（二）綜合檔案管理電子分類化

要想提高檔案的綜合利用率首先應對檔案進行合理分類，除了按內容性質分類外，還應按照保密等級進行分類，如部分過了保密年限的21世紀以前的檔案可以有選擇地向社會和科研人員公開。因此，檔案館還應配套建設綜合檔案數字化數據庫系統，通過數據庫對各類檔案信息進行統一歸類，再對不同用戶的查詢權限進行分類，從而達到提高檔案利用率和安全性的雙重保障。對于部分將要超過保密年限的檔案，可以提前一周公布檔案的名字，從而讓對檔案有挖掘的興趣的人員可以持續關注各種檔案的內容。在檔案管理電子化的過程中，務必強調檔案管理系統的安全性，提高系統的防火墻等級，在必要時（如遭受黑客攻擊時）可以將檔案管理系統與外部的網絡連接關閉，并對檔案管理系統的安全性進行全面排查。

（三）綜合檔案管理網絡共享化

綜合檔案管理的網絡化共享應由檔案館的工作人員負責，檔案管理人員有責任和義務提高可公開檔案的價值。可以要求檔案館工作人員查閱已解密檔案后，由他們專門根據檔案內容撰寫相關文章，通過網絡將這些文章分享給其他學者。檔案館也可以邀請學者針對某些已解密的檔案內容進行更專業的解讀，一方面提高檔案資料的利用率，另一方面吸引其他學者不定期方案檔案館的信息，為檔案資源的發掘提供基礎。另外，檔案管理的網絡化工作還要求檔案管理方提供檔案咨詢服務，其他高校的學者可以向高校檔案管理者郵件或電話咨詢是否有與其研究方向相關的檔案內容，從而為他們進一步來訪檔案館提供便利。綜合檔案管理網絡化共享還應促進不同高校檔案館之間的交流，一方面交流檔案管理的工作方案和經驗，另一方面則是促使各個高校檔案目錄的公開和共享，從而提高檔案查閱的便利性和效率。

（四）強化綜合檔案管理的服務意識

檔案管理最應該強化的是服務意識，在檔案管理過程中如果檔案管理者服務不到位，很可能導致檔案查詢者不再對檔案資源進行查詢，在檔案研究者本就較少的現今，這無疑會降低檔案工作的重要性，對檔案管理的可持續性造成影響。因此提升檔案管理的服務意識十分重要，其可以采取的措施有以下幾點：1.建立檔案查詢規范化標準并公開，檔案管理的工作人員務必按照規范要求進行檔案管理工作，在規范要求內的管理行為都為工作要求。2.建立檔案管理工作具備機制。檔案管理整體上是比較清閑的工作，因此對于服務不到位的情況應允許相關人員進行舉報，舉報后一經核實需進行一定的處罰。3.建立高效科研服務系統，對于部分科研人員而言，時間和效率是重中之重。對于部分密級不高的檔案，科研允許他們先查閱部分內容后補交相關證明和申請，從而提高檔案資源利用的效率。

四、結束語

總之，知識經濟背景下，綜合檔案管理應以數字化、網絡化、服務化為主要方向，在保證檔案完整性、安全性的前提下開展檔案管理工作。應盡可能與其他高校檔案管理者們進行溝通交流，探討檔案的高效利用方案。因此，加強知識經濟背景下檔案管理的研究有助于提高綜合檔案管理的效率，有助于提高檔案管理系統的現代化發展，有助于構建以服務為核心的檔案管理規范，從而為中國的科研創新提供新的動力。