新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

康國紅

【摘?要】檔案管理作為事業單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關重要。事業單位的順利發展和高效管理離不開檔案管理的應用研究，其發揮著維持單位平穩運行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續查閱等，使其在事業單位的建設和發展中發揮關鍵性的指導作用。面對社會發展變化所帶來的機遇和挑戰，事業單位要實現檔案管理的創新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優化管理措施，最終實現事業單位在新形勢下創新的發展，通過科學合理的優化策略解決問題。

【關鍵詞】新形勢;事業單位;檔案管理;優化方法

【中圖分類號】G275?【文獻標志碼】A

引言

信息化對事業單位文書檔案管理工作是機遇更是挑戰，特別是對于事業單位醫院來說，各種病歷、行政、業務、人事等檔案五花八門，相對而言，醫院的文書檔案管理尤其煩瑣雜亂，文書的檔案管理是對過去經驗的總結和對今后工作的啟示。因此，各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結合的方式方法及理論邏輯，構建在信息化時代中檔案管理與服務的系統框架，以充分利用新技術來推動檔案管理的發展。只有如此，才能更加準確、高效地開展工作，促進事業單位文書檔案管理的發展。

1、事業單位檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理設備和方法不滿足現代化的需求

為了促進檔案管理工作的進步和創新，要正確認識到目前檔案管理基礎工作上存在的阻礙因素，這些因素都在一定程度上制約檔案管理的工作效率。隨著科學技術水平的不斷提升和進步，檔案管理的設備和數據化管理模式要實現創新的舉措，面對社會發展所帶來的更多要求，檔案管理工作也承擔了更多的職責和壓力，必須要通過完善自身來實現多樣化的發展趨勢。但是由于檔案管理在很長一段時間都沒有受到該有的重視，這也導致傳統的管理模式阻礙了檔案管理工作的創新和進步，一定程度上也影響事業單位在檔案管理制度上的完善和發展，脫離了實際的情況，導致工作效率無法提升。事業單位在檔案管理創新和數據化發展上不夠重視，沒有真正的落實到實際管理當中，這也給檔案管理基本條件造成不良影響。

1.2對檔案管理信息化建設重要性認識不夠深刻

在事業單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調”的工作，看似微不足道，實則非常重要，但也很難有明顯的成績。上述這些特征致使事業單位一些管理者缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認識到檔案管理工作的隱藏價值，只是簡單地將檔案管理工作視為一種簡單的事務性工作，難以為事業單位帶來直接的經營效益。而檔案管理信息化建設本身卻需要投入大量的人力物力財力資源，這對檔案管理信息化建設發展帶來了非常嚴重的阻礙影響。

1.3事業單位檔案管理信息化建設工作人員配備缺乏連續性

在以往的檔案管理過程中，事業單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術的不斷進步，事業單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數據技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業化信息人才的配備，很多事業單位檔案管理人員信息化素養停滯不前，這對于事業單位檔案管理信息化建設作用價值發揮帶來了嚴重的限制影響。

1.4檔案管理方式無法充分的協調

集中開發和信息處理能力在事業單位的檔案管理中非常重要，目前雖然在事業單位中強調了檔案管理的規范化措施，但是也存在一些無法實現的問題。在新形勢下原本傳統的檔案管理方式已經不符合當今的需求，基礎的業務和管理方法在形式上也給檔案管理工作的開展帶來了困難，傳統的登記方式雖然也能發揮檔案管理的作用，但是卻不符合檔案管理更加規范化高效化的發展方向，由此造成檔案信息的利用無法充分實現，導致檔案不能發揮應有的作用。雖然一般的事業單位中檔案管理都由獨立的部門開展工作，但是有關部門的工作范圍和責任還不夠明顯，使得很多時候資料的交接及存續有一定困難，導致管理上的混亂和工作不明確等問題。同時，檔案管理缺少有關科學和完善制度的建立，也導致檔案工作的開展不能順利進行，缺少監督管理的制度，這也影響了檔案管理的質量和水平。

2、新形勢下事業單位檔案管理的優化措施

2.1加強對文書檔案管理工作人員的培訓

優秀的管理工作者是促進文書檔案管理運行的主體，是使檔案管理有序進行的有利保障，為了使文書檔案管理信息化，各單位應組織人員培訓，培養一批專一的文書檔案管理人員。與此同時，各單位應注意對文書檔案管理工作者進行綜合素質、業務能力的培養，可以采取專業培訓、學歷教育、進修學習等方式，來提升文書檔案管理人員的相關能力，使其能夠做好自己的本職工作。此外，各單位要注意對工作人員進行法律法規的教育，提高自身的思想道德品質，努力提高工作人員的責任意識，避免有人濫用職權造成信息的泄露，帶來不良的后果。

2.2健全文書檔案管理信息化技術手段

文書檔案管理信息化的提高，必須要有一個完善的信息化技術手段，基于此，事業單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數據庫，使事業單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數據庫的完全控制和管理[4]。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質文書檔案信息的準確錄入，并做好數據的保密性。此外，事業單位必須加強網絡防護，做好內外網的監控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數據進行權限設置，進一步提升文書檔案數據的安全性。

2.3完善檔案信息化建設配套設施

在事業單位的檔案管理信息化建設進程中，需要提升管理信息系統的穩定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數據真實規范。首先，重視管理信息系統的專業性。事業單位在甄選管理信息系統合作商的時候，要了解同行業內比較成熟的事業單位所采用的信息管理系統的穩定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩定、功效齊全的軟件供應商。由于事業單位的檔案信息數據量較大，需要尤其注意存儲空間和運行速度等。其次，結合事業單位的實際運行情況，對于檔案信息系統進行不斷維護，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設有關工作人員的管理意識層次出發，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統角度出發，增強系統防火墻維護，保障事業單位內所有信息的安全有效。針對事業單位的檔案管理工作，提高信息化建設水平，完善事業單位的大數據信息庫，通過引進新的信息管理技術，爭取實現信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業單位的信息管理程度。

結束語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學習和進步，發現事業單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業單位長遠的發展提供重要的支持條件，也能夠提高事業單位的綜合實力。

參考文獻：

[1]冉龍江.新形勢下事業單位檔案管理的優化方法[J].教育理論研究（第三輯），2018：287.

[2]李維艷，關嫚.科研事業單位檔案信息化建設的對策[J].管理觀察，2019（16）：56-57.

[3]姜霽純.基于新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2019（04）：1-2.

[4]張丹青.新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策[J].江蘇科技信息，2018（05）：55-57.

（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣彭樓鎮政府）