采購信息系統對行政事業單位內控的思考與探索

(廣西財經學院 廣西 南寧 530000)

一、引言

目前我國的行政事業單位采購業務正處于萌芽期，各個流程的監管力度還是不夠，導致了現階段的市場還是相對混亂。很多供應商暗中會使用一些不可見的手段從一些公職人員的手中獲得特別優惠待遇的機會。這些行為不但會給社會帶來嚴重的影響，還擾亂了市場經濟公平的秩序。同時這樣政府的采購行為是不規范的，會造成國家財政資金流失。采購信息系統是建設廉潔政府的一個重要組成部分,其發展切實關系到整個國民經濟的健康發展,對行政事業單位的內部控制更起到監督作用。但目前的系統存在的問題不容忽視,只有不斷的改進才能保障行政事業單位內控更好的發展。

二、采購信息系統對行政事業單位內控的意義

隨著我國經濟發展越來越迅速，對行政事業單位內控方面的管控也變得越來越重要。為全面推進行政事業單位加強內部控制建設，中華人民共和國財政部國庫司根據《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》和《行政事業單位內部控制規范(試行)》的有關要求，于2017年1月25日頒布了《行政事業單位內部控制報告管理制度(試行)》。這充分貫徹了十八屆四中全會的有關精神，體現了加強行政事業單位的內部控制建設是刻不容緩的。我國正處于高速發展期，如果不規范行政事業單位的采購行為，會導致財政資金浪費情況的出現。與此同時，行政事業單位在采購過程中的財政資金、審計環節、相應供應商都應該受到全社會的正當監督，此種正當監督行為可以約束行政事業單位的采購行為，這樣也能一定程度上降低行政事業單位腐敗事件發生的概率。因此對采購信息系統是否符合規范方面進行探索是有實際和理論意義的。

三、行政事業單位的采購信息系統功能和特點

隨著“互聯網+”時代的來臨，傳統的采購模式逐漸被淡化。越來越多的行政事業單位采購信息系統對傳統采購流程進行優化，這樣給行政事業單位的采購帶來前所未有的影響。行政事業單位的采購信息系統是一種由購買方發起的網上采購業務，在這個系統中完成網上公告發出、網上招標等程序，顯而易見，傳統采購流程比較復雜，浪費了許多人力和財力。如果采購過程中遇到突發性問題，傳統采購業務很難控制這種局面。而這種創新方式對行政事業單位的供應鏈進行了優化，這樣可以降低單位的采購成本、提高經濟效益和減少購買周期。

四、行政事業單位內部控制的要素

大部分學者中采用COSO內部控制框架來闡述基本五要素，從1992年版到2013年版，不管在行政事業單位還是在企業內部都得到廣泛應用。但是隨著內部控制理論的發展和新時代的來臨，COSO內部控制框架被完善。唐大鵬(2017)提出我國單位內部控制可以采用單位層面和業務層面的要素二分法。隨著不斷細分，行政事業單位層面的內部控制要素可以分為4部分：制度建設、業務運行、評價監督和信息系統。

(一)制度建設。制度建設從單位整體層面對內部控制進行系統推進，將原有的五大內容優化整合為體制下的組織架構運行機制、崗位設定,將財務能力并入崗位設定后，解構業務制度，最后應用到信息系統中，這樣對行政事業單位的內控更加具有約束性。

(二)業務運行。業務運行是連接單位制度建設與實現控制目標的紐帶。行政事業單位按照業務的屬性建立其內部的控制子體系，再通過人員協調和數據整合成完整體系。這個對行政事業單位內部資金管控、人員管控起到重要的作用。

(三)評價監督。評價監督單位內部控制運行高效的根本保障。在評價與監督之前需要完善行政事業單位的內部控制評價和報告。如果因為信息失真而導致實用性降低，則對單位產生嚴重的影響。同時還要推行單位的內部審計制度，這是受國家審計的監督，具有很強的規范性。

(四)信息系統。信息系統是內部控制提質增效的核心。內部控制信息系統的本質在于形成一種“信息流”模式,將四大流在內的全部信息,以“數據”的方式傳送到信息系統中。這樣數據統計的方式也可為挖掘信息提供基礎，可以觀察到行政事業單位的內控是否有效。

五、行政事業單位的采購信息系統對內控的影響分析

(一)信息化水平不高造成內控漏洞。在這個信息化時代，行政事業單位對內部控制和財務管理水平隨之也提出了更高要求。但是目前部分行政事業單位仍存在處于內控盲區。在采購信息系統平臺中，重要部門之間缺乏數據共享機制，就可能導致收入確認不及時或者數據不準確滋生為灰色收入。同時，國內目前網絡渠道擁擠是一個普遍現象，就很容易導致服務器無法承載超負荷而崩潰，這就容易讓不法分子發現安全漏洞，會造成行政事業單位的內部控制產生漏洞，無法監督到位。

(二)外部用戶推廣不足造成監督受限。目前雖然幾乎各個省份政府都使用采購信息管理系統，但是在地市級某些行政事業單位還是人工采購方式。同時采購信息系統缺少宣傳，即使建有供應商庫和商品庫，但是參與網上競標的多為中小企業，有時無法滿足采購需求，使得網上競標效果不是很理想。由此采購人員不得不采取傳統的采購方式進行二次采購，因此行政事業單位的采購成本增加。這樣便利的情況下給予了供應商采用一些手段用較低的價格獲得貨物的競標權，導致行政事業單位的采購透明度變弱，系統利用率變低。許多內控人員只是走走過場，監督能力變弱，這樣行政事業單位的內控會變弱。

(三)人員缺乏專業素質造成內控風險增加。眾所周知，中國政府采購網是目前建設最完善的采購網站。可以看到的是欄目設置繁多，除首頁外共設政策法規、專欄、供應商等30多個分標題，可是大多內容華而不精，子標題下設置許多消息類的信息，這樣會使供應商看得繚亂，許多有小心眼的供應商想著還不如去賄賂公職人員，這種投機取巧的方式就造成預算控制缺乏監督，從而導致行政事業單位內部控制缺乏風險意識。

六、提升采購信息系統對行政事業單位內控的建議

(一)加強采購信息系統，保障信息安全。采購信息系統都包含業務處理、網絡評標和支付功能。他們需要通過網絡進行資金流的管理，用戶的賬戶信息很容易收到威脅。因此可以開發電子簽名，數字證書等網絡安全保護功能。用戶有兩個秘密鑰匙：一個私人密鑰，一個公開的公共密鑰。這樣可以間接的提升內部控制。

(二)增強單位人員的素質，提升系統的利用率。采購信息系統內部的使用需要單位人員審核，人員素質對行政事業的內部控制有著決定性的作用。各行政事業單位可以聘請專人對相關人員進行培訓，讓人員熟練掌握系統使用操作。同時，經常檢查采購信息系統的使用情況，了解人員在使用過程中遇到的問題與困難，系統存在什么不足之處，從而不斷完善系統的建設，提升行政事業單位內部人員對系統的利用率。